Reicht es, Namen vor der KI-Nutzung zu ersetzen?

Das Problem

Sie möchten ein Gesprächsprotokoll mit KI zusammenfassen. Also ersetzen Sie «Herr Brunner» durch «Mitarbeiter A». Damit sollte das Thema Datenschutz erledigt sein, denken viele.

Doch im Protokoll steht weiterhin: «Mitarbeiter A, Leiter Lager, seit 22 Jahren im Betrieb, nach dem Unfall im März krankgeschrieben». In einem Betrieb mit 30 Personen weiss jeder sofort, wer gemeint ist.

Genau hier liegt der Unterschied zwischen pseudonymisieren und anonymisieren. Er klingt technisch, entscheidet aber darüber, ob Sie Personendaten weitergeben oder nicht.

Einfach erklärt

Beide Verfahren sollen Personen schützen, wirken aber unterschiedlich stark:

Pseudonymisieren ist wie ein Deckname. Wer den Schlüssel hat oder die Umstände kennt, weiss, wer dahintersteckt.

Anonymisieren heisst, den Text so zu verändern, dass niemand mehr herausfinden kann, um wen es geht. Dafür reicht das Entfernen des Namens selten. Sie müssen auch verräterische Kombinationen auflösen, etwa genaues Alter, kleiner Wohnort, seltene Funktion oder ein bekanntes Ereignis.

Welche Angaben überhaupt auf eine Person hinweisen, zeigt die Checkliste unter Personenbezogene Daten erkennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So bereiten Sie einen Text so vor, dass möglichst wenig Personenbezug übrig bleibt:

1. Zweck klären: Überlegen Sie, was die KI tun soll. Für eine Zusammenfassung oder einen Briefentwurf braucht sie fast nie echte Namen.
2. Direkte Angaben ersetzen: Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, Kunden- und Personalnummern durch neutrale Platzhalter wie [Person 1] oder [Firma].
3. Verräterische Details verallgemeinern: Schreiben Sie «über 40» statt «43», «Ostschweiz» statt «Wil», «Mitarbeiter im Betrieb» statt «Leiter Lager».
4. Unnötiges streichen: Entfernen Sie Angaben, die für die Aufgabe keine Rolle spielen, besonders Gesundheit, Familie und Finanzen.
5. Zuordnungsliste getrennt halten: Wenn Sie später zurückübersetzen müssen, notieren Sie die Zuordnung «Person 1 = …» nur lokal, nie im KI-Chat.
6. Wiedererkennungstest machen: Lesen Sie den Text mit den Augen einer Kollegin. Könnte sie erraten, wer gemeint ist? Wenn ja, weiter verallgemeinern.
7. Ergebnis zurückführen: Setzen Sie die echten Angaben erst im fertigen Dokument wieder ein, ausserhalb der KI.

Mehr Prompt-Techniken dazu finden Sie unter Prompt-Daten anonymisieren.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft beim Verallgemeinern, nachdem Sie die Namen bereits selbst ersetzt haben:

Der folgende Text ist bereits pseudonymisiert (Namen sind durch Platzhalter ersetzt):
«[Text mit Platzhaltern]»
Hilf mir, ihn weiter zu anonymisieren:
1. Markiere alle Angaben, über die eine Person trotzdem erkennbar sein könnte
   (z. B. genaues Alter, kleiner Ort, seltene Funktion, besonderes Ereignis).
2. Schlage für jede Angabe eine allgemeinere Formulierung vor.
3. Gib den überarbeiteten Text aus, ohne den Sinn zu verändern.

Fügen Sie nur Text ein, aus dem Sie die direkten Namen schon entfernt haben; die Vorschläge der KI prüfen Sie anschliessend mit dem Wiedererkennungstest.

Worauf Sie achten müssen

• Echte Anonymisierung ist anspruchsvoll: Bei kleinen Gruppen, seltenen Fällen oder ausführlichen Schilderungen ist sie kaum vollständig möglich. Dann gilt der Text weiterhin als Personendaten.
• Pseudonymisierte Daten bleiben geschützt: Sowohl das Schweizer Datenschutzgesetz als auch die europäische DSGVO behandeln pseudonymisierte Daten grundsätzlich weiterhin als Personendaten. Prüfen Sie im Einzelfall mit einer Fachperson, welche Pflichten gelten.
• Fliesstext ist schwieriger als Tabellen: In Erzählungen verstecken sich Hinweise in Nebensätzen. Lesen Sie lieber zweimal.
• KI-Hilfe ist kein Beweis: Wenn die KI einen Text als «anonym» bezeichnet, ist das eine Einschätzung, keine rechtliche Garantie.
• Berufsgeheimnis: Ärztinnen, Anwälte, Treuhänder und Sozialdienste haben strengere Pflichten. Für sie ist die rechtliche Vertiefung unter Anonymisierung und Pseudonymisierung im Recht lesenswert.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Schulsozialarbeiter in einer Gemeinde im Seeland wollte einen Bericht über einen Konflikt auf dem Pausenplatz mit KI strukturieren. Er ersetzte die Namen der Kinder durch «Schüler A» und «Schülerin B».

Vorher stand im Text noch die Klasse, das genaue Datum und dass Schülerin B «die Tochter des Gemeindepräsidenten» ist. Nach dem Wiedererkennungstest strich er diese Details und schrieb nur noch «zwei Kinder der Mittelstufe, Herbst 2026». Die KI half ihm, Ablauf und Massnahmen übersichtlich zu gliedern. Die echten Angaben ergänzte er danach im internen Dossier.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr ganzes Team sicher entscheidet, was in ein KI-Werkzeug gehört, bietet Linup: KI sicher am Arbeitsplatz einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz. Der Umgang mit Daten gehört zu den Kerninhalten, ohne dass Technikkenntnisse nötig sind.

Jede Person erhält ein privates Zertifikat mit QR-Code. Als Betrieb erhalten Sie eine Nachweismappe pro Person und behalten über ein Fortschrittsdashboard den Überblick.

Häufige Fragen

Ist ein Text mit Initialen anonym?

Nein. Initialen wie «R. M.» sind ein Pseudonym und lassen sich im Umfeld oft schnell zuordnen. Nutzen Sie neutrale Platzhalter und verallgemeinern Sie die übrigen Angaben.

Kann die KI meine Texte automatisch anonymisieren?

Sie kann helfen, Namen und Kennungen zu finden. Dafür müssten Sie ihr den Originaltext aber zuerst zeigen. Ersetzen Sie die direkten Angaben deshalb vorher selbst und nutzen Sie die KI nur für den zweiten Durchgang.

Wann sind Beispieldaten die bessere Wahl?

Wenn Sie nur üben oder ein Vorgehen testen wollen, sind erfundene Beispieldaten am sichersten. Wie Sie solche erstellen, zeigt Mit Beispieldaten statt Kundendaten üben.