Dürfen Personalakten mit KI ausgewertet werden?

Das Problem

Sie führen das Sekretariat und sollen für die Geschäftsleitung eine Übersicht erstellen: Wer hat wie viele Ferientage offen, wann laufen Verträge aus, welche Weiterbildungen wurden besucht? Die Angaben stecken in Dutzenden Personaldossiers. Ein KI-Assistent könnte die Arbeit in Minuten erledigen. Doch dürfen Sie die Dossiers einfach hochladen?

Ein Personaldossier ist oft das Sensibelste, was ein kleiner Betrieb besitzt. Es enthält Arbeitsverträge, Löhne, Zeugnisse, Krankheitsmeldungen, Abmahnungen, manchmal Angaben zur Familie oder zu Betreibungen. Viele dieser Angaben gelten nach Datenschutzrecht als besonders schützenswert: Das sind Daten, bei denen ein Missbrauch die betroffene Person besonders hart trifft, etwa Gesundheit oder Massnahmen der sozialen Hilfe.

Gelangen solche Angaben unbedacht in einen Cloud-Dienst, ist das schwer rückgängig zu machen. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie mit KI tun dürfen und wie.

Hinzu kommt eine einfache Frage des Vertrauens: Wer im Betrieb erfährt, dass Gehalts- oder Krankheitsangaben in einem fremden Programm gelandet sind, verliert schnell das Zutrauen in die Geschäftsleitung. Das Dossier gehört zu den Dingen, bei denen Mitarbeitende zu Recht erwarten, dass sie sorgfältig und nur von wenigen Personen angesehen werden.

Die gute Nachricht: Für die meisten Auswertungen brauchen Sie die Dossiers gar nicht. Mit einer kleinen Tabelle, einem klaren Auftrag und einer geeigneten Lösung erreichen Sie dasselbe Ergebnis, ohne Risiko.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festlegen: Formulieren Sie genau, was Sie wissen möchten, zum Beispiel «Anzahl offener Ferientage pro Abteilung». Je enger der Zweck, desto weniger Daten brauchen Sie.
2. Nötige Angaben bestimmen: Welche Felder braucht die Auswertung wirklich? Für eine Ferienübersicht genügen Kürzel und Zahlen, nicht Lohn, Krankheit oder Zeugnisse. Siehe Datenminimierung.
3. Tabelle statt Dossier: Ziehen Sie nur die benötigten Spalten in eine eigene Tabelle. Laden Sie nie ganze Dossiers oder Scans hoch.
4. Personenbezug entfernen: Ersetzen Sie Namen durch Kürzel und streichen Sie Geburtsdaten und Adressen. Vorsicht bei kleinen Teams: Hier erkennt man Personen oft auch ohne Namen.
5. Geeignetes Werkzeug wählen: Arbeiten Sie mit einer vom Betrieb freigegebenen Lösung, die mit dem Anbieter vertraglich geregelt ist (siehe Auftragsverarbeitung erkennen), oder lokal ohne Cloud. Private Gratis-Konten sind dafür ungeeignet.
6. Zugriff beschränken: Nur befugte Personen dürfen Personaldaten einsehen, und das gilt auch für Ergebnisse. Speichern Sie Auswertungen in einem Ordner mit eingeschränkten Rechten.
7. Ergebnis prüfen: Kontrollieren Sie die Zahlen stichprobenartig gegen die Originale. KI rechnet nicht immer korrekt.
8. Aufräumen: Löschen Sie Hilfsdateien und Chatverläufe, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie eine anonymisierte Tabelle aus. Fügen Sie nur bereinigte Beispieldaten ein:

Du bist Assistent für Büroaufgaben. Ich lade eine anonymisierte Tabelle hoch mit den Spalten: [Spalten, z. B. Kürzel, Abteilung, offene Ferientage].
Aufgabe: [Aufgabe, z. B. Summiere die offenen Ferientage pro Abteilung und markiere Abteilungen mit mehr als [Zahl] Tagen].
Gib das Ergebnis als Tabelle aus. Rechne Schritt für Schritt und nenne die Summen, damit ich sie nachprüfen kann.
Verwende nur die Daten der Tabelle, erfinde nichts und weise auf fehlende oder unklare Angaben hin.

Passen Sie Spalten und Aufgabe an. Fügen Sie niemals Namen, Löhne oder Gesundheitsangaben ein, wenn der Dienst nicht ausdrücklich dafür freigegeben ist.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtsgrundlage: Nach Art. 328b OR dürfen Arbeitgeber Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind. Das gilt auch für KI-Auswertungen.
• Zweckbindung: Daten aus dem Dossier dürfen nicht ohne Weiteres für ganz neue Zwecke verwendet werden, etwa für Leistungsbewertung durch KI.
• Information der Mitarbeitenden: Sie sollten wissen, wenn ihre Daten mit KI bearbeitet werden. Eine betriebliche Regel schafft Klarheit. Siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
• Auskunftsrecht: Mitarbeitende können Auskunft über ihre Daten verlangen. Das schliesst Auswertungen ein, die Sie über sie angefertigt haben.
• Anbieter und Standort: Prüfen Sie, wo der Dienst Daten verarbeitet, und ob er sie zum Training nutzt.
• Keine Rechtsberatung: Bei Sonderfällen wie Krankheitsdaten oder Streitigkeiten fragen Sie eine Fachperson.

• Auswertungen über Menschen: Lassen Sie KI keine Urteile über Leistung oder Verhalten einzelner Mitarbeitender fällen. Solche Entscheide gehören in die Hand von Vorgesetzten und können Persönlichkeitsrechte berühren.
• Fehler in den Quellen: Ist ein Eintrag im Dossier falsch, übernimmt ihn auch die Auswertung. Prüfen Sie Ausgangsdaten, bevor Sie Schlüsse ziehen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Garage in Zofingen mit 25 Angestellten möchte eine Übersicht der Weiterbildungsstände.

Vorher: Die Büroleiterin scannt Personaldossiers und lädt sie in einen kostenlosen Chat-Dienst hoch. Darin stecken auch Arztzeugnisse und eine Abmahnung.

Nachher: Sie erstellt eine Tabelle mit Kürzel, Funktion und Datum des letzten Kurses, ohne Namen und ohne Gesundheitsangaben. Die Auswertung läuft in einem vom Betrieb freigegebenen Werkzeug. Die Geschäftsführung bekommt das Ergebnis, die Tabelle wird danach gelöscht, und die Belegschaft ist über die Regel informiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer im Personalbereich arbeitet und verstehen möchte, wie sich die eigene Berufsrolle durch KI verändert und was das für den Umgang mit Personaldaten bedeutet, findet bei absofort passende Weiterbildung. Die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen bietet rollenbezogene Kurse mit durchgehendem Praxisfall und ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment, mit dem Sie passende Zertifizierungen auswählen. Eine rechtliche Prüfung Ihres Umgangs mit Personaldossiers leistet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Darf ich die Personalakte einer Kollegin mit KI zusammenfassen?

Nur mit klarem, berechtigtem Zweck, durch befugte Personen und in einer dafür freigegebenen Lösung. Fehlt eines davon, verzichten Sie darauf.

Reicht es, den Namen wegzulassen?

Oft nicht. Funktion, Eintrittsdatum und Ereignisse verraten die Person in einem kleinen Team schnell. Siehe Anonymisieren oder pseudonymisieren.

Was, wenn die Mitarbeitenden einwilligen?

Eine Einwilligung kann helfen, ist im Arbeitsverhältnis aber wegen der Abhängigkeit nur begrenzt tragfähig. Sie ersetzt weder Zweckbindung noch Verhältnismässigkeit.

Kann KI Arbeitszeugnisse aus der Personalakte entwerfen?

Das ist möglich, wenn Sie nur die nötigen Angaben verwenden und das Ergebnis selbst prüfen. Mehr dazu unter Arbeitszeugnis mit KI erstellen.