Wie gebe ich einer KI nur die wirklich nötigen Daten?

Das Problem

Sie möchten eine schwierige Mail beantworten und kopieren sie komplett in einen KI-Chat: mit Name, Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Vertragsdetails und dem ganzen Verlauf. Das ist bequem. Die KI braucht aber nur einen Bruchteil davon, um einen guten Entwurf zu schreiben. Alles andere gelangt unnötig zu einem externen Dienst.

Das Prinzip dahinter heisst Datenminimierung oder Datensparsamkeit: Man verarbeitet nur so viele Personendaten, wie für den Zweck nötig sind. Es gehört zu den Grundsätzen des Datenschutzes, in der Schweiz als Verhältnismässigkeit, in der EU als Datenminimierung. Wer es beachtet, senkt das Risiko deutlich, ohne auf die Hilfe der KI zu verzichten.

Hier lernen Sie, wie Sie Prompts so formulieren, dass die KI gut arbeiten kann, während Sie persönliche Angaben für sich behalten. Das ist weniger aufwendig, als es klingt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe klar benennen: Was soll die KI tun: zusammenfassen, Ton verbessern, antworten, sortieren? Schreiben Sie es in einem Satz auf.
2. Fragen: Was braucht sie dafür? Gehen Sie die Angaben durch und fragen Sie bei jeder: Würde die Aufgabe ohne sie noch gelingen? Meist ja.
3. Direkte Kennzeichen entfernen: Namen, Adressen, Telefon, E-Mail, Kunden- und Vertragsnummern streichen oder durch Platzhalter ersetzen: [KUNDIN], [FIRMA], [NUMMER].
4. Fall allgemein beschreiben: Statt «Frau Keller aus Zofingen, Rechnung 4711» schreiben Sie «eine Kundin, offene Rechnung über einen mittleren Betrag».
5. Nur den relevanten Textteil einfügen: Kopieren Sie nicht den ganzen Verlauf, sondern die zwei Absätze, um die es geht. Entfernen Sie Signaturen und Disclaimer.
6. Zweck beachten: Verwenden Sie Daten nur für den Zweck, für den Sie sie erhalten haben. Siehe Zweckbindung bei KI.
7. Ergebnis lokal ergänzen: Setzen Sie die echten Angaben erst in Ihrem eigenen Dokument oder Mailprogramm wieder ein.
8. Gewohnheit bilden: Legen Sie sich eine Checkliste an und gehen Sie sie vor jeder Eingabe kurz durch. Siehe Daten für KI anonymisieren.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage formulieren Sie Aufträge ohne unnötige Personendaten. Sie funktioniert für Mails, Notizen und Berichte:

Aufgabe: [z. B. Entwurf einer freundlichen Antwort]
Situation (allgemein, ohne Namen): [z. B. Eine Kundin fragt nach dem Stand einer verspäteten Lieferung. Die Lieferung wird voraussichtlich in zwei Wochen eintreffen.]
Beteiligte (als Platzhalter): [KUNDIN], [UNSER BETRIEB], [ANSPRECHPERSON]
Gewünschter Ton und Länge: [z. B. sachlich, freundlich, höchstens 120 Wörter, Sie-Form]
Wichtig: Verwende nur die Platzhalter, erfinde keine Namen, Daten oder Zusagen.
Wenn dir eine Angabe fehlt, frage nach oder setze [Platzhalter] ein.

Setzen Sie Aufgabe und Situation ein. Die Platzhalter ersetzen Sie am Schluss in Ihrem eigenen Programm.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht jede Aufgabe geht ohne Daten: Manchmal braucht die KI einen Teil der Angaben. Dann wählen Sie nur das Nötige und prüfen den Dienst besonders sorgfältig.
• Besonders schützenswerte Daten: Angaben zu Gesundheit, Religion, Sozialhilfe oder Ähnlichem gehören ohne klare Grundlage und Freigabe nicht in KI-Dienste. Siehe Sensible Daten und KI.
• Indirekte Hinweise: Auch Funktion, Ort und seltene Umstände identifizieren. Siehe Personendaten in Prompts erkennen.
• Betriebliche Regeln: Fragen Sie, welche Dienste erlaubt sind. Ohne Freigabe gehören Geschäftsdaten nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Rechtliche Einordnung: Die Grundsätze gelten im Schweizer DSG und in der DSGVO. Im Einzelfall helfen die Hinweise des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten oder eine Fachperson.
• Vergessene Details: Lesen Sie den Text vor dem Absenden noch einmal. Ein einziger vergessener Name genügt.
• Dateien und Bilder: Hochgeladene Dokumente enthalten oft mehr, als man sieht, etwa Metadaten. Prüfen Sie vorher.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin eines Zahnarztbetriebs in Thun möchte eine Mail zu einer Terminverschiebung formulieren lassen.

Vorher: Sie kopiert die Anfrage der Patientin mit Namen, Geburtsdatum, Telefonnummer und Behandlungsart in den Chat.

Nachher: Sie schreibt: «Eine Person bittet um Verschiebung eines Termins von nächster Woche. Bitte entwirf eine freundliche Antwort mit zwei Ersatzterminen [TERMIN 1], [TERMIN 2].» Den Entwurf übernimmt sie in ihr Mailprogramm, setzt Namen und Termine ein und prüft den Text. Gesundheitsangaben gehören in der Praxis grundsätzlich nicht in öffentliche KI-Dienste, das ist in den Praxisregeln festgehalten.

Die gewonnene Sicherheit kostet sie nur etwa eine Minute pro Mail.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Anweisungen für KI klar und sparsam formulieren lernen möchte, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine Grundlage. Laut Beschreibung geht es um Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, um das Überarbeiten von Prompts und um die Berücksichtigung des Datenschutzes, in einem Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Wird die Antwort der KI schlechter, wenn ich weniger Daten gebe?

Meist nicht. Für Textaufgaben reichen der Sachverhalt und der gewünschte Ton. Fehlen wichtige Angaben, setzen Sie Platzhalter, und die KI soll nachfragen.

Muss ich das wirklich bei jeder Eingabe tun?

Bei Personendaten ja, als Gewohnheit. Eine kurze Checkliste hilft, und nach einigen Wochen geht es fast automatisch.

Gilt das auch für interne Dokumente ohne Personendaten?

Datenschutzrecht betrifft Personendaten. Für Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen gelten betriebliche und vertragliche Regeln. Siehe Geschäftsgeheimnisse schützen.

Was, wenn ich unsicher bin?

Lassen Sie die Angabe weg oder fragen Sie die Datenschutzverantwortliche in Ihrem Betrieb. Im Zweifel ist weniger mehr.