Wie anonymisiere ich Dokumente vor der KI-Nutzung?

Das Problem

Sie haben die Namen aus einem Brief gelöscht und möchten ihn nun mit KI zusammenfassen. Im Text stehen aber noch ein seltener Beruf, ein kleines Dorf und ein auffälliges Ereignis. Für jemanden mit passendem Vorwissen kann die betroffene Person weiterhin erkennbar sein.

Anonymisieren bedeutet, den Personenbezug wirksam aufzuheben. Pseudonymisieren bedeutet dagegen, Kennzeichen durch Ersatzangaben zu ersetzen, während eine Zuordnung möglich bleibt. «Kundin A» statt eines Namens kann nützlich sein, ist aber nicht automatisch eine Anonymisierung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Arbeiten Sie mit einer Kopie. Speichern Sie das Original im vorgesehenen internen Ablageort und erstellen Sie eine separate Arbeitsfassung. Geben Sie dieser einen neutralen Dateinamen. Schalten Sie automatische Freigaben an andere Personen nicht allein für diese Bearbeitung ein.

1. Entfernen Sie unnötige Teile vollständig. Behalten Sie nur den Absatz, den die KI tatsächlich bearbeiten soll. Löschen Sie alte E-Mail-Verläufe, Signaturen, Adressblöcke und Anhänge, die nichts zur Aufgabe beitragen. Weniger Ausgangsmaterial lässt sich sorgfältiger kontrollieren als ein vollständiges Dossier.

1. Suchen Sie direkte Kennzeichen. Verwenden Sie die Suchfunktion Ihres Büroprogramms für Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und bekannte Kundennummern. Prüfen Sie zusätzlich Kopfzeilen, Fusszeilen, Tabellen und Bildbeschriftungen. Eine automatische Suche ist eine Hilfe, ersetzt aber das Durchlesen nicht.

1. Verallgemeinern Sie indirekte Hinweise. Ersetzen Sie genaue Orte durch gröbere Angaben und besondere Ereignisse durch die für die Aufgabe nötige Aussage. Wenn ein Datum sachlich wichtig ist, prüfen Sie, ob ein relativer Ablauf genügt. Verändern Sie Fakten nicht heimlich, wenn dadurch die fachliche Bedeutung verloren geht.

1. Bereinigen Sie verborgene Informationen. Metadaten sind Zusatzangaben wie Autor, Kommentare oder Bearbeitungsgeschichte. Prüfen Sie die Dokumentinformationen und entfernen Sie nicht benötigte Kommentare sowie Änderungsverfolgungen. Bei Tabellen achten Sie auf ausgeblendete Blätter und bei Präsentationen auf Notizen.

1. Kontrollieren Sie geschwärzte Dateien technisch. Nutzen Sie eine echte Schwärzungsfunktion Ihres freigegebenen Programms und speichern Sie das Ergebnis neu. Öffnen Sie diese Ausgabe erneut und versuchen Sie, den verdeckten Text zu markieren, zu kopieren oder zu suchen. Ein darübergelegtes Rechteck allein entfernt den Text häufig nicht.

1. Lassen Sie die Wiedererkennung prüfen. Eine intern berechtigte zweite Person liest nur die bereinigte Fassung und sucht nach Hinweisen auf reale Personen. Besteht weiterhin ein Bezug, behandeln Sie den Text als Personendaten. Bei Unsicherheit schreiben Sie einen vollständig erfundenen Musterfall.

1. Geben Sie erst die geprüfte Fassung ein. Nutzen Sie die KI für die eigentliche Aufgabe, etwa eine freundlichere Formulierung. Vergleichen Sie die Antwort danach mit dem sachlichen Anliegen. Setzen Sie reale Namen oder Referenzen ausschliesslich im internen Enddokument wieder ein.

Vorlage zum Kopieren

Bearbeite nur diesen erfundenen und allgemein gehaltenen Mustertext:
[Text ohne identifizierende Merkmale]
Aufgabe: [zusammenfassen oder verständlicher formulieren]
Bewahre den sachlichen Inhalt. Erfinde keine Namen, Orte oder Lebensumstände.
Verwende [Person] und [Vorgang] als Platzhalter, falls solche Bezüge nötig sind.
Markiere unklare Aussagen, statt sie mit Vermutungen zu ergänzen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Laden Sie nicht zuerst das Original hoch, damit ein ungeprüfter KI-Dienst es anonymisiert. Die zu vermeidende Weitergabe hätte dann bereits stattgefunden.
• Eine getrennte Zuordnungsliste kann die Arbeitsorganisation erleichtern, macht aus pseudonymisierten Daten aber keine anonymen Daten. Bewahren Sie solche Listen besonders sorgfältig und getrennt auf.
• Ein verbleibender Hinweis auf sensible Daten verdient zusätzliche Aufmerksamkeit. Auch ein namenloses Dokument kann beispielsweise einen konkreten Gesundheitsfall beschreiben.
• Wenn die Aufgabe nur mit erkennbaren Personen lösbar ist, brauchen Sie einen dafür geprüften Ablauf. Die Seite Kundendaten in ChatGPT erklärt die Vorbereitung.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller möchte eine Reklamation eines kleinen Gewerbebetriebs in St. Gallen verständlicher formulieren. Sie ersetzt zunächst den Personennamen, übersieht aber die persönliche Adresse in der Fusszeile und den Namen im Dateititel.

Nach der vollständigen Prüfung erstellt sie statt des ursprünglichen Dokuments einen kurzen Musterabsatz. Er beschreibt nur den beanstandeten Arbeitsschritt und die gewünschte Rückmeldung. Eine Kollegin findet darin keinen Bezug mehr zum konkreten Auftrag. Den fertigen Formulierungsvorschlag überträgt Frau Müller anschliessend in das interne Schreiben mit den richtigen Angaben.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort üben Sie den KI-Einsatz anhand konkreter Arbeitsaufgaben, etwa Bürokommunikation, Dokumentstrukturierung oder Vorbereitung von Kundenservice-Wissen. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach unterstützen das Lernen. Zum belegten Angebot gehören auch betriebliche KI-Richtlinien und die sorgfältige Prüfung von Ergebnissen. Das Angebot finden Sie unter KI-Praxiskurse von absofort.

Ein passender Praxiskurs hilft, Dokumentarbeit und klare Arbeitsaufträge miteinander zu verbinden. Üben Sie dabei mit einem Muster, das Sie ausdrücklich für Schulungszwecke erstellt haben. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Ist ein Bildschirmfoto einfacher zu anonymisieren?

Es kann sichtbare Angaben enthalten, die beim schnellen Lesen übersehen werden, etwa geöffnete Tabs oder Dateinamen. Verwenden Sie möglichst einen neu geschriebenen Textausschnitt; auch ein Bild benötigt eine sorgfältige Prüfung.

Darf ich genaue Daten durch erfundene ersetzen?

Für einen ausdrücklich erfundenen Übungsfall kann das sinnvoll sein. Für fachliche Auswertungen kann es das Ergebnis verfälschen; halten Sie solche Veränderungen fest und lassen Sie keine falschen Daten ins Original zurückfliessen.

Was tue ich, wenn das Original schon hochgeladen wurde?

Stoppen Sie weitere Eingaben und informieren Sie die zuständige Person. Der Ablauf für versehentlich an KI gesendete Daten hilft, die nötigen Angaben und nächsten Schritte zu ordnen.