Ist unser KI-Anbieter Auftragsverarbeiter?

Das Problem

Ihr Betrieb nutzt einen KI-Dienst für Texte, Übersetzungen oder Auswertungen. Die Mitarbeitenden geben dort Kundendaten ein. Nun fragt Ihre Datenschutzverantwortliche: «Haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Welche Rolle hat der Anbieter überhaupt?» Sie wissen es nicht, und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters sind lang und unübersichtlich.

Die Rolle des Anbieters ist keine Formalität. Sie entscheidet darüber, ob Sie die Daten überhaupt weitergeben dürfen, welcher Vertrag nötig ist und wer für was verantwortlich ist. Wenn der Anbieter die Daten nach Ihren Weisungen verarbeitet, ist das etwas anderes, als wenn er sie für eigene Zwecke nutzt.

Hier erfahren Sie in einfachen Worten, worin die Rollen bestehen, woran Sie die Rolle erkennen und was Sie prüfen müssen. Eine verbindliche Rechtsauskunft ersetzt das nicht.

Einfach erklärt

Das Datenschutzrecht unterscheidet zwei Hauptrollen:

• Verantwortlicher: entscheidet über Zweck und Mittel der Bearbeitung, also warum und wie Daten verarbeitet werden. Das sind in der Regel Sie, wenn Sie Kundendaten bearbeiten.
• Auftragsbearbeiter (in der EU: Auftragsverarbeiter): verarbeitet Daten im Auftrag und nach den Weisungen des Verantwortlichen, ohne eigene Zwecke.

Das Schweizer Datenschutzgesetz erlaubt, die Bearbeitung einem Auftragsbearbeiter zu übertragen, wenn er die Daten nur so bearbeitet, wie der Verantwortliche es selbst dürfte, keine Geheimhaltungspflicht dem entgegensteht und Datensicherheit gewährleistet ist. Der Verantwortliche muss sich vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter dies sicherstellt. Weitere Auftragsbearbeiter (Unterauftragnehmer) dürfen nur mit vorgängiger Genehmigung eingesetzt werden. Die DSGVO verlangt für die Auftragsverarbeitung einen Vertrag mit bestimmten Inhalten (Artikel 28).

Bei KI-Diensten ist die Rolle oft nicht eindeutig, weil Anbieter Daten auch für eigene Zwecke nutzen können, zum Beispiel um ihre Modelle zu verbessern. Dann handelt der Anbieter für diesen Zweck nicht mehr nur als Ihr Dienstleister.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So klären Sie die Rolle Ihres Anbieters:

1. Dienst und Tarif festhalten: Welcher Dienst, welcher Tarif (privat, Team, Business, Schnittstelle)? Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Tarif.
2. Dokumente sammeln: Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweise, Vertrag zur Datenverarbeitung, Liste der Unterauftragnehmer, Sicherheitsunterlagen.
3. Eigene Zwecke suchen: Lesen Sie nach, ob der Anbieter Eingaben für das Training oder die Verbesserung seiner Modelle nutzt, und ob sich das ausschliessen lässt. Siehe Training vertraglich ausschliessen.
4. Vertrag prüfen: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der die gesetzlichen Mindestpunkte abdeckt? Siehe AVV prüfen.
5. Unterauftragnehmer klären: Welche weiteren Firmen sind beteiligt, wo sitzen sie? Siehe Unterauftragsverarbeiter.
6. Ausland prüfen: Wo werden die Daten verarbeitet, und wer greift zu? Siehe Datenübermittlung ins Ausland.
7. Rolle einschätzen und festhalten: Notieren Sie Ihre Einschätzung («Auftragsbearbeiter», «eigene Verantwortung des Anbieters», «unklar») mit Begründung.
8. Fachlich prüfen lassen: Bei Unklarheit oder sensiblen Daten holen Sie eine Beratung ein und geben bis zur Klärung keine solchen Daten ein.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Rollenklärung vor. Fügen Sie nur öffentliche Vertragstexte des Anbieters ein:

Wir sind [Betrieb, Branche, Schweiz] und nutzen den KI-Dienst [Name] im Tarif [Tarif] für [Zweck, Datenarten].
Hier sind Auszüge aus den Nutzungsbedingungen, der Datenschutzerklärung oder dem Datenverarbeitungsvertrag des Anbieters: [Text einfügen].
Prüfe anhand des Textes: 1. Verarbeitet der Anbieter Daten nur nach unseren Weisungen? 2. Nutzt er Daten für eigene Zwecke (z. B. Training)?
3. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? 4. Werden Unterauftragnehmer genannt? 5. Wo werden Daten verarbeitet?
Schreibe «nicht angegeben», wenn der Text dazu nichts sagt. Nenne offene Fragen an den Anbieter. Gib keine Rechtsberatung und erfinde nichts.

Setzen Sie Dienst, Tarif und Textauszüge ein. Die offenen Fragen richten Sie schriftlich an den Anbieter.

Worauf Sie achten müssen

• Tarif entscheidet: Gratis- und Privatkonten bieten oft keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, Business-Tarife häufig schon. Klären Sie, welcher Tarif zu Ihren Daten passt.
• Eigene Zwecke: Wenn Eingaben zum Training verwendet werden, ist die Weitergabe von Kundendaten besonders heikel. Prüfen Sie Einstellungen und Vertrag.
• Berufsgeheimnis: Bei geschützten Daten kommen zusätzliche Anforderungen hinzu, siehe Berufsgeheimnis und KI.
• Unterauftragnehmer: Häufig sind weitere Firmen im Ausland beteiligt. Fragen Sie nach der Liste und der Information über Änderungen.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Auch mit Vertrag müssen Sie sich vergewissern, dass der Anbieter die Daten angemessen schützt.
• Gemeinsame Verantwortlichkeit: In manchen Konstellationen entscheiden beide gemeinsam. Siehe Gemeinsame Verantwortlichkeit.
• Rechtslage im Einzelfall: Die Beurteilung kann komplex sein. Ziehen Sie Fachleute bei, und beachten Sie die Hinweise des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Anwaltskanzlei in Bern möchte einen KI-Dienst für die Zusammenfassung von Korrespondenz nutzen. Ein Mitarbeiter hat privat ein Konto eröffnet und nutzt es bereits.

Vorher: Niemand hat geprüft, welche Rolle der Anbieter hat. Im privaten Konto könnten Eingaben für das Training verwendet werden. Mandantendaten sind besonders geschützt.

Nachher: Die Kanzlei verbietet die Nutzung privater Konten für Mandate. Sie sammelt die Vertragsdokumente des Business-Tarifs, prüft Training, Unterauftragnehmer und Verarbeitungsort und holt Rat zu Berufsgeheimnis und Auftragsbearbeitung ein. Erst nach Abschluss eines geeigneten Vertrags und mit anonymisierten Daten setzt sie den Dienst ein. Die Rolleneinschätzung liegt schriftlich vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Datenschutzfragen rund um KI im Betrieb verständlich einordnen lernen möchte, findet bei absofort passende Weiterbildung. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen behandelt laut Beschreibung Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Häufige Fragen

Brauche ich immer einen Vertrag mit dem KI-Anbieter?

Wenn der Anbieter Personendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ja, in der Regel. Ohne Personendaten stellt sich die Frage nicht. Lassen Sie die Rolle im Einzelfall prüfen.

Reichen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen?

Oft nicht, wenn sie die gesetzlichen Mindestpunkte nicht abdecken. Viele Anbieter bieten zusätzliche Verträge an, vor allem für Geschäftskunden.

Was, wenn der Anbieter Daten für das Training nutzt?

Dann ist die Weitergabe von Personendaten besonders kritisch. Prüfen Sie, ob sich das ausschliessen lässt, und geben Sie sonst keine Personendaten ein.

Wer haftet bei einem Datenschutzverstoss?

Der Verantwortliche trägt in der Regel die primäre Verantwortung. Vertragliche Regeln können die Verteilung beeinflussen. Lassen Sie sich im Einzelfall beraten.