Welche Unterauftragnehmer dürfen meine KI-Daten erhalten?

Das Problem

Sie haben einen KI-Dienst ausgewählt und dem Anbieter Ihre Kundentexte anvertraut. Im Vertrag steht, dass Ihre Daten «bei Bedarf an Unterauftragnehmer weitergegeben werden dürfen». Wer das ist, steht nicht dort. Auf der Website des Anbieters finden Sie eine Liste mit zwanzig Firmennamen, teils in verschiedenen Ländern. Müssen Sie das akzeptieren?

Ein Unterauftragnehmer (auch Subunternehmer oder Unterauftragsverarbeiter, englisch Subprocessor) ist eine weitere Firma, die der Anbieter einsetzt, um seine Leistung zu erbringen. Bei KI-Diensten sind das etwa Betreiber von Rechenzentren, Anbieter des zugrunde liegenden KI-Modells, Dienste für Support oder Überwachung.

Für Sie ist wichtig: Jede dieser Firmen kann mit Ihren Daten in Berührung kommen. Das Datenschutzrecht verlangt deshalb Transparenz und Kontrolle.

Was sagt das Recht grundsätzlich?

Wenn Sie einen Dienstleister Personendaten in Ihrem Auftrag bearbeiten lassen, spricht man von Auftragsbearbeitung beziehungsweise Auftragsverarbeitung (siehe Auftragsverarbeitung bei KI erkennen). Grundsätze, die in der Schweiz und in der EU ähnlich gelten:

• Der Anbieter darf Unterauftragnehmer nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung einsetzen. Sie kann konkret für einzelne Firmen oder allgemein erteilt werden.
• Bei einer allgemeinen Genehmigung muss der Anbieter Sie über Änderungen informieren, und Sie sollten die Möglichkeit haben, Einspruch zu erheben.
• Der Unterauftragnehmer muss an dieselben Datenschutzpflichten gebunden werden wie der Anbieter, und der Anbieter bleibt Ihnen gegenüber verantwortlich.
• Sie bleiben als Auftraggeber für die Datenbearbeitung verantwortlich.

Für die Schweiz regelt das das DSG, für die EU die DSGVO. Die Einzelheiten und Fristen unterscheiden sich; lassen Sie sich im Zweifel beraten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Finden Sie die Unterlagen des Anbieters. Suchen Sie den Vertrag zur Datenverarbeitung (oft «Data Processing Addendum» oder «Auftragsverarbeitungsvertrag») und die Liste der Unterauftragnehmer.
2. Lesen Sie die Regeln zur Genehmigung. Steht dort eine allgemeine oder eine konkrete Genehmigung? Wie werden Sie über Änderungen informiert, und in welcher Frist können Sie Einspruch erheben?
3. Kopieren Sie die Liste in eine Tabelle. Spalten: Firma, Land, Aufgabe, welche Daten betroffen sind.
4. Lassen Sie die KI die Liste ordnen. Sie kann Länder gruppieren und Aufgaben benennen. Prüfen Sie ihre Angaben, da sie Firmen verwechseln kann (Vorlage unten).
5. Prüfen Sie kritische Punkte. Länder ausserhalb der Schweiz und der EU, Firmen mit Zugriff auf Inhalte statt nur auf technische Daten, Hinweise auf Training mit Ihren Daten. Siehe Datenübermittlung ins Ausland.
6. Richten Sie eine Benachrichtigung ein. Viele Anbieter bieten ein E-Mail-Abo für Änderungen an. Tragen Sie eine allgemeine Adresse ein, nicht nur Ihre persönliche.
7. Legen Sie fest, was passiert bei neuen Unterauftragnehmern. Wer prüft innerhalb der Frist? Welche Kriterien führen zum Einspruch? Was ist die Alternative, wenn der Anbieter nicht entgegenkommt?
8. Dokumentieren Sie. Halten Sie Liste, Stand und Ihre Prüfung fest. Wiederholen Sie die Prüfung bei jeder Änderungsmitteilung und mindestens jährlich.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag ordnen Sie die Liste eines Anbieters. Die Liste selbst ist meist öffentlich, Ihre Kundendaten gehören nicht hinein:

Hier ist die öffentlich einsehbare Liste der Unterauftragnehmer eines KI-Anbieters:
[Liste einfügen]
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Firma | Land (soweit aus der Liste ersichtlich) | genannte Aufgabe | mögliche Datenart (Inhalte, technische Daten, unklar).
Markiere:
1. Firmen ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR.
2. Firmen, bei denen aus der Liste nicht hervorgeht, welche Aufgabe sie haben.
3. Angaben, die du nicht sicher aus der Liste ableiten kannst. Schreibe dort «unklar», und ergänze nichts aus deinem Wissen über die Firmen.
Gib am Schluss fünf Fragen aus, die ich dem Anbieter schriftlich stellen sollte.

Ihre Prüfung ersetzt das nicht: Die Antworten des Anbieters holen Sie schriftlich ein.

Worauf Sie achten müssen

• Fehlende Liste: Verweigert ein Anbieter jede Auskunft über Unterauftragnehmer, ist das ein Warnsignal.
• Länder und Übermittlungen: Der Standort eines Unterauftragnehmers kann zusätzliche Vorgaben auslösen, siehe Datentransfer in die USA.
• Kette: Auch Unterauftragnehmer können weitere einsetzen. Der Vertrag sollte regeln, wie weit das erlaubt ist.
• Ihr Widerspruch hat Folgen: Kann der Anbieter ohne den Unterauftragnehmer nicht liefern, bleibt oft nur die Kündigung. Planen Sie die Alternative, siehe Wechsel des KI-Anbieters.
• Keine Rechtsberatung: Die Prüfung der Verträge im Einzelfall nimmt eine Fachperson vor. Hinweise gibt auch der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Anwaltskanzlei in Lugano nutzt einen KI-Dienst, der Notizen zu Gesprächen zusammenfasst. Der Anbieter schickt eine E-Mail: «Wir haben unsere Liste von Unterauftragnehmern aktualisiert.»

Vorher: Die Mail landet im Papierkorb. Niemand prüft, wer neu hinzukam.

Nachher: Die Büroleiterin hat festgelegt, dass solche Mails an die Datenschutzverantwortliche gehen. Diese vergleicht die neue Liste mit der alten, findet einen neuen Dienst für Spracherkennung in einem Drittland und stellt dem Anbieter Fragen zu Datenzugriff und Rechtsgrundlage. Nach Rücksprache mit der Kanzleileitung widerspricht sie innerhalb der Frist und lässt sich die Reaktion des Anbieters schriftlich bestätigen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI-Dienste auswählt, braucht ein Grundverständnis für Datenflüsse und Verantwortlichkeiten. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt laut Beschreibung Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Es gibt eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Die Prüfung konkreter Verträge ist keine Leistung dieser Weiterbildung; wenden Sie sich dafür an eine Fachperson.

Häufige Fragen

Muss ich jedem Unterauftragnehmer einzeln zustimmen?

Nicht zwingend. Häufig wird eine allgemeine Genehmigung mit Informations- und Einspruchsrecht vereinbart. Wichtig ist, dass Sie die Liste kennen und Änderungen mitbekommen.

Sind die grossen KI-Anbieter automatisch sicher?

Nein, auch dort gilt: Vertrag lesen, Liste prüfen, Speicherort und Training klären. Grösse ersetzt die Prüfung nicht.

Was ist, wenn ich nur die kostenlose Version nutze?

Bei Gratis- und Privattarifen sind die Bedingungen oft weniger günstig, und es gibt selten einen individuellen Vertrag. Für Personendaten Ihrer Kundschaft sind sie meist ungeeignet, siehe Kostenlose Testphase und Datenschutz.