Wie ersetze ich Namen und Kundendaten vor dem Prompten?

Das Problem

Sie möchten eine Kundenmail beantworten oder einen Bericht zusammenfassen lassen. Darin stehen Namen, Adressen, Beträge und Telefonnummern. Sie wollen die Hilfe der KI, aber diese Angaben nicht weitergeben. Nun brauchen Sie einen einfachen Weg, sie zu ersetzen, ohne dass der Text unbrauchbar wird.

Von Hand zu schwärzen dauert, und man vergisst leicht eine Stelle: den Namen in der Signatur, die Telefonnummer im Fussbereich, den Ort in der Mitte eines Satzes. Dazu kommt das Rückübertragen: Wie setzen Sie die echten Angaben wieder ein?

Mit einer festen Methode klappt das in wenigen Minuten und mit weniger Fehlern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Notwendigkeit prüfen: Kommt die Aufgabe ohne die Angaben aus? Dann lassen Sie sie ganz weg. Siehe Welche Angaben weglassen?.
2. Text in einer Kopie bearbeiten: Arbeiten Sie in einer Kopie, damit das Original unverändert bleibt.
3. Angaben markieren: Suchen Sie Namen, Adressen, Orte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden- und Vertragsnummern, Datumsangaben mit Personenbezug und Beträge, die identifizieren könnten.
4. Platzhalter festlegen: Verwenden Sie klare, einheitliche Bezeichnungen: [Kunde A], [Kunde B], [Mitarbeiterin 1], [Firma X], [Ort], [Betrag 1]. Dieselbe Person erhält immer denselben Platzhalter.
5. Ersetzungsliste führen: Notieren Sie in einer separaten Datei, welcher Platzhalter für welche echte Angabe steht. Diese Liste bleibt bei Ihnen und kommt nie in die KI.
6. Mit «Suchen und Ersetzen» arbeiten: In Word oder Notepad ersetzen Sie jeden echten Namen durch den Platzhalter. Das findet auch Stellen, die Sie von Hand übersehen würden.
7. Nachprüfen: Suchen Sie nach Mustern wie «@», «+41», «CH», Strassennamen und Postleitzahlen. Lesen Sie den Text noch einmal als «Fremder».
8. Prompt senden: Fügen Sie den bereinigten Text ein.
9. Rückübertragen: Ersetzen Sie in der Antwort die Platzhalter anhand Ihrer Liste durch die echten Angaben, wieder mit «Suchen und Ersetzen».
10. Ersetzungsliste sichern oder löschen: Bewahren Sie sie so auf, dass Unbefugte keinen Zugriff haben, und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.

Vorlage zum Kopieren

Eine Ersetzungsliste als Tabelle:

Ersetzungsliste (bleibt bei mir, nicht in die KI kopieren!)
Platzhalter   | Echte Angabe
[Kunde A]     | [Name der Kundin]
[Firma X]     | [Name der Firma]
[Ort 1]       | [Ort]
[Betrag 1]    | [Betrag]
[Mitarbeiter 1] | [Name]

Und ein Prompt-Satz, der die KI auf die Platzhalter verpflichtet:

Im folgenden Text sind echte Angaben durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt.
Verwende diese Platzhalter unverändert in deiner Antwort. Ersetze sie nicht durch
erfundene Namen und frage nicht nach echten Angaben. Text: [bereinigter Text]

Passen Sie die Liste an Ihren Fall an. Mit einer Tabellenvorlage in Word oder Excel sparen Sie bei jedem Auftrag Zeit.

Worauf Sie achten müssen

• Anonymisieren ist schwieriger als es aussieht: Ersetzen Sie auch indirekte Hinweise wie «die Geschäftsführerin des einzigen Gartenbaubetriebs in X». Wer das liest, weiss, wer gemeint ist.
• Pseudonymisieren ist nicht anonymisieren: Mit Ihrer Ersetzungsliste lassen sich die Personen wieder zuordnen. Datenschutzrechtlich ist das deshalb weiterhin eine Bearbeitung von Personendaten, solange die Zuordnung möglich ist. Halten Sie die Liste getrennt und geschützt.
• Metadaten: Dateien, Fotos und PDFs können Autorennamen und andere Angaben enthalten. Prüfen Sie die Dateieigenschaften.
• Screenshots: Schwärzen Sie Namen vor dem Hochladen mit einem Bildbearbeitungsprogramm, und nicht nur mit einem durchsichtigen Rahmen.
• Übersehene Stellen: Signaturen, Fusszeilen, Kopfzeilen, Dateinamen und Kommentare werden oft vergessen.
• Automatische Werkzeuge: Es gibt Programme zum Maskieren, siehe Sensible Daten automatisch maskieren. Auch sie müssen Sie kontrollieren und auf Datenschutz prüfen.
• Bei Unsicherheit weglassen: Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Angabe identifiziert, entfernen Sie sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sachbearbeiterin einer Versicherungsagentur in Zug möchte eine lange Kundenmail zusammenfassen lassen, in der ein Schadenfall geschildert wird.

Vorher: Sie fügt die Mail samt Namen, Policennummer und Adresse in den KI-Chat ein. Später fällt ihr ein, dass die Policennummer nicht hätte hineinkommen sollen.

Nachher: Sie kopiert die Mail in ein Word-Dokument, ersetzt mit «Suchen und Ersetzen» Namen, Policennummer, Ort und Telefonnummer durch Platzhalter und führt eine Ersetzungsliste in einer separaten Datei. Dann sucht sie nach «@» und «+41», um Übriggebliebenes zu finden. Die Zusammenfassung der KI übernimmt sie mit den echten Angaben in das Dossier und löscht die Liste nach Abschluss des Falls.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Reicht es, nur den Namen zu ersetzen?

Meist nicht. Auch Adresse, Telefonnummer, Kundennummer und besondere Umstände können eine Person erkennbar machen. Prüfen Sie den Text, als wären Sie eine fremde Person.

Kann ich die KI selbst anonymisieren lassen?

Dann haben Sie die Daten bereits eingegeben. Das ist nur sinnvoll in einem Werkzeug, das für diese Daten freigegeben ist. Sicherer ist die Bereinigung vor dem Prompt.

Wie gehe ich mit Beträgen um?

Ersetzen Sie sie, wenn sie identifizierend wirken, oder verwenden Sie gerundete Werte, wenn die Aufgabe es erlaubt.

Brauche ich das auch für interne Dokumente?

Ja, wenn Personendaten oder vertrauliche Angaben enthalten sind. Für Geschäftsgeheimnisse siehe Firmenprobleme ohne Geschäftsgeheimnisse beschreiben.