Welche sensiblen Daten gehören nicht ungeprüft in KI?

Das Problem

In einer gewöhnlichen Kundenmail steht plötzlich, dass jemand wegen einer Erkrankung einen Termin verschieben muss. Ein Bewerbungsdossier enthält Angaben über eine Behinderung. Wer nur auf Namen und Adressen achtet, übersieht leicht den besonders heiklen Inhalt solcher Dokumente.

«Sensibel» ist ein Alltagswort und zugleich ein Hinweis auf rechtlich besonders geschützte Datenarten. Nicht jede vertrauliche Information fällt in dieselbe gesetzliche Kategorie. Für Ihren ersten Prüfschritt genügt eine einfache Frage: Könnte die Weitergabe dieser Angabe einer Person schaden oder etwas sehr Persönliches über sie offenlegen?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Unterlage zuerst lokal. Lesen Sie den Text im freigegebenen Büroprogramm, bevor Sie ein KI-Fenster öffnen. Prüfen Sie die ganze E-Mail-Kette und alle Anhänge. So vermeiden Sie, dass die Suche nach heiklen Daten bereits durch Hochladen an einen ungeprüften Dienst erfolgt.

1. Markieren Sie besonders persönliche Inhalte. Dazu zählen nach dem Schweizer DSG unter anderem Gesundheit, Intimsphäre, Religion, politische Ansichten, Sozialhilfemassnahmen sowie Angaben über strafrechtliche oder administrative Verfolgungen und Sanktionen. Auch genetische und bestimmte biometrische Daten gehören dazu; biometrisch bedeutet hier körperbezogene Merkmale zur eindeutigen Identifikation.

1. Prüfen Sie den Zusammenhang. Ein neutral wirkender Kalendertermin kann mit dem Namen einer Spezialklinik eine Gesundheitsinformation vermitteln. Überlegen Sie, was eine aussenstehende Person aus der Kombination erkennen könnte. Prüfen Sie auch Betreffzeilen, Dateinamen und Tabellenüberschriften.

1. Stellen Sie die Aufgabenfrage. Benötigt die KI die heikle Angabe wirklich? Für eine freundliche Terminantwort reicht meist «Die Kundin kann den vereinbarten Termin nicht wahrnehmen». Schreiben Sie eine neue, verkürzte Ausgangsnotiz und vermeiden Sie das Kopieren des ganzen Verlaufs.

1. Entfernen Sie Wiedererkennungsmerkmale. Namen zu ersetzen reicht bei seltenen Fällen oft nicht. Verallgemeinern Sie Ort, Beruf und Ereignis, soweit die Aufgabe dadurch verständlich bleibt. Die Anleitung Daten vor KI anonymisieren zeigt zusätzliche Prüfungen für Dokumente.

1. Lassen Sie eine zweite Person gegenlesen. Nutzen Sie dafür eine intern berechtigte Person, keinen weiteren externen KI-Dienst. Fragen Sie: «Würdest du erkennen, wer gemeint ist?» Wenn ja, bleibt die Unterlage personenbezogen und braucht die entsprechende Freigabe.

1. Verwenden Sie KI erst mit einem geeigneten Ausgangstext. Nutzen Sie die Vorlage für die Formulierungsaufgabe. Prüfen Sie die Antwort auf neue Vermutungen über Gesundheit, Herkunft oder Lebensumstände. Ergänzungen, die Sie nicht ausdrücklich vorgegeben haben, gehören nicht in Ihre Kundenkommunikation.

Vorlage zum Kopieren

Formuliere einen sachlichen Antwortentwurf für folgenden erfundenen Fall:
Anliegen: [allgemein beschriebenes Anliegen]
Gewünschter nächster Schritt: [Termin oder Rückfrage]
Ton: [freundlich und knapp]
Verwende keine Namen, Diagnosen oder Vermutungen über persönliche Umstände.
Wenn eine Information fehlt, markiere sie mit [Rückfrage].
Ergänze weder Begründungen noch Zusagen, die in meinen Angaben nicht vorkommen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Was hilft beim täglichen Gegenlesen?

Gehen Sie den Text aus Sicht der betroffenen Person durch: Welche Aussage würde sie nur einem kleinen Kreis anvertrauen? Prüfen Sie danach, ob dieselbe Aussage für den gewünschten Antwortentwurf überhaupt gebraucht wird. Häufig lässt sich der Anlass erklären, ohne die persönliche Begründung mitzuteilen.

Legen Sie für wiederkehrende Aufgaben neutrale Musterformulierungen bereit, beispielsweise für Terminverschiebungen oder fehlende Unterlagen. Ergänzen Sie darin nur sachliche Angaben, die für den nächsten Schritt erforderlich sind. Wird ein Fall dadurch nicht mehr verständlich, improvisieren Sie keine Freigabe. Halten Sie die Unterlage zurück und fragen Sie die zuständige Person nach einem geeigneten Bearbeitungsweg.

Worauf Sie achten müssen

• Die Übersicht ist keine vollständige juristische Einstufung. Das Schweizer DSG definiert besonders schützenswerte Personendaten in Artikel 5; die genaue Einordnung hängt vom Inhalt ab.
• Auch gewöhnliche Kontaktdaten bleiben geschützt. Ein Dokument ohne Gesundheitsangaben darf deshalb nicht automatisch in jedes KI-Konto geladen werden.
• Vertrauliche Kalkulationen, Passwörter und Geschäftsgeheimnisse können ebenfalls hochriskant sein, obwohl sie nicht zwingend besonders schützenswerte Personendaten darstellen.
• Bei einem Versehen hilft der Ablauf Personendaten an KI gesendet. Melden Sie den Vorfall intern, statt stillschweigend weiterzuarbeiten.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller arbeitet im Sekretariat eines Weiterbildungsanbieters in Solothurn. Eine Teilnehmerin bittet unter Angabe einer Diagnose um einen späteren Kursbeginn. Frau Müller möchte eine einfühlsame Antwort schreiben und hält die Mail bereits zum Kopieren bereit.

Sie stoppt und formuliert stattdessen eine neutrale Aufgabenbeschreibung ohne Namen, Diagnose oder konkrete Kursdaten. Die KI entwirft einen höflichen Text, den Frau Müller anhand der tatsächlichen Umbuchungsregeln prüft. Die persönlichen Angaben bleiben im dafür vorgesehenen internen Ablagesystem. Die Aufgabe wird erledigt, ohne dass der KI-Dienst den medizinischen Hintergrund benötigt.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup vermittelt Grundregeln zum Umgang mit Daten, zur Prüfung von KI-Ergebnissen und zum Erkennen von Betrugsversuchen. Der Online-Kurs richtet sich auch an Menschen ohne Technikkenntnisse. Für Teams stehen Einladungen, Fortschrittsübersicht und eine Nachweismappe mit Kursinhalt und Abschlussangaben zur Verfügung. Das Angebot finden Sie unter Linup: KI sicher am Arbeitsplatz.

Linup kann Mitarbeitenden helfen, solche Warnsignale im Alltag zu erkennen und eine gemeinsame Rückfrageregel zu üben. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Sind Angaben über das Gehalt besonders schützenswert?

Finanzangaben sind nicht allein wegen ihres Betrags automatisch eine besondere Datenkategorie nach Schweizer DSG. Sie können trotzdem sehr vertraulich sein und erhebliche Folgen haben, wenn sie unberechtigt offengelegt werden.

Kann ich ein Foto statt des Textes hochladen?

Auch ein Foto kann dieselben persönlichen Informationen enthalten, zusätzlich Gesichter oder Hintergrunddetails. Behandeln Sie die fotografierte Unterlage deshalb ebenso sorgfältig wie die ursprüngliche Datei.

Ist ein Firmenkonto eine ausreichende Absicherung?

Ein freigegebenes Firmenkonto ist nur ein Teil der Voraussetzungen. Prüfen Sie zusätzlich, ob die konkrete Datenart und der konkrete Zweck erlaubt sind; mehr dazu unter Kundendaten in ChatGPT.