Was bedeutet Datenschutz bei KI im Alltag?

Das Problem

Ein KI-Chat ist so bequem: Text hineinkopieren, «Fasse zusammen» tippen, fertig. Dabei vergisst man leicht, dass in diesem Text vielleicht der Name einer Kundin, ihre Adresse und ihre offene Rechnung stehen.

Das Risiko ist nicht abstrakt. Eingaben werden beim Anbieter verarbeitet, teils gespeichert und von Fachpersonen zur Missbrauchskontrolle eingesehen. Für Ihren Betrieb heisst das: Sie geben Daten an eine Drittfirma weiter, oft ins Ausland. Dafür gelten Regeln.

Viele Menschen lassen KI deshalb aus Unsicherheit ganz weg. Das ist schade, denn mit ein paar Grundsätzen lässt sie sich verantwortungsvoll nutzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Gehen Sie vor jeder Nutzung kurz diese Schritte durch. Mit etwas Übung dauert das weniger als eine Minute.

1. Text anschauen, bevor Sie ihn einfügen: Markieren Sie gedanklich alles, was auf eine Person hinweist: Namen, Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten, AHV-Nummer, Kundennummern.
2. Ersetzen statt löschen: Schreiben Sie «Kundin A» statt «Frau Moser», «[Adresse]» statt der Strasse. Die KI braucht diese Angaben für die meisten Aufgaben gar nicht.
3. Besonders Heikles weglassen: Gesundheit, Religion, politische Meinung, Strafsachen oder Sozialhilfe gehören grundsätzlich nicht in ein öffentliches KI-Werkzeug. Siehe Welche Daten sollte ich nicht ungeprüft in KI eingeben?.
4. Konto und Einstellungen prüfen: Öffnen Sie in Ihrem KI-Dienst die Einstellungen unter «Datenschutz» oder «Datenkontrollen». Schalten Sie die Nutzung für das Training aus, wenn möglich.
5. Firmenregeln beachten: Fragen Sie, ob Ihr Betrieb ein bestimmtes, geprüftes KI-Werkzeug vorschreibt. Geschäftskonten haben meist bessere Datenschutzzusagen als private.
6. Ergebnis zurückübersetzen: Setzen Sie die echten Namen erst in Word oder Outlook wieder ein, nachdem die KI fertig ist.
7. Im Zweifel fragen: Bei Unsicherheit lieber die verantwortliche Person oder eine Fachstelle fragen, statt einfach abzuschicken.

Einfach erklärt

Datenschutz schützt nicht Daten an sich, sondern Menschen. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), das in seiner revidierten Fassung seit dem 1. September 2023 gilt, regelt den Umgang mit Personendaten: alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. «Bestimmbar» heisst: Man kann mit vertretbarem Aufwand herausfinden, wer gemeint ist – auch ohne Namen.

Einige Grundsätze des Gesetzes sind für die KI-Nutzung besonders wichtig:

Wer einen KI-Dienst für Kundendaten nutzt, gibt diese Daten an einen Anbieter weiter, der sie im Auftrag bearbeitet. Ob die nötigen Verträge und Garantien bestehen, muss der Betrieb klären. Einen Überblick für Firmen bietet Das revidierte DSG und KI im KMU.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte ein KI-Werkzeug für folgende Aufgabe nutzen:
[Aufgabe beschreiben, OHNE echte Namen oder Daten, z. B.
 «Antworten auf Reklamationen von Privatkunden formulieren»]

Welche Arten von Personendaten könnten dabei vorkommen?
Wie kann ich die Aufgabe so umbauen, dass ich keine oder möglichst
wenige Personendaten eingeben muss?
Antworte als kurze Checkliste in einfacher Sprache.
Hinweis: Ich arbeite in der Schweiz; nenne keine Gesetzesartikel,
die du nicht sicher kennst.

Beschreiben Sie nur die Art der Aufgabe, nie den konkreten Fall; so erhalten Sie Hinweise, ohne selbst Daten preiszugeben.

Worauf Sie achten müssen

• Auch Kleinigkeiten verraten Personen: Eine Kombination aus Beruf, Wohnort und Ereignis kann genügen, um jemanden zu erkennen, selbst ohne Namen.
• Berufsgeheimnisse gehen weiter: In Gesundheitswesen, Treuhand oder Anwaltschaft gelten zusätzliche Geheimhaltungspflichten. Dort ist besondere Zurückhaltung nötig.
• Lokale KI ist eine Alternative: Es gibt KI-Programme, die auf dem eigenen Computer laufen. Was das bringt und was nicht, erklärt Lokale KI und Cloud.
• KI-Ausgaben können falsch sein: Erzeugt die KI falsche Aussagen über eine Person, kann auch das ein Datenschutzproblem sein. Ergebnisse immer prüfen.
• Keine Rechtsberatung: Diese Seite erklärt Grundsätze. Ob ein konkreter Einsatz zulässig ist, sollte im Einzelfall fachlich geprüft werden. Der EDÖB veröffentlicht dazu Informationen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Meier leitet das Sekretariat einer Hausverwaltung in Winterthur. Sie wollte sich eine Antwort auf eine Mieterbeschwerde formulieren lassen und kopierte zuerst das ganze E-Mail mit Namen, Wohnungsnummer und Krankheitsgrund für die verspätete Zahlung.

Vorher wäre all das beim Anbieter gelandet. Nachher ersetzt sie die Angaben durch «Mieterin A», «Wohnung X» und lässt den Gesundheitsgrund ganz weg – er ist für den Ton der Antwort nicht nötig. Die KI liefert einen brauchbaren Entwurf, den Frau Meier in Outlook personalisiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit nicht jede Person im Betrieb diese Regeln selbst herausfinden muss, gibt es von Linup den Online-Kurs «KI sicher am Arbeitsplatz». In acht Modulen mit Quiz lernen Mitarbeitende ohne Technikkenntnisse, wie sie mit Daten umgehen, KI-Ergebnisse prüfen und Betrugsversuche erkennen; die beschriebene Lernzeit liegt bei zwei bis drei Stunden.

Für den Betrieb besonders praktisch: Jede Person erhält ein Zertifikat mit QR-Code, und Sie bekommen eine Nachweismappe sowie einen Firmen-Rapport als PDF. Ein kostenloser KI-Risiko-Check hilft beim Einstieg.

Häufige Fragen

Gilt das Datenschutzgesetz auch für kleine Betriebe?

Ja. Das DSG gilt für private Personen und Unternehmen jeder Grösse, die Personendaten bearbeiten. Einzelne Pflichten, etwa zu bestimmten Verzeichnissen, sind für kleinere Betriebe teilweise erleichtert.

Was ist mit der europäischen DSGVO?

Sie kann für Schweizer Firmen gelten, wenn diese zum Beispiel Waren oder Dienstleistungen an Personen in der EU anbieten. Ob das bei Ihnen zutrifft, ist eine Einzelfallfrage.

Darf ich private Daten über mich selbst eingeben?

Das dürfen Sie selbst entscheiden. Bedenken Sie aber, dass auch Ihre eigenen Angaben gespeichert werden können. Bei Gesundheitsfragen lohnt dieselbe Vorsicht wie bei fremden Daten.