Vertrauliche Firmendaten im KI-Prompt schützen

Das Problem

In Ihrem Betrieb läuft etwas nicht rund: Die Offerten dauern zu lange, die Lagerplanung stimmt nicht, die Zusammenarbeit zwischen Verkauf und Werkstatt hakt. Sie möchten die KI um Rat bitten. Aber um das Problem zu erklären, müssten Sie interne Preise, Margen, Kundennamen und Abläufe nennen, die niemand ausserhalb des Betriebs kennen soll.

Das Dilemma ist verbreitet. Wer alles schildert, riskiert, dass vertrauliche Informationen an einen Ort gelangen, den der Betrieb nicht kontrolliert. Wer nichts schildert, erhält allgemeine Ratschläge ohne Nutzen.

Der Ausweg heisst Abstraktion. Ein gutes Problem lässt sich oft so beschreiben, dass die Struktur erhalten bleibt und die Details verschwinden. Das ist eine Fähigkeit, die man üben kann.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln Ihres Betriebs klären: Gibt es eine Weisung, welche Informationen in KI-Werkzeuge dürfen? Welche Tools sind freigegeben? Fragen Sie im Zweifel die Geschäftsleitung.
2. Das Kernproblem in einem Satz formulieren: Was ist das Muster? «Offerten werden von zwei Personen gerechnet und erst spät kontrolliert.» Das genügt oft.
3. Vertrauliches markieren: Streichen Sie Preise, Margen, Kundennamen, Lieferanten, Konditionen, Rezepte, Konstruktionsdetails, Strategiepläne und interne Systembezeichnungen.
4. Allgemein beschreiben: Statt «Wir kalkulieren Heizungen mit 18 Prozent Marge für Kunde X» schreiben Sie «Wir kalkulieren Angebote mit einer festen Marge für Stammkunden».
5. Zahlen ersetzen: Verwenden Sie erfundene oder gerundete Werte, die die Grössenordnung zeigen, aber nichts verraten. Kennzeichnen Sie sie als Beispiel.
6. Ein Beispiel statt der Wirklichkeit: Konstruieren Sie einen ähnlichen, erfundenen Fall. Siehe Künstliche Beispiele für Prompts.
7. KI zu Struktur und Vorgehen fragen: Bitten Sie um Ablaufvorschläge, Kriterien und Checklisten, nicht um Entscheidungen auf Basis Ihrer echten Zahlen.
8. Ergebnis auf Ihre Wirklichkeit übertragen: Setzen Sie die echten Angaben selbst ein, ausserhalb der KI.
9. Dokumentieren: Halten Sie fest, was Sie wann in welchem Werkzeug eingegeben haben.

Vorlage zum Kopieren

Ich beschreibe ein Problem in einem Betrieb der Branche [Branche, z. B. Haustechnik]
mit etwa [grobe Grösse, z. B. 20 Mitarbeitenden]. Alle Zahlen und Namen sind erfundene
Beispiele, keine echten Angaben.
Problem in einem Satz: [z. B. Offerten werden von zwei Personen gerechnet und erst
nach dem Versand kontrolliert, daher passieren Fehler].
Heutiger Ablauf (allgemein): [Schritte ohne interne Bezeichnungen].
Ziel: [z. B. weniger Fehler, schnellere Offerten].
Rahmen: [z. B. keine neue Software, kleiner Aufwand].
Aufgabe: Schlage drei mögliche Verbesserungen vor, nenne Vor- und Nachteile und
frage mich, falls dir für eine bessere Antwort etwas fehlt. Bitte frage nicht
nach echten Zahlen, Namen oder internen Systemen.

Ersetzen Sie die Klammern durch allgemeine Beschreibungen. Wenn die KI nach Details fragt, antworten Sie mit erfundenen Beispielen.

Worauf Sie achten müssen

• Indirekte Hinweise: Auch ohne Namen kann ein Betrieb erkennbar sein, etwa durch seltene Produkte oder Orte. Verallgemeinern Sie auch solche Angaben.
• Annäherung statt Preis: Nutzen Sie Grössenordnungen («im mittleren fünfstelligen Bereich»), wenn die Zahl wichtig für die Frage ist.
• Freigegebene Werkzeuge: Auch abstrahierte Informationen gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Betrieb erlaubt. Klären Sie Tarif und Datenverwendung, siehe KI für vertrauliche Daten.
• Hochgeladene Dokumente: Interne Dokumente tragen Firmenlogos, Dateinamen und Metadaten. Laden Sie sie nicht ungeprüft hoch.
• Vertragliche Pflichten: Kunden- und Lieferantenverträge enthalten oft Geheimhaltungsklauseln. Eine Weitergabe an ein KI-Werkzeug kann sie verletzen.
• Personendaten: Zusätzlich gelten Datenschutzregeln, siehe Welche Angaben weglassen?.
• Keine Rechtsberatung: Bei Unsicherheit holen Sie fachlichen Rat ein. Einen Überblick bietet der EDÖB.
• Ratschläge prüfen: Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Vorschläge sind Denkanstösse, keine Anleitungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Betriebsleiter einer Metallbaufirma im Aargau möchte die Terminplanung verbessern. Aufträge verschieben sich, Material kommt zu spät. Er möchte eine KI um Hilfe bitten.

Vorher: Er will die interne Auftragsliste mit Kundennamen, Preisen und Lieferantenkonditionen hochladen. Seine Stellvertreterin rät ab.

Nachher: Er beschreibt das Muster: «Aufträge in einem Metallbau-Betrieb, drei Arbeitsschritte, Material kommt oft zwei bis drei Tage nach Auftragsstart. Wir haben sechs Personen in der Werkstatt.» Zahlen sind gerundet, Namen fehlen. Die KI schlägt eine Ablaufstruktur mit Pufferzeiten und eine Checkliste für die Materialbestellung vor. Die Umsetzung mit echten Zahlen macht er selbst, im internen System.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI im Betrieb verantwortungsvoll einzusetzen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung gehören der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug und KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Entscheidungsgrundlagen zu den Inhalten. Firmenlösungen und Teambuchungen sind auf Anfrage möglich.

Häufige Fragen

Ist es nicht egal, wenn die KI meine Zahlen kennt?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt davon ab, welches Werkzeug Sie nutzen, wie der Anbieter mit Eingaben umgeht und ob vertragliche oder gesetzliche Geheimhaltungspflichten bestehen. Die vorsichtige Variante kostet wenig Mehraufwand.

Wie genau muss die Abstraktion sein?

So allgemein, dass niemand ausserhalb des Betriebs erkennt, um wen es geht oder welche Zahlen gelten, und so konkret, dass die Struktur des Problems erhalten bleibt.

Was, wenn die KI echte Zahlen für die Antwort braucht?

Dann verwenden Sie erfundene Zahlen mit gleicher Grössenordnung, oder rechnen Sie den Teil mit echten Zahlen selbst, zum Beispiel in Excel.

Gibt es eine Alternative zu externen KI-Diensten?

Ja, etwa lokal betriebene Modelle oder Firmenlösungen mit Datenschutzvertrag. Die Eignung hängt von Aufwand und Anforderungen ab. Fragen Sie Ihre IT-Betreuung.