KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Vorlage fürs KMU

Das Problem

In vielen kleinen Betrieben nutzt bereits jemand KI, oft ohne dass die Geschäftsleitung davon weiss. Die eine Mitarbeiterin schreibt Offerten mit einem Chatdienst vor, der Lehrling lässt Bilder für Social Media erzeugen, und der Inhaber fragt die KI nach Steuertipps. Jeder macht es anders.

Das führt zu Unsicherheit. Niemand weiss genau, welche Daten eingegeben werden dürfen und wer für ein fehlerhaftes Ergebnis geradesteht. Fragen wie «Darf ich das?» landen immer wieder bei denselben Personen.

Eine KI-Richtlinie ist eine schriftliche Weisung des Arbeitgebers zum Umgang mit KI. Sie schafft Klarheit, schützt Geschäftsgeheimnisse und Personendaten und zeigt dem Team, dass KI erwünscht ist, wenn sie sorgfältig eingesetzt wird. Sie muss nicht lang sein, sondern verständlich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine kurze Bestandesaufnahme. Fragen Sie im Team offen und ohne Vorwürfe: Wer nutzt welche KI-Dienste wofür? Notieren Sie die Antworten in einer einfachen Liste. So bauen Sie die Richtlinie auf der Realität auf, nicht auf Vermutungen.

1. Legen Sie die erlaubten Werkzeuge fest. Bestimmen Sie, welche Dienste mit welchem Konto erlaubt sind. Am sichersten ist ein Geschäftskonto, dessen Vertrag und Datenregeln jemand geprüft hat. Halten Sie auch fest, was gilt, wenn jemand einen neuen Dienst ausprobieren möchte.

1. Definieren Sie Datenklassen. Teilen Sie Informationen in einfache Gruppen ein, etwa: öffentlich, intern, vertraulich, besonders schützenswert. Schreiben Sie zu jeder Gruppe, ob sie in KI eingegeben werden darf. Beispiele machen das greifbar.

1. Regeln Sie Kontrolle und Freigabe. Halten Sie fest, dass KI-Ergebnisse immer von einem Menschen geprüft werden. Bestimmen Sie, welche Texte vor dem Versand eine zweite Person sehen muss, etwa Offerten, Verträge oder Veröffentlichungen.

1. Lassen Sie einen Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten, um einen ersten Text zu erhalten. Prüfen und kürzen Sie ihn anschliessend selbst. Die KI kennt Ihren Betrieb nicht und schlägt manchmal Regeln vor, die nicht passen.

1. Besprechen Sie den Entwurf im Team. Mitarbeitende wissen am besten, wo KI im Alltag hilft und wo Unsicherheit besteht. In der Schweiz haben Mitarbeitende zudem Mitwirkungsrechte in bestimmten Bereichen; die Seite Mitwirkung bei der KI-Einführung erklärt das.

1. Verteilen, schulen, überprüfen. Geben Sie die Richtlinie allen schriftlich ab und erklären Sie sie kurz. Planen Sie eine Überprüfung ein, zum Beispiel jedes halbe Jahr, weil sich KI-Dienste rasch verändern.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Beraterin für Organisation in Schweizer KMU.
Erstelle einen Entwurf für eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende, höchstens zwei A4-Seiten, Deutsch Schweiz, einfache Sprache, Sie-Form.
Betrieb: [Branche], [Anzahl Mitarbeitende], [Ort].
Erlaubte KI-Dienste und Konten: [Liste].
Typische Aufgaben mit KI: [z. B. Textentwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen].
Tabu-Daten: [z. B. Kundendaten, Lohnangaben, Gesundheitsdaten, Preiskalkulationen].
Freigabe nötig für: [z. B. Offerten, Verträge, Veröffentlichungen].
Ansprechperson bei Fragen: [Funktion].
Gliederung: Zweck, Geltungsbereich, erlaubte Werkzeuge, Datenregeln mit Beispielen, Kontrolle und Freigabe, Kennzeichnung, Meldung von Problemen, Schulung, Überprüfung.
Erfinde keine Gesetzesartikel. Markiere Stellen, die rechtlich geprüft werden sollten, mit [PRÜFEN].

Füllen Sie die Klammern mit Ihren tatsächlichen Werkzeugen und Regeln; lassen Sie die markierten Stellen anschliessend fachlich prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Weisungsrecht nutzen, aber verhältnismässig: Der Arbeitgeber darf nach Art. 321d OR Weisungen zur Arbeitsweise geben. Regeln sollen nachvollziehbar und umsetzbar sein.
• Datenschutz: Personendaten von Kundschaft und Mitarbeitenden unterliegen dem DSG. Die Richtlinie soll klar sagen, dass solche Daten nur in geprüfte Abläufe gehören.
• Überwachung vermeiden: Eine Richtlinie regelt die Nutzung. Sie berechtigt nicht dazu, Mitarbeitende lückenlos zu überwachen. Kontrollen müssen verhältnismässig bleiben.
• EU-Bezug: Wer KI-Systeme im EU-Raum einsetzt oder deren Ergebnisse dort verwendet, sollte prüfen, ob der EU AI Act betroffen ist. Er verlangt unter anderem ausreichende KI-Kompetenz des Personals; mehr dazu bei Wer muss geschult werden.
• KI-Entwurf nicht ungeprüft übernehmen: Eine KI kann Regeln oder Gesetzesbezüge erfinden. Lassen Sie heikle Punkte von einer Fachperson prüfen.
• Aktualität: Anbieter ändern Bedingungen und Funktionen. Ein Termin für die Überprüfung gehört in die Richtlinie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Langenthal mit acht Mitarbeitenden hatte keine Regeln. Eine Sachbearbeiterin lud Bilanzen von Kundschaft in einen kostenlosen Dienst hoch, um Erläuterungen zu formulieren. Der Inhaber erfuhr davon zufällig und war beunruhigt.

Nach einer Teamsitzung entstand eine zweiseitige Richtlinie. Kundendaten dürfen nur noch anonymisiert verwendet werden, für Erläuterungstexte gibt es eine Vorlage mit Platzhaltern. Die Richtlinie hängt im Pausenraum und wird jeden Frühling gemeinsam überarbeitet. Die Fragen an den Inhaber sind seither deutlich seltener geworden.

So hilft Ihnen Alpasana

Eine Richtlinie wirkt erst, wenn das Team sie versteht. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort vermittelt den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und den Einsatz von KI in Verwaltung, Kommunikation und Texten. Schweizer Praxisbezug und Datenschutz sind Teil der Lerninhalte, bei EU-Bezug auch der EU AI Act.

Mitarbeitende lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Teams gibt es eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen. Die Weiterbildung ersetzt nicht Ihre eigene Richtlinie, macht deren Umsetzung aber einfacher.

Häufige Fragen

Muss ein KMU eine KI-Richtlinie haben?

In der Schweiz gibt es keine allgemeine Pflicht, eine eigene KI-Richtlinie zu erstellen. Sie hilft aber, Datenschutz- und Sorgfaltspflichten im Alltag einzuhalten. Für Betriebe mit EU-Bezug kann sie Teil der Massnahmen zur KI-Kompetenz sein.

Wie lang sollte die Richtlinie sein?

Für ein KMU reichen oft ein bis zwei Seiten. Wichtiger als die Länge sind konkrete Beispiele, was erlaubt ist und was nicht. Details können in einem Anhang stehen.

Sollen Mitarbeitende die Richtlinie unterschreiben?

Eine Unterschrift ist nicht zwingend, schafft aber einen Nachweis, dass alle die Regeln erhalten haben. Viele Betriebe lassen den Empfang bestätigen. Wichtiger ist, dass die Regeln erklärt und verstanden werden.

Was mache ich mit Diensten, die neu auf den Markt kommen?

Halten Sie einen einfachen Weg fest: Wer einen neuen Dienst nutzen will, meldet ihn der Ansprechperson. Diese prüft Konto, Datenregeln und Kosten und ergänzt bei Bedarf die Liste.