Welche Angaben gehören zu einer gespeicherten Prompt-Vorlage?

Das Problem

Sie finden in Ihrer Sammlung einen Prompt mit dem Namen «Mail 2». Der Text sieht brauchbar aus, aber Sie wissen nicht mehr: Wofür war er gedacht? Welche Angaben muss ich einsetzen? Hat er bei einem bestimmten Programm funktioniert? Ist das die aktuelle Fassung oder eine Vorstufe?

So geht es vielen, wenn Prompts nur als nackter Text gespeichert werden. Nach einigen Wochen weiss niemand mehr, unter welchen Umständen sie gut funktionierten, und im Team nutzt jeder sie anders. Das Ergebnis sind uneinheitliche Antworten und verlorene Zeit.

Die Lösung ist ein kurzer Steckbrief zu jeder Vorlage: ein paar Zeilen, die festhalten, wofür sie gedacht ist und wann sie funktioniert. Das kostet beim Speichern zwei Minuten und spart später viele.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bewährten Prompt auswählen: Beginnen Sie mit einem Prompt, den Sie schon mehrfach erfolgreich genutzt haben.
2. Aussagekräftigen Namen geben: Verwenden Sie ein Schema wie «Bereich – Aufgabe», zum Beispiel «Mail – Termin bestätigen». Vermeiden Sie Namen wie «Neu 2».
3. Zweck in einem Satz festhalten: Schreiben Sie, wofür die Vorlage dient und für wen. Zum Beispiel: «Erste Antwort auf Terminanfragen von Kundschaft, freundlich, höchstens fünf Sätze.»
4. Platzhalter kennzeichnen: Ersetzen Sie konkrete Angaben durch Platzhalter in eckigen Klammern und listen Sie sie auf. Siehe Wie erstelle ich Prompt-Vorlagen mit ausfüllbaren Feldern?.
5. Beispielergebnis ergänzen: Fügen Sie ein kurzes, erfundenes Beispiel eines guten Ergebnisses bei. Es zeigt, was zu erwarten ist.
6. Testbedingungen notieren: Halten Sie fest, mit welchem Programm und Konto und an welchem Datum der Prompt getestet wurde. So erkennen Sie später, wenn ein Update etwas verändert.
7. Grenzen und Hinweise vermerken: Notieren Sie, was die Vorlage nicht kann oder wo Vorsicht gilt, etwa «keine Personendaten eingeben» oder «Zahlen immer prüfen».
8. Status und Zuständigkeit festlegen: Vermerken Sie, ob die Vorlage «Entwurf», «geprüft» oder «veraltet» ist und wer sie pflegt.

Der Steckbrief im Überblick

Vorlage zum Kopieren

Steckbrief zur Prompt-Vorlage
Name: [Bereich – Aufgabe]
Zweck: [Wofür und für wen, ein Satz]
Eingaben (Platzhalter): [Platzhalter 1], [Platzhalter 2], [Platzhalter 3]
Prompt-Text:
[Text des Prompts mit Platzhaltern in eckigen Klammern]
Beispielergebnis (erfunden): [kurzes Beispiel]
Getestet mit: [Programm, Konto-Art], am [Datum], Ergebnis: [gut / mit Nacharbeit]
Grenzen und Hinweise: [z. B. keine Personendaten eingeben, Zahlen immer prüfen]
Version: [v1.0], Status: [Entwurf / geprüft / veraltet], Verantwortlich: [Name]
Geändert am: [Datum], Änderung: [Stichwort]

Kopieren Sie diesen Block für jede neue Vorlage. Ergänzen Sie ihn in Ihrer Ablage, ob Word, Excel oder Notizen.

Ein Steckbrief muss nicht schön sein. In Excel genügt eine Zeile pro Vorlage mit den Spalten aus der Übersicht, in Word ein kurzer Abschnitt unter der Überschrift, in einem Notizprogramm die ersten Zeilen der Notiz. Entscheidend ist, dass Sie ihn wirklich ausfüllen und aktuell halten. Beginnen Sie deshalb mit den fünf wichtigsten Feldern (Name, Zweck, Platzhalter, Prompt-Text, Datum) und ergänzen Sie weitere erst, wenn Sie den Nutzen spüren. Für Prompts, die mehrere Personen verwenden, lohnt sich zusätzlich die Angabe der verantwortlichen Person, damit Fragen und Änderungswünsche einen klaren Adressaten haben.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Im Steckbrief und im Beispielergebnis stehen nur erfundene Angaben. Keine echten Namen, Adressen oder Fälle.
• Nicht übertreiben: Ein Steckbrief soll kurz sein. Wenn das Ausfüllen länger dauert als der Prompt zu schreiben, lassen Sie seltene Felder weg.
• Aktualität: Aktualisieren Sie Datum und Status, wenn Sie den Prompt ändern. Siehe Wie behalte ich bei geänderten Prompt-Vorlagen den Überblick?.
• Gleiche Felder für alle: Im Team nutzen alle dieselben Felder, sonst bleibt die Sammlung uneinheitlich.
• Testhinweis nicht überbewerten: «Getestet am» heisst nicht, dass sie immer funktioniert. Nach Programm-Updates prüfen Sie erneut.
• Verantwortung: Auch bei gut dokumentierten Vorlagen bleibt die Prüfung der Ergebnisse Pflicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Sekretariat eines Treuhandbüros in Zug teilt zwölf Prompts. Vorher heissen sie «Mail alt», «Mail neu», «Mail neu2». Niemand weiss, welche aktuell ist, und eine Kollegin nutzt eine Vorlage für Mahnungen, die nur für interne Fälle gedacht war.

Nachher versieht die Büroleiterin jede Vorlage mit dem Steckbrief. Aus «Mail neu2» wird «Mail – Terminbestätigung, v1.2, geprüft». Der Hinweis «nur für Termine, nie Preise nennen» verhindert Fehlgebrauch. Bei einem Programm-Update prüft das Team die Vorlagen anhand des Testhinweises erneut.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie man Prompts so aufbaut, testet und für wiederkehrende Aufgaben als Prompt-Set dokumentiert, lernen Sie im Kurs Prompt Engineering von absofort. Beschrieben sind unter anderem Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen sowie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess. Der Kurs läuft online mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Muss ich alle Felder ausfüllen?

Nein. Pflicht sind Name, Zweck, Prompt-Text, Platzhalter und Datum. Alles andere ergänzen Sie, wenn es Ihnen nützt.

Soll ich auch misslungene Prompts speichern?

Nur, wenn Sie daraus etwas lernen möchten, dann klar als «veraltet» oder «misslungen» gekennzeichnet. Sonst verwirren sie.

Wo speichere ich den Steckbrief?

Direkt bei der Vorlage, in derselben Zeile, Notiz oder Seite. Getrennte Ablagen gehen verloren.