Wie baue ich eine eigene Prompt-Bibliothek auf?

Das Problem

Vor drei Wochen ist Ihnen ein Prompt gelungen, der genau die Mail lieferte, die Sie brauchten. Heute möchten Sie ihn wieder verwenden, aber er steckt in einem alten Chat unter hunderten anderen. Sie scrollen, suchen, geben auf und schreiben alles neu. Das Ergebnis ist schlechter als beim ersten Mal.

So geht es vielen. Gute Prompts sind das Ergebnis von Versuchen und Verbesserungen, also wertvolle Arbeit. Wenn sie verloren gehen, verschwindet auch das Wissen, das darin steckt. Besonders im Team ist das ärgerlich, weil jede Person ihr Rad neu erfindet.

Eine Prompt-Bibliothek löst das. Sie brauchen dazu kein Spezialprogramm. Ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine Notizen-App genügen, wenn Sie eine einfache Struktur wählen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ort wählen: Entscheiden Sie sich für ein Werkzeug, das Sie ohnehin täglich nutzen: Word, Excel, OneNote, Notizen-App. Siehe Prompt-Bibliothek in Word, Excel oder Notizen.
2. Kandidaten sammeln: Gehen Sie Ihre letzten Chats durch und markieren Sie fünf Prompts, die gut funktioniert haben oder die Sie häufig brauchen.
3. Jeden Prompt aufräumen: Ersetzen Sie konkrete Angaben (Namen, Zahlen) durch Platzhalter in eckigen Klammern. Siehe Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern.
4. Steckbrief ergänzen: Notieren Sie zu jedem Prompt: Name, Zweck, wann er passt, Platzhalter, Beispiel-Ergebnis, Datum und Version. Eine Vorlage steht unten.
5. Kategorien bilden: Ordnen Sie nach Aufgaben, nicht nach Datum: zum Beispiel E-Mails, Protokolle, Offerten, Zusammenfassungen, Übersetzungen.
6. Klare Namen vergeben: Der Name sagt, was der Prompt tut: «Mail – Termin verschieben (höflich)». So finden Sie ihn später wieder.
7. Test dokumentieren: Schreiben Sie auf, mit welchem Dienst und welchem Datum der Prompt gut funktioniert hat, und was zu prüfen ist.
8. Pflegen: Nehmen Sie sich einmal pro Monat zehn Minuten, um Prompts zu verbessern, Duplikate zu löschen und neue hinzuzufügen.

Vorlage zum Kopieren

Für jeden Eintrag können Sie diesen Steckbrief verwenden. In Excel wird jede Zeile ein Prompt, in Word jeder Abschnitt:

Name: [z. B. Mail – Termin verschieben]
Kategorie: [z. B. E-Mail]
Zweck: [Wofür ist der Prompt gedacht?]
Wann nutzen / wann nicht: [kurze Hinweise]
Prompt:
[Der vollständige Text mit Platzhaltern in eckigen Klammern]
Platzhalter: [Liste, z. B. Name, Datum, Grund, Ersatztermine]
Beispiel-Ergebnis: [kurzer Auszug oder Link zur Datei]
Version / Datum: [v1, 2026-10-10]
Getestet mit: [Dienst, Datum]
Zu prüfen im Ergebnis: [z. B. Datum, Namen, Ton]
Datenschutz: [z. B. keine Personendaten eingeben]

Passen Sie die Felder an Ihren Bedarf an. Wichtig sind vor allem Name, Prompt, Platzhalter und Datenschutzhinweis.

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Daten speichern: Speichern Sie nur Vorlagen mit Platzhaltern, keine echten Kundennamen, Adressen oder Beträge. Siehe Datenschutz in der Prompt-Bibliothek.
• Veraltete Prompts: Dienste und Modelle ändern sich. Ein Prompt, der letztes Jahr gut war, braucht vielleicht eine Anpassung.
• Zu viele Einträge: Wer alles sammelt, findet nichts. Löschen Sie, was Sie nicht nutzen.
• Urheberrecht bei fremden Prompts: Übernehmen Sie fremde Sammlungen nur, wenn Sie die Nutzung klären, siehe Urheberrecht bei Prompts.
• Zugriff: Legen Sie fest, wer die Bibliothek ändern darf, wenn mehrere Personen mitarbeiten, siehe Prompt-Bibliothek im Team teilen.
• Sicherung: Eine Bibliothek, die nur auf einem Gerät liegt, geht mit ihm verloren. Legen Sie sie an einem gesicherten Ort ab.

Ein Hinweis zur Motivation: Der grösste Fehler beim Aufbau ist der Anspruch, sofort alles perfekt zu machen. Beginnen Sie klein und bauen Sie die Bibliothek im Alltag aus. Immer wenn ein Prompt gut funktioniert hat, nehmen Sie sich zwei Minuten und legen ihn mit Steckbrief ab. Nach einem Vierteljahr haben Sie eine Sammlung, die genau auf Ihre Arbeit zugeschnitten ist.

Hilfreich ist auch eine feste Regel für den Eingang: Neue Prompts landen zuerst in einem Bereich «Entwürfe», und erst wenn sie sich zweimal bewährt haben, wandern sie in die eigentliche Bibliothek. So bleibt diese übersichtlich, und Sie sammeln nur, was wirklich trägt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin einer Anwaltskanzlei in Basel schreibt täglich ähnliche Mails und Notizen. Ihre besten Prompts liegen verstreut in alten Chats.

Vorher: Sie sucht jeweils zehn Minuten nach früheren Anweisungen und formuliert sie schliesslich neu. Das Ergebnis schwankt.

Nachher: Sie legt eine Excel-Tabelle mit sieben Einträgen an. Jeder Prompt hat einen klaren Namen, Platzhalter und einen Vermerk «keine Mandatsdaten eingeben». Einmal im Monat verbessert sie ein bis zwei Prompts. Eine Kollegin übernimmt die Tabelle und ergänzt eigene Vorlagen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Prompts systematisch entwickeln und für wiederkehrende Arbeiten bündeln möchte, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine Grundlage. Laut Beschreibung gehört dazu die Erarbeitung eines getesteten Prompt-Sets für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, in einem Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Wie viele Prompts brauche ich?

Beginnen Sie mit fünf bis zehn. Wichtig ist, dass Sie sie auch wirklich nutzen. Ausbauen können Sie jederzeit.

Kann ich die Bibliothek mit dem Team teilen?

Ja, mit Regeln für Pflege und Datenschutz. Siehe Prompt-Bibliothek im Team teilen.

Soll ich die Prompts auf Deutsch oder Englisch ablegen?

In der Sprache, in der Sie arbeiten. Für Texte in Deutsch funktionieren deutsche Prompts gut. Siehe Prompts auf Deutsch oder Englisch.

Gibt es Programme dafür?

Ja, es gibt Apps für Prompt-Sammlungen. Für den Anfang genügt ein Werkzeug, das Sie schon nutzen. Prüfen Sie bei Zusatzprogrammen Datenschutz und Kosten.