Darf ich mein privates KI-Konto beruflich verwenden?

Das Problem

Frau Müller nutzt zu Hause einen KI-Chatdienst, um Rezepte anzupassen oder Ferienreisen zu planen. Sie kennt das Programm gut. Im Büro wäre es praktisch, damit auch rasch einen Brief an die Gemeinde oder eine Zusammenfassung eines langen Protokolls zu erstellen. Ein Geschäftskonto gibt es nicht.

Was harmlos wirkt, vermischt zwei Welten. Im privaten Konto haben Sie mit dem Anbieter einen Vertrag als Privatperson abgeschlossen. Ihr Arbeitgeber ist daran nicht beteiligt. Er weiss nicht, welche Daten dort liegen, kann sie nicht löschen und hat keine Kontrolle über die Einstellungen.

Hinzu kommt: Viele kostenlose oder private Konten erlauben dem Anbieter, Eingaben zur Verbesserung der Dienste zu verwenden, sofern Sie das nicht abschalten. Was Sie dort eingeben, kann also länger gespeichert bleiben, als Sie denken. Verlassen Sie die Firma, bleiben die Chatverläufe in Ihrem privaten Konto zurück.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragen Sie nach einem Geschäftskonto. Erkundigen Sie sich, ob der Betrieb einen KI-Dienst mit eigenem Firmenkonto anbietet. Ein solches Konto unterliegt einem Vertrag zwischen Betrieb und Anbieter, und die Firma kann Zugriffe verwalten. Das ist fast immer die bessere Lösung.

1. Holen Sie eine ausdrückliche Erlaubnis ein. Gibt es kein Firmenkonto, fragen Sie schriftlich, ob Ihr privates Konto für bestimmte Aufgaben genutzt werden darf. Halten Sie fest, für welche Aufgaben und mit welchen Daten. Die Seite KI am Arbeitsplatz ohne Erlaubnis hilft bei der Formulierung.

1. Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Kontos. Öffnen Sie im KI-Dienst die Einstellungen, meist unter Ihrem Profilbild. Suchen Sie nach Abschnitten wie «Datenkontrollen» oder «Datenschutz». Prüfen Sie, ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden dürfen, und schalten Sie das bei Bedarf ab. Was genau dahintersteht, erklärt die Seite Training mit eigenen Eingaben.

1. Geben Sie nur unkritische Inhalte ein. Arbeiten Sie im privaten Konto nur mit Texten ohne Personendaten und ohne Geschäftsgeheimnisse. Ersetzen Sie Namen und Zahlen durch Platzhalter. Kundenlisten, Verträge und interne Zahlen gehören nie dorthin.

1. Trennen Sie die Verläufe. Löschen Sie berufliche Chats nach Abschluss der Aufgabe, oder nutzen Sie, falls vorhanden, einen vorübergehenden Chatmodus. Legen Sie berufliche Ergebnisse im Ablagesystem des Betriebs ab, nicht nur im KI-Dienst.

1. Planen Sie den Austritt. Wenn Sie die Stelle wechseln, sollten keine Firmendaten in Ihrem privaten Konto bleiben. Was dabei zu beachten ist, beschreibt die Seite KI-Konten beim Austritt.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft, einen beruflichen Text ohne vertrauliche Angaben vorzubereiten:

Ich arbeite in einem Schweizer Betrieb und nutze ein privates KI-Konto. Ich gebe dir bewusst keine echten Namen oder Firmendaten.
Aufgabe: [z. B. Formuliere eine höfliche Erinnerung an eine offene Rückmeldung].
Empfänger: [Funktion, z. B. Sachbearbeitung einer Gemeinde].
Wichtige Punkte: [allgemeine Inhalte ohne Namen und Beträge].
Ton: freundlich, sachlich, Deutsch Schweiz, Sie-Form.
Verwende [Name], [Datum] und [Betrag] als Platzhalter.
Gib am Schluss eine kurze Liste, welche Angaben ich selbst ergänzen muss.

Ergänzen Sie die Platzhalter erst im Mailprogramm des Betriebs, nicht im KI-Dienst.

Worauf Sie achten müssen

• Nutzungsbedingungen: Prüfen Sie, ob die Bedingungen Ihres privaten Kontos eine berufliche Nutzung überhaupt vorsehen. Anbieter unterscheiden oft zwischen Privat- und Geschäftsangeboten.
• Datenschutz: Personendaten von Kundschaft oder Kollegen unterliegen dem Datenschutzgesetz. Ob sie an einen Anbieter weitergegeben werden dürfen, hängt insbesondere vom Zweck, der rechtlichen Zulässigkeit, den Rollen bei der Bearbeitung und den Schutzmassnahmen ab; bei einer Auftragsbearbeitung ist auch deren vertragliche Regelung zu prüfen.
• Geheimhaltungspflicht: Nach Art. 321a OR müssen Sie Geschäftsgeheimnisse wahren. Das gilt auch gegenüber einem KI-Anbieter.
• Zugriff und Sicherheit: Ein privates Konto ist oft nur mit einem einfachen Passwort gesichert. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung, also einen zusätzlichen Code bei der Anmeldung.
• Verantwortung für Ergebnisse: Auch mit privatem Konto bleiben Sie für die Richtigkeit Ihrer Arbeit verantwortlich. KI-Antworten können falsch sein.
• Einzelfall: Ob die Nutzung zulässig ist, entscheidet Ihr Arbeitgeber im Rahmen des Rechts. Bei Unsicherheit lassen Sie die Frage fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Physiotherapiepraxis in Chur nutzte die Empfangsmitarbeiterin ihr privates Konto, um Terminerinnerungen zu formulieren. Dabei kopierte sie gelegentlich Namen und Behandlungsgründe in den Chat. Als sie bei einer Weiterbildung hörte, dass Gesundheitsdaten besonders schützenswert sind, wurde sie unsicher.

Gemeinsam mit der Praxisleitung legte sie fest: Im privaten Konto werden nur noch allgemeine Textbausteine mit Platzhaltern erstellt. Die alten Chats mit Patientenbezug hat sie gelöscht. Die Praxis prüft nun, ob ein Geschäftsangebot mit geklärten Datenregeln sinnvoll ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Regeln zur Nutzung privater KI-Konten am Arbeitsplatz vermitteln wollen, behandelt Linup: KI sicher am Arbeitsplatz den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und Betrugsversuche. Mitarbeitende können damit Grundwissen für bewusste Entscheidungen aufbauen. Ob ein privates Konto im konkreten Fall zulässig ist, beantwortet der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Darf mein Arbeitgeber meine privaten Chatverläufe einsehen?

Grundsätzlich nein, denn das Konto gehört Ihnen. Wenn Sie es beruflich genutzt haben, kann der Arbeitgeber jedoch verlangen, dass Firmendaten herausgegeben oder gelöscht werden. Eine saubere Trennung erspart solche Diskussionen.

Ist ein bezahltes Privatabo sicherer als ein kostenloses?

Ein bezahltes Abo bietet oft mehr Funktionen, ist aber nicht automatisch ein Geschäftsvertrag. Prüfen Sie die Datenregeln einzeln. Für Firmendaten bleibt ein Konto, das der Betrieb verwaltet, die sicherere Wahl.

Kann ich die Kosten für mein privates Abo dem Arbeitgeber verrechnen?

Das ist Verhandlungssache und sollte vorher abgesprochen werden. Wenn der Betrieb die Kosten übernimmt, lohnt sich meist gleich ein Geschäftskonto, das er selbst verwaltet.

Was tue ich, wenn ich schon Firmendaten im privaten Konto habe?

Löschen Sie die betreffenden Chats und informieren Sie Ihre vorgesetzte Person. Je nach Art der Daten muss der Betrieb prüfen, ob weitere Schritte nötig sind.