Welche persönlichen Angaben sollte ich im Prompt weglassen?

Das Problem

Sie möchten eine Mail an einen Kunden beantworten, ein Zeugnis formulieren oder eine Beschwerde ordnen. Am einfachsten wäre es, alles in die KI zu kopieren: Name, Adresse, Telefonnummer, den ganzen Verlauf. Das spart Zeit, aber Sie geben damit Informationen über andere Menschen aus der Hand, die dafür nicht gedacht waren.

Personendaten sind Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu zählen nicht nur der Name, sondern auch Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Kundennummer, Fotos und Angaben, aus denen sich auf eine Person schliessen lässt. Für ihren Schutz gelten in der Schweiz das Datenschutzgesetz (DSG) und bei EU-Bezug allenfalls die DSGVO.

Die gute Nachricht: Für die meisten Aufgaben braucht die KI keine echten Personendaten. Mit etwas Übung formulieren Sie Prompts, die Hilfe liefern, ohne Menschen preiszugeben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe prüfen: Brauche ich für diese Aufgabe überhaupt konkrete Personen? Oft geht es um Inhalt, Ton oder Struktur, nicht um die Person.
2. Angaben einteilen: Teilen Sie die Informationen in «nötig», «hilfreich» und «unnötig» ein. Nur «nötig» kommt in den Prompt.
3. Besonders heikle Angaben auslassen: Gesundheit, Religion, politische Haltung, Sozialhilfe, Strafverfahren, Finanzen, AHV-Nummer, Passwörter und Ausweisnummern gehören nicht hinein.
4. Durch Platzhalter ersetzen: Statt «Frau Anna Keller, Bahnhofstrasse 5, Olten» schreiben Sie «[Kundin]» und «[Ort]». Eine Anleitung dazu: Namen und Kundendaten ersetzen.
5. Kontext verallgemeinern: Statt «unser Mitarbeiter Peter, der seit Monaten krank ist» schreiben Sie «ein Mitarbeiter mit längerer Abwesenheit».
6. Werkzeug und Konto prüfen: Dürfen in diesem Werkzeug und Tarif Personendaten verarbeitet werden? Fragen Sie bei Unsicherheit nach, siehe KI für vertrauliche Daten.
7. Antwort mit Platzhaltern nutzen: Lassen Sie die KI mit den Platzhaltern arbeiten und setzen Sie die echten Angaben erst im Zielprogramm ein.
8. Verlauf und Speicher kontrollieren: Prüfen Sie, ob das Werkzeug Gespräche speichert, und löschen Sie bei Bedarf. Siehe Datenschutz ist keine Frage des Prompts.

Vorlage zum Kopieren

Prüfen Sie jeden Prompt vor dem Absenden anhand dieser Checkliste:

Datenschutz-Check vor dem Absenden
[ ] Ich habe geprüft, ob die Aufgabe ohne Namen auskommt.
[ ] Namen sind durch Platzhalter ersetzt (z. B. [Kunde], [Mitarbeiterin A]).
[ ] Keine Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden- oder Vertragsnummern.
[ ] Keine Gesundheits-, Finanz-, Sozial- oder Strafangaben zu Einzelpersonen.
[ ] Keine Ausweis-, AHV- oder Kontonummern, keine Passwörter oder Zugangscodes.
[ ] Fotos, Screenshots und Anhänge enthalten keine erkennbaren Personen oder Daten.
[ ] Das Werkzeug und der Tarif sind für diese Art Daten freigegeben.
[ ] Die echten Angaben trage ich erst im fertigen Text ein.

Ein Prompt-Satz, der Datensparsamkeit unterstützt:

Ich verwende Platzhalter wie [Kunde] und [Betrag]. Bitte schreibe den Text mit genau
diesen Platzhaltern und frage mich nicht nach echten Namen oder Adressen.

Passen Sie die Liste an die Regeln Ihres Betriebs an und hängen Sie sie an den Arbeitsplatz.

Worauf Sie achten müssen

• Auch Dritte schützen: Sie geben nicht nur Ihre eigenen Daten ein, sondern die von Kundschaft, Mitarbeitenden und Angehörigen. Dafür sind Sie verantwortlich.
• Kombinationen verraten: Auch ohne Namen kann eine Person erkennbar sein, etwa «die einzige Hebamme im Dorf X». Verallgemeinern Sie solche Angaben.
• Anhänge und Screenshots: Auch dort stehen Namen und Nummern. Schwärzen oder beschneiden Sie.
• Gesundheit und andere besonders schützenswerte Daten: Hier gelten strengere Regeln. Geben Sie sie nur ein, wenn Werkzeug, Vertrag und Rechtsgrundlage geklärt sind.
• Berufsgeheimnis: Bei Anwälten, Ärztinnen, Treuhändern und ähnlichen Berufen kommen Geheimhaltungspflichten hinzu.
• Betriebliche Regeln: Halten Sie sich an Vorgaben Ihres Arbeitgebers. Im Zweifel fragen Sie die Datenschutzverantwortlichen.
• Keine Rechtsberatung: Dies ist Orientierung. Für den Einzelfall hilft eine Fachperson, einen Überblick bietet der EDÖB.
• Grundlagen: Wer mehr wissen möchte, findet Hintergrund unter KI und Datenschutz und Revidiertes DSG für KMU.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Personal eines Pflegeheims in Wettingen möchte einen schwierigen Brief an eine Mitarbeiterin mit häufigen Abwesenheiten formulieren.

Vorher: Sie kopiert Name, Absenzdaten und Hinweise auf eine Erkrankung in einen privaten KI-Chat, um «den Fall gut zu schildern».

Nachher: Sie beschreibt die Situation ohne Namen: «Eine Mitarbeiterin hatte in sechs Monaten mehrere Abwesenheiten. Ich möchte ein wertschätzendes Gespräch vorbereiten.» Gesundheitsangaben lässt sie weg, und die KI entwirft einen Gesprächsleitfaden mit Platzhaltern. Namen und Details ergänzt sie selbst. Für den formellen Brief klärt sie mit der Geschäftsleitung, welches Werkzeug dafür freigegeben ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, KI sorgfältig und datenschutzbewusst zu nutzen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung sind Schweizer Praxisbezug und Datenschutz Lerninhalte, ebenso der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten. Firmenlösungen und Teambuchungen sind auf Anfrage möglich. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Kundennamen in einen KI-Chat eingeben?

Das hängt vom Werkzeug, vom Vertrag und von den Regeln Ihres Betriebs ab. Am sichersten verzichten Sie darauf und verwenden Platzhalter. Klären Sie Ausnahmen mit der Geschäftsleitung.

Sind erfundene Namen im Prompt in Ordnung?

Ja, wenn sie keiner echten Person zugeordnet werden können und die Aufgabe nicht von echten Daten abhängt. Verwenden Sie klar erkennbare Platzhalter.

Was gilt für eigene Daten?

Für Ihre eigenen Daten entscheiden Sie selbst. Überlegen Sie trotzdem, ob die KI sie braucht und wo sie gespeichert werden.

Woran erkenne ich, ob ein Werkzeug für Personendaten geeignet ist?

Prüfen Sie Tarif, Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Speicherort und Trainingsnutzung. Mehr dazu unter KI für vertrauliche Daten.