Wie halten wir Kundendaten aus unserer Prompt-Sammlung heraus?

Das Problem

Ihr Team sammelt bewährte KI-Aufträge in einem gemeinsamen Dokument oder Ordner. Das ist praktisch: Alle nutzen dieselben Vorlagen, und niemand beginnt bei null. Doch beim Durchsehen fällt Ihnen auf, dass manche Einträge echte Angaben enthalten: einen Kundennamen aus einer Beispielmail, eine Vertragsnummer, einen Preis, der nicht nach aussen gehört.

Das passiert fast von allein. Wer eine Vorlage entwickelt, testet sie mit einem echten Fall und kopiert den gelungenen Auftrag samt Beispiel in die Sammlung. Wenn viele Personen Zugriff haben, sind damit vertrauliche Angaben breit sichtbar, und sie können leicht in falsche Hände oder in ein ungeeignetes KI-Programm gelangen.

Mit einer einfachen Checkliste und klaren Regeln verhindern Sie das, ohne die Sammlung unbequem zu machen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regel festlegen: Schreiben Sie einen Satz, der für alle gilt: «In die Prompt-Sammlung kommen nur Vorlagen mit Platzhaltern und erfundenen Beispielen.» Hängen Sie ihn sichtbar an den Anfang der Sammlung.
2. Bestehende Sammlung durchsehen: Gehen Sie jede Vorlage durch und suchen Sie nach Namen, Adressen, Telefonnummern, Vertrags-, Kunden- und Rechnungsnummern, Beträgen, Gesundheits- oder Personalangaben. Die Suchfunktion Ihres Programms hilft bei Stichwörtern wie «Frau», «Herr», «AG», «CHF».
3. Echte Angaben ersetzen: Ersetzen Sie sie durch Platzhalter wie [Kundin], [Betrag], [Datum] oder durch eindeutig erfundene Beispiele, etwa «Muster AG».
4. Beispiele neu schreiben: Wenn ein Beispiel aus einem echten Fall stammt, schreiben Sie es so um, dass der Fall nicht mehr erkennbar ist. Eine blosse Namensänderung genügt oft nicht, siehe Prompt-Daten anonymisieren.
5. Prüfen vor Aufnahme: Eine zweite Person liest jede neue Vorlage gegen und bestätigt, dass nichts Vertrauliches darin steht. Nutzen Sie die Checkliste unten.
6. Zugriffsrechte setzen: Legen Sie fest, wer lesen und wer ändern darf. Nicht jeder muss Vorlagen bearbeiten können. Siehe Prompt-Vorlagen freigeben.
7. Ablageort wählen: Speichern Sie die Sammlung in einem Bereich, der zu Ihren Datenschutzregeln passt, nicht auf privaten Geräten oder in privaten Konten.
8. Regelmässig aufräumen: Prüfen Sie die Sammlung mindestens zweimal im Jahr und entfernen Sie veraltete oder heikle Einträge, siehe Prompt-Sammlung aufräumen.

Checkliste vor der Aufnahme einer Vorlage

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie eine Vorlage auf verbliebene echte Angaben prüfen. Fügen Sie dafür nur die Vorlage selbst ein, keine Originalunterlagen.

Prüfe die folgende Prompt-Vorlage für eine gemeinsame Sammlung. Sie darf keine echten Personen-, Kunden- oder Firmendaten enthalten.
Suche nach: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Aktennummern, Beträgen, Daten, die auf einen konkreten Fall hindeuten, und Angaben zu Gesundheit oder Personal.
Gib eine Tabelle aus: Fundstelle (Zitat), Art der Angabe, Vorschlag (Platzhalter oder erfundenes Beispiel).
Wenn du nichts findest, schreibe «nichts Auffälliges gefunden» und nenne, was du nicht beurteilen kannst.
Verändere den Text nicht selbst.
[Vorlage einfügen]

Prüfen Sie die Funde selbst nach, denn auch diese Kontrolle kann etwas übersehen. Die endgültige Entscheidung trifft die verantwortliche Person.

Worauf Sie achten müssen

• Auch Beispiele können verraten: Eine seltene Berufsbezeichnung, ein Ort und ein Datum genügen manchmal, um eine Person zu erkennen.
• KI-Prüfung ist nur eine Hilfe: Verlassen Sie sich nicht allein darauf. Eine menschliche Kontrolle bleibt nötig.
• Kopien und Verläufe: Frühere Fassungen und Kommentare in Dokumenten können alte Daten enthalten. Prüfen Sie auch den Versionsverlauf und bereinigen Sie ihn bei Bedarf.
• Regeln für Ihren Betrieb: Welche Daten in welche Programme dürfen, legt Ihr Betrieb fest. Bei Unsicherheit fragen Sie die zuständige Person oder eine Fachstelle für Datenschutz.
• Unabsichtliche Weitergabe: Wenn Vorlagen in Chatprogramme eingefügt werden, gelten die Datenschutzbedingungen dieser Programme. Echte Daten gehören auch dort nicht hinein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Sekretariat einer Immobilienverwaltung in Aarau hat über ein Jahr 40 Vorlagen für Mieterbriefe gesammelt. Vorher stehen in mehreren Einträgen echte Beispielmails mit Namen von Mieterinnen und Wohnungsnummern.

Nachher geht die Teamleiterin die Sammlung an einem Nachmittag durch, ersetzt die Angaben durch Platzhalter und legt die Checkliste als Pflichtschritt vor jeder neuen Aufnahme fest. Ein zweites Teammitglied liest neue Vorlagen gegen. Die Sammlung ist nur für das Team lesbar, und zweimal pro Jahr gibt es einen Aufräumtermin.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI-Vorlagen und Daten sorgfältig zu handhaben, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Datenschutz als Lerninhalt, der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten und das Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtsberatung gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Dürfen Beispiele aus echten Fällen in die Sammlung?

Besser nicht. Wenn ein Fall als Vorbild dient, schreiben Sie ein frei erfundenes Beispiel mit ähnlicher Struktur. So bleibt die Vorlage nützlich, ohne etwas preiszugeben.

Wer sollte die Sammlung prüfen?

Eine Person mit Überblick über Ihre Datenschutzregeln, zum Beispiel die Teamleitung oder die Datenschutzverantwortliche, zusammen mit einer zweiten Person, die gegenliest.

Reicht es, Namen durch Initialen zu ersetzen?

Oft nicht. Initialen, Ort und Umstände können eine Person weiterhin erkennbar machen. Verwenden Sie Platzhalter oder frei erfundene Beispiele.

Wo speichern wir die Sammlung am besten?

In einem geschützten Bereich Ihres Betriebs mit klaren Zugriffsrechten und Versionsverlauf. Eine Hilfe zur Organisation bietet Prompt-Bibliothek im Team teilen.