KI in der Sozialberatung: Wie schütze ich vertrauliche Fälle?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Sozialberatung einer Gemeinde. Nach jedem Gespräch muss sie ein Protokoll schreiben, einen Bericht verfassen und manchmal einen Brief an eine Amtsstelle aufsetzen. Das Schreiben kostet Zeit, die ihr für die Menschen fehlt. Eine Kollegin erzählt, sie lasse ihre Notizen von einer KI ordnen.

Frau Müller zögert zu Recht. In Beratungsfällen steht oft das Persönlichste: Schulden, Krankheit, Konflikte in der Familie, Aufenthaltsstatus. Diese Menschen haben ihr vertraut. Wenn solche Angaben bei einem fremden Anbieter landen, ist das schwer rückgängig zu machen.

Gleichzeitig ist KI kein Tabu. Sie kann bei Struktur, Sprache und Vorbereitung helfen, wenn Sie die vertraulichen Angaben draussen lassen. Diese Seite zeigt, wie. Sie ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Einfach erklärt: Warum sind Falldaten so geschützt?

Falldaten sind Personendaten, also Angaben, die sich auf eine bestimmte Person beziehen. Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe, Gesundheit und Ähnliches zählen im Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) zu den besonders schützenswerten Personendaten. Für sie gelten strengere Regeln.

Dazu kommt die Pflicht zur Verschwiegenheit. Welche genau gilt, hängt von Ihrer Anstellung ab. Bei Gemeinde- oder Kantonsstellen kommt das Amtsgeheimnis in Frage, bei bestimmten Berufen das Berufsgeheimnis nach Artikel 321 des Strafgesetzbuches, und zusätzlich gibt es kantonale Sozialhilfe- und Datenschutzregeln. Fragen Sie Ihre Vorgesetzten, welche Regeln für Sie gelten.

Mehr zur Grundidee lesen Sie unter Berufsgeheimnis und KI und KI und Amtsgeheimnis in der Verwaltung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Regeln Ihres Arbeitgebers. Gibt es eine KI-Weisung? Welche Programme sind freigegeben? Ohne Antwort verzichten Sie auf echte Falldaten.

1. Entscheiden Sie, was die KI können soll. Struktur eines Protokolls, Gliederung eines Berichts, Formulierungshilfe für einen Brief: Meist braucht die KI dafür keine echten Namen.

1. Schreiben Sie den Fall um. Ersetzen Sie Namen durch Platzhalter wie [Klient/in], Daten durch [Datum], Orte durch [Gemeinde]. Entfernen Sie Beruf, Alter, Herkunft und seltene Details, die auf die Person hindeuten.

1. Prüfen Sie die Erkennbarkeit. Fragen Sie sich: Könnte eine Nachbarin oder Kollegin erraten, wer gemeint ist? Wenn ja, abstrahieren Sie weiter. Hilfreich ist Falldaten anonymisieren.

1. Lassen Sie die KI nur Gerüst und Sprache liefern. Bitten Sie um eine Gliederung, Fragenliste oder einen Brieftext mit Platzhaltern.

1. Ergänzen Sie die echten Angaben im Fachsystem. Setzen Sie Namen und Details erst dort ein, wo sie ohnehin gespeichert werden dürfen.

1. Prüfen Sie jeden Text fachlich. Die KI kennt weder die Person noch die kantonalen Regeln. Inhalte, Beträge und Fristen kontrollieren Sie selbst.

1. Halten Sie fest, was Sie getan haben. Eine kurze Notiz, welche Aufgaben mit KI und ohne Falldaten erledigt wurden, schafft Klarheit im Team.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt enthält keinen echten Fall. Er erzeugt ein Gerüst für ein Beratungsprotokoll.

Du unterstützt eine Sozialberaterin in der Schweiz bei der Struktur eines Gesprächsprotokolls.
Erstelle eine Gliederung für ein Protokoll zum Thema [Thema, z. B. Budgetberatung] mit Abschnitten für Anlass, Situation, besprochene Möglichkeiten, vereinbarte nächste Schritte und offene Fragen.
Gib unter jedem Abschnitt 2–3 Leitfragen an, die ich mir beim Ausfüllen stellen kann.
Regeln: Verwende nur Platzhalter wie [Klient/in], [Datum], [Betrag]. Schreibe keine Annahmen über eine konkrete Person. Sprache: Deutsch (Schweiz), sachlich, wertschätzend, keine Diagnosen.

Passen Sie das Thema und die Abschnitte an Ihre Stelle an. Das ausgefüllte Protokoll bleibt in Ihrem Fachsystem.

Worauf Sie achten müssen

• Keine echten Fälle in freie Chat-Dienste: Kostenlose oder private Konten sind dafür ungeeignet. Vertrag, Speicherort und Zugriff sind unklar.
• Anonymisieren heisst mehr als Namen löschen: Auch Kombinationen aus Alter, Wohnort und Lebenslage können eine Person verraten.
• Keine Entscheide durch KI: Entscheide über Leistungen oder Massnahmen treffen Menschen mit Fachverantwortung. Die KI darf höchstens vorbereiten.
• Fehler und Vorurteile: KI kann Sachverhalte erfinden oder Menschen stereotyp beschreiben. Prüfen Sie jeden Satz.
• Kantonale Unterschiede: Sozialhilfe ist weitgehend kantonal geregelt. Regeln zu Schweigepflicht und Datenweitergabe unterscheiden sich.
• Kein Pauschalurteil: Ob eine KI-Nutzung zulässig ist, beurteilt Ihre Rechts- oder Datenschutzstelle im Einzelfall.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sozialberaterin in einer Aargauer Gemeinde bereitet einen Bericht für eine Fallkonferenz vor. Sie hat die Notizen in einem Dokument, die Zeit ist knapp.

Vorher: Sie hätte die ganzen Notizen mit Namen, Diagnosen und Schulden in einen Chat kopiert. Nachher: Sie lässt sich nur eine Berichtsgliederung und Formulierungen für einen Abschnitt «Ressourcen» mit Platzhaltern erstellen. Die konkreten Angaben ergänzt sie im Gemeindesystem. Der Bericht ist schneller fertig, und kein Falldatum hat die Gemeinde verlassen. Ihre Leitung hält die Vorgehensweise in der Arbeitsanweisung fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer in der Beratung, im Support oder in der Organisation arbeitet, kann KI am besten lernen, wenn das Training zur eigenen Rolle passt. Die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen bietet rollenbezogene Kurse mit durchgehendem Praxisfall und Praxis-Prompts. Mit dem kostenlosen fachlichen Jobrollen-Assessment wählen Sie bis zu drei passende Zertifizierungen aus.

Die Kurse ersetzen weder eine Rechtsberatung noch die Weisungen Ihres Arbeitgebers. Sie helfen Ihnen aber, KI gezielt für Struktur und Sprache einzusetzen.

Häufige Fragen

Darf ich Gesprächsnotizen von einer KI zusammenfassen lassen?

Nur wenn Ihr Arbeitgeber die Lösung freigegeben hat und Vertrag, Speicherort und Zugriff geklärt sind. Ohne diese Klärung verwenden Sie erfundene oder abstrahierte Beispiele.

Reicht es, den Namen wegzulassen?

Meist nicht. Auch Wohnort, Alter, Familienkonstellation und besondere Ereignisse können eine Person erkennbar machen. Prüfen Sie, ob jemand aus dem Umfeld sie trotzdem erkennen würde.

Gilt das auch für anonyme Statistik?

Gut aggregierte Zahlen ohne Bezug zu einzelnen Personen sind weniger heikel. Bei kleinen Gruppen können Einzelne dennoch erkennbar sein. Lesen Sie ergänzend Sensible Daten und KI.

Wo finde ich eine Vorlage für interne Regeln?

Ein Ausgangspunkt ist die KI-Richtlinie für Mitarbeitende. Passen Sie sie mit Ihrer Rechtsstelle an Ihre Organisation an.