Darf ich ein Arbeitszeugnis mit KI schreiben lassen?

Das Problem

Ein langjähriger Mitarbeiter verlässt den Betrieb, und Frau Müller soll das Arbeitszeugnis vorbereiten. Sie hat das selten gemacht und möchte eine professionelle Formulierung. Eine KI liefert in Sekunden einen eleganten Text. Doch beim zweiten Lesen fällt auf: Darin steht, der Mitarbeiter habe «ein Team von fünf Personen geführt». Das stimmt nicht.

Genau hier liegt das Risiko. KI-Modelle ergänzen gerne typische Inhalte, die zu einem Beruf passen könnten. Im Arbeitszeugnis sind solche Erfindungen heikel. Nach Art. 330a OR muss das Zeugnis Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie Leistung und Verhalten beschreiben. Es muss wahr und gleichzeitig wohlwollend formuliert sein.

Ein falsches Zeugnis schadet allen Beteiligten. Der Mitarbeiter erhält vielleicht eine Stelle, für die ihm Erfahrung fehlt. Ein künftiger Arbeitgeber verlässt sich auf unzutreffende Angaben. Und der ausstellende Betrieb kann unter Umständen haftbar werden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie zuerst die Fakten. Tragen Sie aus Personalunterlagen und Gesprächen zusammen: Eintritts- und Austrittsdatum, Funktion, Pensum, Hauptaufgaben, besondere Projekte, Weiterbildungen. Fragen Sie die vorgesetzte Person nach einer kurzen Leistungs- und Verhaltenseinschätzung in eigenen Worten.

1. Legen Sie die Bewertung selbst fest. Bestimmen Sie vor dem KI-Einsatz, wie gut Leistung und Verhalten waren, zum Beispiel «sehr gut» oder «gut». Die KI soll diese Einschätzung nur in Worte fassen, nicht selbst bewerten.

1. Bereinigen Sie die Angaben. Für den Entwurf braucht die KI keinen Namen, kein Geburtsdatum und keine Wohnadresse. Verwenden Sie Platzhalter. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb einen freigegebenen KI-Dienst für Personalunterlagen hat. Die Seite Personalakten mit KI auswerten zeigt, warum solche Daten besonderen Schutz brauchen.

1. Erstellen Sie den Entwurf mit klaren Grenzen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Sie verbietet der KI ausdrücklich, Aufgaben oder Leistungen zu ergänzen.

1. Gleichen Sie jeden Satz mit den Fakten ab. Drucken Sie den Entwurf aus und haken Sie jede Aussage gegen Ihre Faktenliste ab. Streichen Sie alles, was nicht belegt ist. Achten Sie besonders auf Zahlen, Führungsaufgaben und Projektnamen.

1. Prüfen Sie auf Mehrdeutigkeiten. Lesen Sie den Text aus Sicht eines künftigen Arbeitgebers. Gibt es Sätze, die zurückhaltender wirken als beabsichtigt? Passen Sie diese an Ihre tatsächliche Einschätzung an.

1. Lassen Sie freigeben und unterschreiben. Die vorgesetzte Person oder Geschäftsleitung liest den fertigen Text, bestätigt ihn und unterschreibt. Bewahren Sie die Faktenliste als Nachweis auf.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst bei einem Schweizer Arbeitszeugnis. Verwende NUR die folgenden Angaben. Ergänze keine Aufgaben, Projekte, Zahlen oder Eigenschaften, die hier nicht stehen.
Person: [Mitarbeiter/in], Funktion: [Funktion], Pensum: [Prozent]
Dauer: [Eintritt] bis [Austritt]
Hauptaufgaben: [Liste]
Besondere Leistungen/Projekte: [Liste oder «keine»]
Weiterbildungen: [Liste oder «keine»]
Leistungsbeurteilung durch Vorgesetzte: [z. B. sehr gut, mit Stichworten]
Verhaltensbeurteilung durch Vorgesetzte: [z. B. sehr gut, mit Stichworten]
Austrittsgrund: [Angabe oder «auf eigenen Wunsch»]
Schreibe ein wahres, wohlwollendes Vollzeugnis in Deutsch Schweiz, ohne versteckte Codes.
Markiere jede Stelle, an der dir eine Angabe fehlt, mit [FEHLT] statt sie zu erfinden.

Füllen Sie alle Klammern aus Ihren Unterlagen aus; wo [FEHLT] erscheint, holen Sie die Information bei der vorgesetzten Person ein.

Worauf Sie achten müssen

• Wahrheit vor Eleganz: Ein Zeugnis darf beschönigend formuliert sein, aber keine falschen Tatsachen enthalten. Erfundene Aufgaben oder Erfolge sind unzulässig.
• Wohlwollen: Negative Punkte dürfen erwähnt werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind. Einzelne Vorfälle gehören in der Regel nicht hinein.
• Keine versteckten Codes: Bitten Sie die KI ausdrücklich, keine doppeldeutigen Formulierungen zu verwenden. Ein Zeugnis soll klar verständlich sein.
• Personendaten: Zeugnisse und Leistungsbeurteilungen sind schützenswerte Personaldaten. Nutzen Sie nur geprüfte Dienste und bereinigte Angaben.
• Verantwortung: Wer das Zeugnis unterschreibt, haftet für den Inhalt. Die Seite Haftung bei Mitarbeiterfehlern mit KI beleuchtet, wer bei Fehlern geradesteht.
• Austrittsgrund und Krankheit: Ob solche Punkte erwähnt werden dürfen, ist im Einzelfall heikel. Lassen Sie Grenzfälle fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Malerfirma in St. Gallen muss für einen Vorarbeiter nach zwölf Jahren ein Zeugnis schreiben. Bisher dauerte das oft Wochen, weil niemand gern formulierte. Der erste KI-Entwurf ohne klare Vorgaben enthielt eine erfundene Zuständigkeit für Offerten und Kundenakquise.

Mit der Faktenliste und der Vorlage entsteht ein neuer Entwurf. Die KI markiert zwei Stellen mit [FEHLT]: die Weiterbildungen und den Austrittsgrund. Die Büroleiterin klärt beides mit dem Inhaber. Nach einer halben Stunde Abgleich ist das Zeugnis fertig, wahr und freundlich formuliert.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Personalarbeit mit KI bietet absofort die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen an. In rollenbezogenen Kursen, unter anderem aus Unternehmensorganisation, üben Sie anhand eines durchgehenden Praxisfalls und mit Praxis-Prompts, wie KI Ihre Aufgaben verändert. Sie bauen dabei ein KI-gestütztes Werkzeug für Ihren eigenen Arbeitsalltag auf.

Ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und am Schluss erhalten Sie ein verifizierbares Zertifikat mit Rolle und Level. Für Ihr konkretes Zeugnis bleibt die Verantwortung beim Betrieb; die Weiterbildung hilft, die Arbeit sicherer und rascher zu erledigen.

Häufige Fragen

Muss ich angeben, dass das Zeugnis mit KI entstanden ist?

Eine solche Pflicht ist nicht bekannt. Entscheidend ist, dass der Inhalt stimmt und der Betrieb ihn verantwortet. Mit der Unterschrift bestätigt der Arbeitgeber den Text.

Kann die KI auch ein Zwischenzeugnis schreiben?

Ja, die Vorgehensweise ist dieselbe. Achten Sie darauf, dass ein Zwischenzeugnis im Präsens formuliert ist und den Anlass, etwa einen Vorgesetztenwechsel, nennen kann.

Was tun, wenn der Mitarbeiter mit dem Entwurf nicht einverstanden ist?

Besprechen Sie die Punkte sachlich. Ist ein Änderungswunsch belegt und wahr, passen Sie den Text an. Bei grundsätzlichem Streit hilft eine Fachperson für Arbeitsrecht.

Darf ich alte Zeugnisse als Muster in die KI geben?

Nur wenn sie vollständig anonymisiert sind. Besser sind allgemeine Formulierungsmuster ohne Bezug zu realen Personen.