Darf ich KI bei der Arbeit ohne Erlaubnis nutzen?

Das Problem

Frau Müller hat gehört, dass KI beim Formulieren von Briefen und beim Zusammenfassen langer Dokumente hilft. Sie würde gern einmal ausprobieren, wie eine heikle Antwort an einen Lieferanten mit KI-Hilfe klingt. Ihre Chefin ist diese Woche in den Ferien, und eine schriftliche Regel zu KI gibt es im Betrieb nicht.

Darf sie einfach loslegen? Im Schweizer Arbeitsrecht gibt es kein Gesetz, das KI am Arbeitsplatz ausdrücklich erlaubt oder verbietet. Es gelten die allgemeinen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag: Sie arbeiten sorgfältig, wahren die Interessen des Betriebs und befolgen Weisungen. Das steht im Obligationenrecht, vor allem in Art. 321a und 321d OR.

Das eigentliche Risiko liegt selten im Ausprobieren an sich. Es liegt darin, was Sie eingeben: Kundendaten, Preise, interne Notizen. Gelangen solche Angaben unkontrolliert zu einem fremden Anbieter, kann das für den Betrieb teuer werden und für Sie arbeitsrechtliche Folgen haben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Suchen Sie nach bestehenden Regeln. Schauen Sie im Personalreglement, im Intranet, in Ihrem Arbeitsvertrag und in IT-Weisungen nach. Suchen Sie nach Begriffen wie «KI», «Cloud», «Software» oder «Internetdienste». Auch eine allgemeine Regel, dass nur freigegebene Programme benutzt werden dürfen, gilt für KI-Dienste.

1. Unterscheiden Sie zwischen Ausprobieren und Arbeiten. Allgemeine Fragen ohne Firmenbezug, etwa «Wie formuliere ich eine höfliche Absage?», sind etwas anderes als das Hochladen eines Kundenvertrags. Für Ersteres reicht meist gesunder Menschenverstand, für Letzteres brauchen Sie eine Freigabe.

1. Geben Sie keine vertraulichen Daten ein. Lassen Sie Namen, Adressen, Preise, Vertragsdetails und interne Zahlen weg, solange nichts geklärt ist. Ersetzen Sie sie durch Platzhalter wie [Kunde] oder [Betrag]. So können Sie den Nutzen testen, ohne etwas preiszugeben.

1. Fragen Sie kurz schriftlich nach. Eine E-Mail an Ihre vorgesetzte Person schafft Klarheit. Nutzen Sie dafür die Vorlage unten. Die Antwort bewahren Sie auf, damit Sie später belegen können, was abgesprochen wurde.

1. Klären Sie das Konto. Fragen Sie, ob der Betrieb ein eigenes, geprüftes KI-Konto anbietet. Ob Sie Ihr privates Konto verwenden dürfen, ist eine eigene Frage; mehr dazu auf der Seite privates KI-Konto beruflich nutzen.

1. Prüfen Sie jedes Ergebnis selbst. KI kann überzeugend klingende, aber falsche Aussagen machen. Sie bleiben für Ihre Arbeit verantwortlich, auch wenn ein Text von der KI vorgeschlagen wurde. Lesen Sie deshalb alles vor der Verwendung genau.

1. Gehen Sie offen damit um. Wenn Sie KI regelmässig nutzen, sagen Sie es Ihrem Team. Das verhindert Missverständnisse und hilft, gemeinsame Regeln zu entwickeln.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lässt sich die Anfrage an Ihre vorgesetzte Person vorbereiten:

Schreibe eine kurze, sachliche E-Mail an meine vorgesetzte Person [Name/Funktion].
Ich möchte KI-Werkzeuge für folgende Aufgaben nutzen: [z. B. Entwürfe für Standardbriefe, Zusammenfassungen öffentlicher Dokumente].
Ich plane, dafür [Name des Dienstes] mit [privatem / geschäftlichem] Konto zu verwenden.
Ich gebe keine Kundendaten, Preise oder internen Unterlagen ein, solange das nicht geklärt ist.
Bitte frage nach: Ist das erlaubt? Gibt es einen freigegebenen Dienst? Welche Daten sind tabu?
Ton: freundlich, Deutsch Schweiz, Sie-Form, höchstens 120 Wörter.

Passen Sie Aufgaben und Dienst an Ihre Situation an; je konkreter Ihre Frage, desto klarer die Antwort.

Worauf Sie achten müssen

• Weisungen gehen vor: Verbietet Ihr Arbeitgeber KI-Dienste oder erlaubt nur bestimmte, müssen Sie sich daran halten. Das Weisungsrecht nach Art. 321d OR gilt auch für die Wahl der Arbeitsmittel.
• Treuepflicht und Geheimhaltung: Geschäftsgeheimnisse dürfen Sie nicht an Dritte weitergeben. Ein KI-Anbieter ist ein solcher Dritter, sofern kein Vertrag mit dem Betrieb besteht.
• Personendaten: Angaben über Kundinnen, Kollegen oder Bewerbende unterliegen dem Datenschutzgesetz (DSG). Diese Daten gehören nur in einen geprüften, freigegebenen Ablauf.
• Falsche Ergebnisse: KI erfindet manchmal Fakten, Zahlen oder Quellen. Das nennt man Halluzination. Prüfen Sie Ergebnisse immer, bevor sie den Betrieb verlassen.
• Berufsgeheimnisse: In Praxen, Kanzleien, Treuhand oder Verwaltung gelten zusätzliche Schweigepflichten. Dort ist besondere Vorsicht nötig.
• Einzelfall prüfen: Ob ein konkreter Einsatz zulässig ist, hängt von Ihrem Vertrag und den Umständen ab. Bei Unsicherheit hilft eine Fachperson für Arbeitsrecht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in Wil SG hat keine KI-Regel. Die Mitarbeiterin im Büro kopierte bisher manchmal ganze Kundenreklamationen samt Adresse in einen kostenlosen Chatdienst, um höfliche Antworten zu erhalten. Niemand wusste davon, bis ein Kunde fragte, warum seine Angaben in einer automatischen Antwort so detailliert wiederholt wurden.

Nach einem kurzen Gespräch mit dem Inhaber gilt nun: KI darf für Formulierungen genutzt werden, aber nur mit Platzhaltern. Echte Kundendaten setzt die Mitarbeiterin erst im Mailprogramm ein. Der Inhaber prüft, ob sich ein Geschäftskonto mit geklärten Datenregeln lohnt.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit nicht jede Person für sich herausfinden muss, was erlaubt ist, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Mitarbeitende lernen dort, KI für Verwaltung, Kommunikation und Texte einzusetzen und dabei sorgfältig mit Unternehmensdaten umzugehen. Schweizer Praxisbezug und Datenschutz gehören zu den Lerninhalten.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo und enden mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Die Weiterbildung ersetzt keine betriebliche Regel; sie hilft aber, solche Regeln im Alltag zu verstehen und anzuwenden.

Häufige Fragen

Kann ich Ärger bekommen, wenn ich KI ohne Erlaubnis genutzt habe?

Das hängt davon ab, ob es ein Verbot gab und welche Daten Sie eingegeben haben. Wer gegen eine klare Weisung verstösst oder vertrauliche Daten preisgibt, riskiert arbeitsrechtliche Massnahmen. Mehr dazu auf der Seite heimlich KI genutzt.

Muss ich angeben, dass ein Text mit KI entstanden ist?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht dazu gibt es für interne Arbeit nicht. Ihr Arbeitgeber kann es aber verlangen, und Offenheit schafft Vertrauen. Die Seite KI-Nutzung offenlegen geht darauf ein.

Was ist, wenn meine Chefin selbst KI nutzt, aber nichts geregelt hat?

Dann lohnt es sich, gemeinsam eine einfache Regel festzuhalten. Das schützt alle Beteiligten und verhindert, dass jede Person anders vorgeht. Schlagen Sie vor, kurz aufzuschreiben, welche Dienste und Daten erlaubt sind.

Gilt das auch im Homeoffice?

Ja, die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag gelten unabhängig vom Arbeitsort. Im Homeoffice ist zusätzlich darauf zu achten, dass niemand im Haushalt vertrauliche Inhalte mitliest.