E-Mails vor der KI-Nutzung anonymisieren: Vorlage

Das Problem

Sie möchten eine heikle Kundenmail mit KI-Hilfe beantworten oder einen langen Verlauf zusammenfassen lassen. Die Mail enthält Namen, Adressen, Telefonnummern, vielleicht Beträge und Angaben zu einem Streitfall. Sie zögern, denn Sie wissen nicht, was mit diesen Daten passiert, wenn Sie sie in einen Chat einfügen.

Das Zögern ist berechtigt. Je nach Dienst und Einstellung können Eingaben gespeichert, ausgewertet oder auf Servern im Ausland verarbeitet werden. Für Personendaten gelten in der Schweiz die Regeln des Datenschutzgesetzes. Gleichzeitig möchten Sie den Nutzen der KI nicht ungenutzt lassen.

Eine einfache Methode ist das Anonymisieren: Sie ersetzen alle erkennbaren Angaben durch Platzhalter, lassen den Text bearbeiten und setzen die Angaben danach wieder ein. Das reduziert Risiken deutlich, ist aber keine Garantie. Wie das Schritt für Schritt gelingt, zeigt diese Seite.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Betriebsregeln prüfen: Fragen Sie, ob und welche KI-Dienste in Ihrem Betrieb erlaubt sind. Ohne Freigabe verwenden Sie keine echten Geschäftsdaten.
2. Entscheiden, ob die KI nötig ist: Manchmal genügt es, die Aufgabe ohne den heiklen Teil zu beschreiben. Je weniger Daten, desto besser.
3. Direkte Angaben ersetzen: Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefon, E-Mail, Geburtsdaten, AHV- und Kontonummern, Kundennummern durch Platzhalter: [PERSON_A], [FIRMA_B], [ORT_C], [NUMMER_1].
4. Einheitlich benennen: Verwenden Sie für dieselbe Person immer denselben Platzhalter, damit der Text verständlich bleibt. Führen Sie eine Zuordnungsliste, die Sie nicht in die KI geben.
5. Indirekte Hinweise prüfen: Auch Funktion, seltene Ereignisse, Projektnamen oder Details («die einzige Hebamme im Dorf») können Personen erkennbar machen. Verallgemeinern Sie, zum Beispiel «eine Fachperson».
6. Beträge und Daten überlegen: Müssen genaue Beträge und Daten hinein? Falls nicht, runden oder ersetzen Sie sie.
7. Bearbeiten lassen und prüfen: Lassen Sie die KI den anonymisierten Text bearbeiten. Prüfen Sie, dass sie keine Platzhalter verändert oder Angaben erfindet.
8. Rückübersetzen und löschen: Setzen Sie die echten Angaben in Ihrem eigenen Dokument wieder ein. Löschen Sie den Chat, wenn der Dienst das erlaubt.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Checkliste prüfen Sie jede Mail, bevor sie in einen KI-Dienst geht. Sie lässt sich ausdrucken oder digital abhaken:

Anonymisierungs-Check vor KI-Nutzung
[ ] Betriebsregel geprüft: KI-Dienst ist für diese Daten erlaubt
[ ] Namen von Personen und Firmen ersetzt (z. B. [PERSON_A], [FIRMA_B])
[ ] Adressen, Orte mit Bezug zu einer Person ersetzt oder verallgemeinert
[ ] Telefon, E-Mail, Websites ersetzt
[ ] Kunden-, Vertrags-, Rechnungs-, Konto-, AHV-Nummern ersetzt oder gelöscht
[ ] Geburtsdaten, Gesundheits-, Religions-, Finanz- und Rechtsangaben entfernt oder verallgemeinert
[ ] Indirekte Hinweise geprüft (Funktion, seltene Umstände, Projektnamen)
[ ] Unterschrift, Signatur, Logos, Disclaimer entfernt
[ ] Zuordnungsliste (Platzhalter ↔ echt) separat und gesichert abgelegt
[ ] Ergebnis geprüft, echte Angaben im eigenen Dokument wieder eingesetzt, Chat gelöscht

Passen Sie die Liste an Ihren Betrieb an. Besonders schützenswerte Angaben, etwa zu Gesundheit oder Straftaten, gehören in der Regel gar nicht in KI-Dienste ohne ausdrückliche Freigabe.

Worauf Sie achten müssen

• Echte Anonymität ist schwer: Aus Kontext lassen sich Personen oft erkennen. Das gilt besonders in kleinen Orten oder Betrieben.
• Rechtslage: In der Schweiz regelt das revidierte Datenschutzgesetz den Umgang mit Personendaten. Auskünfte und Hilfsmittel bietet der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte. Für den Einzelfall fragen Sie eine Fachperson.
• EU-Bezug: Betrifft die Mail Personen aus der EU, kann die DSGVO relevant sein, siehe DSG und DSGVO im Vergleich.
• Berufsgeheimnisse: Berufsgruppen wie Ärztinnen, Anwälte oder Treuhänder unterliegen besonderen Geheimhaltungspflichten. Hier gelten strengere Regeln.
• Dienst und Einstellungen: Prüfen Sie, ob der Dienst Eingaben fürs Training nutzt und ob sich das abschalten lässt, siehe ChatGPT: Training ausschalten.
• Verträge: Für Geschäftsdaten brauchen Sie Verträge mit klaren Zusagen des Anbieters. Siehe Datenschutz bei ChatGPT mit Firmendaten.
• Fehler beim Ersetzen: Ein vergessener Name genügt. Lesen Sie den Text vor dem Einfügen noch einmal durch, am besten mit Suchfunktion.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines kleinen Treuhandbüros in Zofingen möchte eine schwierige Mail eines Kunden zu einer Mahnung mit KI-Hilfe beantworten.

Vorher: Sie kopiert die ganze Mail samt Namen, Adresse, Betrag und Kundennummer in einen Chat. Erst später fällt ihr ein, dass das gegen die Regeln des Büros verstösst.

Nachher: Sie ersetzt Namen und Nummern durch Platzhalter, rundet den Betrag, entfernt die Adresse und die Signatur und verallgemeinert den Grund der Mahnung. Der Entwurf der KI nutzt die Platzhalter. Danach setzt sie die echten Angaben in ihrem Mailprogramm wieder ein und prüft Ton und Zusagen. Den Chat löscht sie. Das Büro legt die Checkliste als Standard ab.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer im Team sicher mit KI und Unternehmensdaten umgehen möchte, kann das gezielt schulen. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt laut Beschreibung Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Reicht es, nur Namen zu ersetzen?

Meist nicht. Auch Adressen, Nummern und besondere Umstände können Personen erkennbar machen. Gehen Sie die ganze Checkliste durch.

Gibt es Werkzeuge, die automatisch anonymisieren?

Ja, es gibt Programme dafür. Auch sie machen Fehler, und manche senden Texte an Server. Prüfen Sie Funktionsweise und Datenschutz, und kontrollieren Sie das Ergebnis.

Darf ich Kundenmails überhaupt mit KI bearbeiten?

Das hängt von Ihrem Betrieb, den Verträgen mit dem Anbieter und der Art der Daten ab. Klären Sie das mit der Datenschutzverantwortlichen oder einer Fachperson.

Was ist mit lokalen KI-Modellen?

Wenn das Modell auf Ihrem eigenen Gerät oder Server läuft, verlassen die Daten Ihren Betrieb nicht. Das senkt Risiken, braucht aber Technik und Pflege.