Darf der Arbeitgeber die Nutzung von KI verbieten?

Das Problem

Entweder sind Sie Chefin und fragen sich, ob Sie Ihrem Team die Nutzung von ChatGPT & Co. untersagen dürfen, weil Sie um Kundendaten fürchten. Oder Sie sind Mitarbeiterin, haben KI schon hilfreich eingesetzt und lesen nun, dass sie verboten wird. Beide Seiten fragen sich: Geht das überhaupt?

Der Streit entsteht oft, weil nichts schriftlich geregelt ist. Einige im Team nutzen KI offen, andere heimlich, und die Leitung erfährt davon zufällig. Dann kommt ein pauschales Verbot, das niemand versteht. Dabei gibt es klare Grundsätze, wie ein Betrieb mit dem Thema umgehen kann.

Dieser Beitrag erklärt die Grundsätze des Schweizer Arbeitsrechts in einfacher Sprache. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend sind Ihr Arbeitsvertrag, ein allfälliger Gesamtarbeitsvertrag und die betrieblichen Regeln.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Hinweis: KI hilft Ihnen hier höchstens beim Strukturieren und Formulieren. Die rechtliche Beurteilung treffen Sie mit einer Fachperson.

1. Verstehen Sie das Weisungsrecht. Im Arbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber allgemeine Anordnungen erlassen und besondere Weisungen erteilen, wie die Arbeit auszuführen ist; die Arbeitnehmenden müssen sie nach Treu und Glauben befolgen (siehe Quelle zum Obligationenrecht). Dazu gehört, welche Werkzeuge und Programme eingesetzt werden dürfen.

1. Nennen Sie sachliche Gründe. Ein Verbot oder eine Einschränkung ist gut begründbar, wenn es um Datenschutz, Geheimhaltung, Berufsgeheimnisse, Kundenverträge oder Sicherheit geht. Arbeitnehmende müssen berechtigte Geschäftsgeheimnisse wahren; das Datenschutzgesetz verlangt Massnahmen zur Datensicherheit.

1. Unterscheiden Sie Arten der Regelung. Es gibt ein Totalverbot, ein Verbot bestimmter Werkzeuge (z. B. privater Konten), eine Erlaubnis nur für freigegebene Werkzeuge und Aufgaben oder eine Erlaubnis mit Auflagen. Wählen Sie das mildeste Mittel, das den Zweck erfüllt; siehe Verbot oder sichere Alternative.

1. Regeln Sie es schriftlich und klar. Eine Weisung, die niemand kennt, kann man schlecht durchsetzen. Halten Sie fest: Was gilt, ab wann, für wen, bei wem man nachfragt. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

1. Informieren Sie das Team. Erklären Sie die Gründe, bieten Sie Alternativen an und geben Sie eine Anlaufstelle für Fragen. Ein Verbot ohne Erklärung weckt Widerstand.

1. Prüfen Sie bestehende Verträge und Mitwirkung. Enthält der Gesamtarbeitsvertrag oder das Reglement Vorgaben? Gibt es eine Arbeitnehmervertretung, die informiert oder angehört werden muss? Siehe Mitwirkung in der Schweiz.

1. Überprüfen Sie die Regel regelmässig. KI entwickelt sich schnell. Ein Verbot, das heute sinnvoll ist, kann in einem Jahr durch eine sichere Lösung ersetzt werden. Legen Sie Prüfzeitpunkte fest.

Welche Regel für welchen Zweck?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Gliederung für eine betriebliche Regel; setzen Sie keine Personen- oder Kundendaten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir wollen die Nutzung von KI-Werkzeugen regeln.
Ausgangslage: [z. B. einige Mitarbeitende nutzen ChatGPT mit privaten Konten; wir haben Kundendaten und Berufsgeheimnisse].
Erstelle eine Gliederung für eine kurze schriftliche Weisung mit: Zweck, Geltungsbereich, erlaubte Werkzeuge und Aufgaben, verbotene Eingaben (Datenarten), Umgang mit Ergebnissen (Prüfung, Kennzeichnung), Meldung von Vorfällen, Ansprechperson, Inkrafttreten, Überprüfung.
Ergänze zu jedem Punkt eine Frage, die wir mit einer Rechtsberaterin klären sollten.
Kein fertiger Vertragstext, keine Rechtsauskunft. Unsicheres mit [klären] markieren.

Passen Sie die Ausgangslage an; für Betriebe mit Berufsgeheimnis (Treuhand, Anwaltskanzlei, Arztpraxis) gelten strengere Anforderungen.

Worauf Sie achten müssen

• Grenzen des Weisungsrechts: Weisungen müssen nach Treu und Glauben und im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen; sie dürfen die Persönlichkeit der Arbeitnehmenden nicht verletzen. Die Arbeitgeberin hat die Persönlichkeit der Arbeitnehmenden zu achten und zu schützen. Ein sachlich begründetes Verbot von Werkzeugen liegt im üblichen Rahmen.
• Klarheit schlägt Strenge: Ein unklares oder überraschendes Verbot kann kaum durchgesetzt werden. Wer ein Verbot ausspricht, sollte es dokumentieren und bekannt machen.
• Alternativen anbieten: Ein reines Verbot treibt die Nutzung oft in den Verborgenen. Eine freigegebene, datenschutzfreundliche Lösung ist meist wirksamer; siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen.
• Privates: Was Mitarbeitende privat in ihrer Freizeit tun, kann der Arbeitgeber nicht verbieten. Er darf aber regeln, dass bei der Arbeit keine Betriebsdaten in private Konten gelangen.
• Besondere Pflichten: Branchen mit Berufsgeheimnis oder Aufsicht haben weitere Vorgaben, die das Verbot oder die Einschränkung nahelegen können.
• Streit vermeiden: Wenn jemand das Verbot für unzulässig hält, sprechen Sie zuerst; bei Bedarf hilft eine Beratungsstelle oder Rechtsschutz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Treuhandfirma in Aarau stellt die Leiterin der Administration, Frau Müller, fest, dass zwei Kolleginnen Kundenbriefe mit einem frei zugänglichen Chatbot formulieren, inklusive Namen und Zahlen. Die Geschäftsführung möchte KI «sofort verbieten».

Frau Müller schlägt eine abgestufte Regel vor: Ab sofort keine Kundendaten in nicht freigegebene Werkzeuge; ein geprüftes Werkzeug mit Datenschutzvereinbarung wird bis Jahresende getestet; bis dahin sind anonymisierte Texte erlaubt. Die Weisung wird schriftlich ausgegeben und in einer Teamsitzung erklärt. Die Kolleginnen fühlen sich ernst genommen und halten sich an die Regel.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Betriebe, die KI regeln und sicher einführen wollen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen: KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, mit Datenschutz als Lerninhalt, dem verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und dem EU AI Act bei EU-Bezug. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtliche Beratung zu Ihrer Weisung gehört nicht dazu. Wenn es um Ihren Vertrag geht, wenden Sie sich an eine Fachperson für Arbeitsrecht.

Häufige Fragen

Muss der Arbeitgeber das Verbot schriftlich festhalten?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Schriftlich ist aber sehr ratsam, damit niemand behaupten kann, er habe nichts gewusst. Ein Verbot, das nie kommuniziert wurde, ist schwer durchsetzbar.

Darf ich mich als Mitarbeiter wehren?

Sie dürfen nachfragen, warum die Regel gilt, und Alternativen vorschlagen. Eine sachlich begründete Weisung müssen Sie in der Regel befolgen. Ist sie unklar oder greift sie in Ihre Rechte ein, suchen Sie das Gespräch und holen Sie Rat, zum Beispiel bei einer Gewerkschaft oder Rechtsschutzversicherung.

Gilt das auch für Homeoffice?

Ja, die betrieblichen Regeln gelten bei der Arbeit unabhängig vom Ort. Das gilt besonders für Betriebsdaten. Klären Sie, wie private Geräte und Konten im Homeoffice behandelt werden.