Heimlich KI bei der Arbeit genutzt: Welche Folgen sind möglich?

Das Problem

Sie haben bei der Arbeit KI genutzt, obwohl der Betrieb das nicht wollte oder eine Regel es einschränkte. Vielleicht für einen Kundenbrief, eine Zusammenfassung oder eine Auswertung. Es hat funktioniert, niemand hat etwas gemerkt. Nun wurde ein Hinweis auf KI-Nutzung bekannt, oder Sie machen sich Gedanken, ob Sie etwas Falsches getan haben.

Das Gefühl ist verständlich: Sorge um den Arbeitsplatz, Scham, die Frage, ob man den Fehler verschweigen oder ansprechen soll. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn es kommt darauf an, was die Regel genau besagte, wie klar sie war, welche Daten Sie eingegeben haben und welcher Schaden entstanden ist.

Dieser Beitrag hilft, die Fragen zu ordnen, und ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Ihnen eine Kündigung oder eine Verwarnung droht, holen Sie früh Rat.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Hinweis: Die Aufarbeitung machen Sie selbst und mit einer Fachperson. KI kann höchstens beim Ordnen Ihrer Notizen helfen, ohne Namen, Firmen- oder Kundendaten.

1. Verschaffen Sie sich Klarheit über die Regel. Was genau galt: ein ausdrückliches Verbot, eine unklare Empfehlung oder keine Regel? Wann und wie wurde sie bekannt gegeben? Eine Regel, die nie klar kommuniziert wurde, wiegt anders als ein deutliches schriftliches Verbot.

1. Schreiben Sie auf, was passiert ist. Wann, wofür und mit welchem Werkzeug haben Sie KI genutzt? Welche Daten haben Sie eingegeben (Kundennamen, Verträge, interne Zahlen)? Waren es personenbezogene oder vertrauliche Daten? Seien Sie genau und ehrlich.

1. Begrenzen Sie den Schaden. Löschen Sie den Verlauf im KI-Werkzeug, soweit möglich, und prüfen Sie, ob der Anbieter eine Löschung ermöglicht. Verändern oder vernichten Sie keine anderen Spuren; das sähe nach Vertuschung aus. Siehe Datenpanne: Sofortmassnahmen.

1. Prüfen Sie die Meldepflicht im Betrieb. Wurden Kundendaten oder vertrauliche Informationen eingegeben, kann die Firma verpflichtet sein, den Vorfall zu prüfen oder zu melden. Intern Bescheid zu geben ist oft Pflicht und gehört zur Treue gegenüber dem Arbeitgeber.

1. Suchen Sie das Gespräch. Wenn möglich, sprechen Sie selbst mit der Vorgesetzten, bevor andere es tun. Schildern Sie sachlich, was Sie getan haben und was Sie daraus lernen. Eine offene, einsichtige Haltung wirkt sich in der Regel besser aus als Verschweigen.

1. Holen Sie Rat, bevor Sie etwas unterschreiben. Bei Verwarnung, Aufhebungsvertrag oder Kündigungsandrohung sprechen Sie mit einer Gewerkschaft, einer Rechtsschutzversicherung oder einer Anwältin. Unterschreiben Sie nichts unter Druck.

1. Lernen Sie für die Zukunft. Klären Sie, was erlaubt ist, und nutzen Sie freigegebene Werkzeuge. Wenn es keine Regel gibt, regen Sie eine an; siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

Welche Fragen entscheiden über die Folgen?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage ordnen Sie Ihre Notizen für ein Gespräch mit einer Beratungsstelle; setzen Sie keine Namen, Firmen oder Kundendaten ein.

Ich habe in einem Schweizer Betrieb entgegen einer internen Regel ein KI-Werkzeug genutzt. Hilf mir, meine Notizen zu ordnen und ein Beratungsgespräch vorzubereiten.
Meine Stichworte (anonymisiert): [Datum, Zweck, Art der eingegebenen Daten ohne Details, Regel, wie bekannt, bisherige Reaktion].
Erstelle: 1. eine zeitlich geordnete Darstellung der Fakten ohne Wertung, 2. eine Liste der offenen Fragen (Regel, Daten, Schaden, Meldepflicht), 3. zehn Fragen an eine Beraterin oder einen Berater.
Nenne keine Rechtsfolgen und keine Gesetzesartikel. Erfinde nichts. Unsicheres mit [klären] markieren.

Wiederholen Sie das Vorgehen für jeden einzelnen Vorfall, wenn es mehrere waren.

Worauf Sie achten müssen

• Treue- und Sorgfaltspflicht: Arbeitnehmende müssen die berechtigten Interessen des Arbeitgebers wahren, Geschäftsgeheimnisse nicht preisgeben und Weisungen befolgen (siehe Quelle zum Obligationenrecht). Ein Verstoss gegen eine klare Regel kann deshalb eine Pflichtverletzung sein.
• Verhältnismässigkeit der Folgen: Mögliche Reaktionen reichen von einem Gespräch über eine Verwarnung bis zur Kündigung. Eine fristlose Entlassung setzt wichtige Gründe voraus und ist nur bei schweren Verstössen denkbar. Wie schwer ein Verstoss wiegt, ist Einzelfallfrage.
• Haftung: Arbeitnehmende haften für Schaden, den sie absichtlich oder fahrlässig verursachen, wobei das Mass der Sorgfalt vom Berufsrisiko und den Fähigkeiten abhängt. Siehe Mitarbeiterfehler und Haftung.
• Datenschutz: Wenn Personendaten in ein nicht freigegebenes Werkzeug gelangten, ist das zudem ein datenschutzrechtliches Thema für den Betrieb. Eine rechtzeitige Meldung hilft, den Schaden zu begrenzen.
• Nicht verschleiern: Spuren zu löschen oder falsche Angaben zu machen, verschlimmert die Lage. Löschen Sie nur, was Sie ohnehin löschen dürfen, und sagen Sie die Wahrheit.
• Betriebliche Kultur: Wenn viele ähnlich handeln, ist das ein Zeichen für fehlende Regeln oder Alternativen. Das gehört in ein offenes Gespräch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet in einer Immobilienverwaltung in Baden. Die Firma hat KI-Werkzeuge «bis auf Weiteres nicht freigegeben». Weil eine Abrechnung dringend war, hat sie dennoch einen Mieterbrief mit einem Chatbot formuliert und dabei einen Namen und einen Betrag eingegeben.

Sie meldet sich am nächsten Tag bei ihrem Vorgesetzten, schildert den Vorfall mit Datum und Inhalt der Eingabe und löscht den Verlauf. Die Firma prüft den Fall mit dem Datenschutzberater, kommt zum Schluss, dass das Risiko klein ist, und erteilt eine mündliche Ermahnung. Zugleich wird ein freigegebenes Werkzeug evaluiert, damit die Mitarbeitenden nicht in die Versuchung kommen, auf private Konten auszuweichen.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit es gar nicht erst zu solchen Situationen kommt, hilft die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort: Mitarbeitende lernen, KI für passende Arbeitsaufgaben einzusetzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig zu behandeln; Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtliche Beratung bei einem konkreten Vorfall bietet das nicht. Dafür sind Gewerkschaften, Rechtsschutzversicherungen oder Anwältinnen die richtigen Stellen.

Häufige Fragen

Muss ich mich selbst melden?

Eine Pflicht zur Selbstanzeige gibt es im Arbeitsverhältnis nicht in jedem Fall, aber Treue- und Sorgfaltspflichten sowie betriebliche Meldewege können dazu führen, dass Sie den Vorfall melden sollten, besonders wenn Daten betroffen sind. Lassen Sie sich im Zweifel zuerst beraten.

Kann ich fristlos entlassen werden?

Nur bei wichtigen Gründen, die dem Arbeitgeber eine Fortsetzung nicht zumutbar machen. Das ist bei schweren Verstössen denkbar, aber nicht der Regelfall. Eine Verwarnung oder ordentliche Kündigung ist häufiger.

Was, wenn es keine klare Regel gab?

Dann ist der Vorwurf schwächer, weil die Pflicht nicht klar war. Trotzdem gelten allgemeine Pflichten zu Geheimhaltung und Sorgfalt. Sammeln Sie, was bekannt war, und besprechen Sie es mit einer Fachperson.