Was passiert mit KI-Konten und Daten beim Austritt?

Das Problem

Eine Mitarbeiterin verlässt den Betrieb. Die IT sperrt das E-Mail-Konto und holt den Laptop zurück. Aber was ist mit den KI-Werkzeugen? Sie hatte ein Konto bei einem Chatbot, eventuell mit privater Mail-Adresse. In ihren Chatverläufen stehen Kundenfälle, Offerten und interne Entwürfe. Sie hat Dateien hochgeladen und Verbindungen zu Kalender und Postfach eingerichtet. Und niemand weiss genau, wo was liegt.

Das kann zu mehreren Problemen führen. Ehemalige Mitarbeitende behalten Zugriff auf Firmendaten. Wichtige Arbeitsergebnisse sind nur in einem persönlichen Konto gespeichert und gehen verloren. Personendaten bleiben länger gespeichert als nötig. Und im Streitfall lässt sich schwer nachweisen, wer was gesehen hat.

Mit einer Checkliste im Austrittsprozess lässt sich das ordnen. Sie gilt sinngemäss auch bei Rollenwechseln. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; für Einzelfragen, etwa zu Aufbewahrungspflichten oder Arbeitsrecht, ziehen Sie eine Fachperson bei.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Übersicht der KI-Zugänge führen: Halten Sie schon während der Beschäftigung fest, wer welche KI-Werkzeuge mit welchen Konten nutzt. Ohne diese Übersicht ist ein Austritt unübersichtlich.
2. Austrittstermin und Zuständigkeit klären: Bestimmen Sie, wer den Austritt bearbeitet: IT, Vorgesetzte, Personalabteilung.
3. Arbeitsergebnisse sichern: Lassen Sie wichtige Entwürfe, Vorlagen und Prompts aus den KI-Konten in die Firmenablage übertragen, solange die Person noch da ist.
4. Chatverläufe und Dateien prüfen: Klären Sie, ob Verläufe geschäftliche Daten enthalten. Entscheiden Sie, was aufbewahrt und was gelöscht wird. Beachten Sie Löschkonzept und Aufbewahrungsregeln.
5. Zugriffe entziehen: Sperren Sie Firmenkonten, entfernen Sie die Person aus Teams und Projekten, widerrufen Sie Verbindungen und Schlüssel, siehe KI-Zugänge bei Austritt entziehen.
6. Private Konten klären: Wurden private KI-Konten für die Arbeit genutzt, vereinbaren Sie, dass Firmendaten gelöscht werden und bestätigt wird. Mehr: Private KI-Konten für die Arbeit.
7. Lizenzen kündigen oder neu vergeben: Beenden Sie bezahlte Plätze oder weisen Sie sie neu zu, damit keine Kosten entstehen.
8. Private Daten klären: Klären Sie einvernehmlich, wie betriebliche Daten aus privaten Konten entfernt werden. Private Konten werden dabei nicht durchsucht; ob eine Bestätigung verlangt werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.
9. Dokumentieren: Halten Sie fest, was wann gesperrt, gesichert oder gelöscht wurde.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Austritts-Checkliste für KI-Konten und -Daten in einem KMU mit [Anzahl] Mitarbeitenden.
Genutzte KI-Werkzeuge: [Liste]. Konten: [Firmenkonten / teilweise private Konten].
Die Liste soll als Tabelle mit den Spalten «Aufgabe | Zuständig | Bis wann | Erledigt (ja/nein) | Bemerkung» aufgebaut sein
und folgende Bereiche abdecken: Zugänge sperren, Arbeitsergebnisse sichern, Chatverläufe und Dateien,
Verbindungen zu anderen Systemen, private Konten, Lizenzen, Bestätigung der austretenden Person, Dokumentation.
Füge einen kurzen Mustertext für die schriftliche Bestätigung hinzu.
Gib keine Rechtsberatung und erfinde keine Fristen. Sprache: Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Platzhalter und passen Sie die Checkliste an Ihre Werkzeuge an. Lassen Sie die Bestätigung von der Personalabteilung oder einer Fachperson prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Unbekannte Konten: Mitarbeitende nutzen manchmal KI-Werkzeuge ohne Wissen des Betriebs. Eine offene Regel und eine Übersicht helfen, siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
• Personendaten: Chatverläufe können Kundendaten oder Daten von Mitarbeitenden enthalten. Bewahren Sie diese nicht länger auf als nötig und löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird. Siehe Löschkonzept für KI-Daten.
• Aufbewahrungspflichten: Bestimmte Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden. Was dazugehört und wie lange, klären Sie mit Ihrer Treuhand- oder Rechtsberatung.
• Private Daten der Person: Private Inhalte der austretenden Person gehören ihr. Sprechen Sie ab, wie sie getrennt werden.
• Zugänge über Dritte: Verbindungen zu Kalender, Mail oder Cloud bleiben bestehen, bis sie widerrufen werden.
• Nachweis: Dokumentation schützt beide Seiten, falls später Fragen auftauchen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Marketingleiterin eines Handelsbetriebs in Wohlen kündigt. Sie nutzte ein KI-Werkzeug mit ihrer privaten Mailadresse und speicherte dort Kampagnenentwürfe und Kundenlisten.

Vorher: Der Betrieb sperrt Mail und Laptop. Das KI-Konto bleibt unbeachtet. Drei Monate später entdeckt jemand, dass im Verlauf noch Kundendaten liegen.

Nachher: Der Betrieb führt für den Austritt eine Checkliste. Die Marketingleiterin überträgt Entwürfe und Vorlagen in die Firmenablage, löscht Kundendaten aus ihrem Konto und bestätigt dies schriftlich. Die Lizenz wird beendet, und die Dokumentation liegt in der Personalakte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Werkzeuge, Konten und Abläufe in Ihrem Betrieb ordnen möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln sowie die Konzeption und Dokumentation von Schnittstellen. Rechtsberatung gehört nicht dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich als Betrieb in das private KI-Konto der Person schauen?

Nein, Sie haben keinen Anspruch auf Zugriff auf private Konten. Vereinbaren Sie stattdessen, dass Firmendaten gelöscht und bestätigt werden. Siehe Private KI-Konten.

Wie lange dürfen wir Chatverläufe aufbewahren?

Nur so lange, wie sie für einen berechtigten Zweck nötig sind. Verläufe mit Personendaten sollten nicht unbegrenzt liegen bleiben. Eine Vorlage bietet das Löschkonzept.

Was, wenn die Person im Streit geht?

Sichern Sie zügig Firmenzugänge und Arbeitsergebnisse, sprechen Sie mit der Rechts- oder Personalberatung und dokumentieren Sie alle Schritte.

Gilt das auch bei einem Stellenwechsel im Betrieb?

Ja, sinngemäss. Wer die Rolle wechselt, behält nicht automatisch alle Zugriffe. Prüfen Sie Zugänge und Daten auch dann.