ChatGPT-Prompts fürs Büro: Vorlage zum Ausfüllen

Das Problem

Jede Woche stellen sich im Büro ähnliche Aufgaben: eine Standardmail, eine Zusammenfassung, ein Protokoll, eine Checkliste. Wenn Sie ChatGPT dafür jedes Mal neu erklären müssen, was Sie wollen, kostet das Zeit. Und je nach Tagesform fällt der Auftrag mal genau, mal ungenau aus.

Eine Vorlage löst das. Sie ist wie ein Formular: Es steht immer dasselbe darin, und Sie ergänzen nur die Angaben, die sich ändern. So werden die Ergebnisse gleichmässiger, und Kolleginnen können dieselbe Vorlage nutzen.

Auf dieser Seite finden Sie eine Grundvorlage und fünf fertige Beispiele. Sie sind bewusst einfach gehalten und funktionieren ohne Vorkenntnisse.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wiederkehrende Aufgaben aufschreiben. Notieren Sie, was Sie mindestens einmal pro Woche tun: Antwortmails, Protokolle, Zusammenfassungen, Terminplanung.

1. Eine Aufgabe auswählen. Beginnen Sie mit einer einzigen, die wenig Risiko birgt, zum Beispiel einer internen Mitteilung.

1. Grundvorlage kopieren. Verwenden Sie die Vorlage unten und speichern Sie sie in einem Dokument oder einer Notiz-App.

1. Platzhalter ausfüllen. Ersetzen Sie jeden Teil in eckigen Klammern. Lassen Sie Felder weg, die nicht passen.

1. Material ohne vertrauliche Daten einfügen. Entfernen Sie Namen, Adressen und interne Zahlen, bevor Sie Text einfügen. Anleitung: Wie ersetze ich Namen und Kundendaten vor dem Prompten?.

1. Ergebnis prüfen und anpassen. Prüfen Sie Fakten, Ton und Lücken. Was nicht passt, verbessern Sie im selben Gespräch.

1. Vorlage verbessern. Wenn Sie immer dasselbe nachbessern müssen, ergänzen Sie es in der Vorlage, zum Beispiel «Schweizer Rechtschreibung».

1. Im Team teilen. Vorlagen, die gut funktionieren, können Sie Kolleginnen weitergeben. Beachten Sie dabei Welche Angaben gehören zu einer gespeicherten Prompt-Vorlage?.

Vorlage zum Kopieren

Grundvorlage:

Du bist [Rolle, z. B. Assistentin der Geschäftsleitung] in [Betrieb/Branche, z. B. einem Treuhandbüro in der Schweiz].
Aufgabe: [Was soll entstehen, z. B. «Antwortmail»]
Material: [Stichworte oder eingefügter Text, ohne Namen und vertrauliche Daten]
Empfänger und Ton: [z. B. Kunde, freundlich-sachlich, Anrede «Sie»]
Format: [z. B. maximal 120 Wörter, mit Betreffzeile]
Grenzen: Keine erfundenen Angaben. Fehlen Informationen, stelle mir zuerst Rückfragen.
Schreibweise: Deutsch (Schweiz), ss statt ß.

Beispiel 1: Antwortmail

Du bist Sachbearbeiterin. Schreibe eine Antwortmail auf die Anfrage unten. Ton: freundlich, Anrede «Sie», maximal 100 Wörter. Nenne offene Punkte am Ende als Liste.
Anfrage: [Anfrage ohne Namen]
Unsere Antwort in Stichworten: [Stichworte]

Beispiel 2: Protokoll aus Notizen

Wandle meine Notizen in ein Protokoll um: Teilnehmende (nur Funktionen), Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Frist. Erfinde nichts. Unklares markierst du mit [?].
Notizen: [Notizen]

Beispiel 3: Zusammenfassung

Fasse den folgenden Text in höchstens fünf Stichpunkten zusammen und nenne danach zwei Fragen, die offen bleiben.
Text: [Text]

Beispiel 4: Checkliste

Erstelle eine Checkliste für [Aufgabe, z. B. «Eintritt einer neuen Mitarbeiterin»] mit höchstens zwölf Punkten, geordnet nach Zeitpunkt. Markiere Punkte, die rechtlich geprüft werden sollten.

Beispiel 5: Text verständlicher machen

Schreibe den folgenden Text so um, dass ihn eine Person ohne Fachkenntnisse versteht. Kurze Sätze, keine Fremdwörter, Inhalt unverändert.
Text: [Text]

Ersetzen Sie die Klammern jeweils durch Ihre Angaben und passen Sie Länge und Ton an Ihren Betrieb an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz zuerst. Fügen Sie kein Material mit Personendaten ein, ohne die Regeln Ihres Betriebs zu kennen. Siehe Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?.
• Erfindungen. Auch mit Vorlage kann ChatGPT Zahlen und Fakten erfinden. Fehlende Angaben sollen als Platzhalter markiert werden.
• Vorlagen pflegen. Nach einigen Monaten passen Texte und Abläufe nicht mehr. Überprüfen Sie Ihre Vorlagen regelmässig.
• Kein Ersatz für Fachprüfung. Bei Verträgen, Rechts- und Steuerfragen entscheidet eine Fachperson.
• Einheitlicher Ton. Wenn mehrere Personen dieselbe Vorlage nutzen, vereinbaren Sie, was geprüft wird, bevor etwas rausgeht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Sekretariat eines Gewerbebetriebs in Reinach (AG) beantwortet täglich etwa zehn gleichartige Anfragen. Zwei Mitarbeiterinnen formulieren unterschiedlich.

Vorher: Jede schreibt ihre Antworten von Hand, der Ton schwankt, und neue Kolleginnen fragen ständig nach Formulierungen.

Nachher: Das Team einigt sich auf eine Vorlage mit Rolle, Ton und Format. Die Entwürfe von ChatGPT sind ähnlich im Stil, werden aber jeweils von einer Person geprüft und mit Namen und Preisen ergänzt. Die Vorlage liegt im gemeinsamen Ordner und wird nach drei Monaten überarbeitet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Aufträge systematisch und wiederholbar gestalten möchten, ist der Kurs Prompt Engineering von absofort ein passender Schritt. Sie lernen, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen und Prompts zu überarbeiten. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Der Kurs ist online und mit Zertifikat angelegt und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Kann ich eine Vorlage in ChatGPT speichern?

Es gibt Möglichkeiten, feste Vorgaben zu hinterlegen. Eine Anleitung finden Sie unter Wie hinterlege ich feste Vorgaben in ChatGPT?. Eine Textdatei oder ein Dokument eignet sich zusätzlich als Sicherung.

Funktioniert dieselbe Vorlage auch in anderen KI-Werkzeugen?

Meist ja, mit kleinen Abweichungen im Ergebnis. Testen Sie die Vorlage und passen Sie sie bei Bedarf an.

Wie viele Vorlagen brauche ich?

Beginnen Sie mit drei bis fünf für Ihre häufigsten Aufgaben. Mehr bringt anfangs wenig und wird schnell unübersichtlich.

Was, wenn das Ergebnis trotz Vorlage nicht passt?

Fragen Sie im selben Gespräch nach, was ChatGPT anders machen soll. Hinweise dazu: Wie verbessere ich eine unpassende ChatGPT-Antwort?.