KI-Nutzung im Team erfragen: Vorlage ohne Schuldzuweisung

Das Problem

Sie vermuten, dass im Team mehr KI genutzt wird, als Sie wissen. Aber wer fragt, bekommt oft zu hören: «Nein, nein, wir machen alles wie immer.» Aus gutem Grund: Wer zugibt, dass er Kundenbriefe mit einem Gratis-Tool formuliert, fürchtet Ärger.

Ohne ehrliche Antworten tappen Sie im Dunkeln. Sie können weder Risiken einschätzen noch sinnvolle Werkzeuge anbieten. Verbote auf Verdacht verschärfen das Schweigen.

Eine anonyme, wertschätzende Umfrage durchbricht das. Sie zeigt, was wirklich passiert und wofür die Leute KI eigentlich brauchen, und macht aus einem Problem eine Verbesserungschance.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das Ziel der Umfrage. Sie wollen verstehen, nicht erwischen. Schreiben Sie das auch so ins Anschreiben.

1. Sichern Sie einen fairen Umgang zu. Erklären Sie, dass die Umfrage dem Verständnis dient und Antworten vertraulich und sachlich behandelt werden. Regeln Sie getrennt, wie Sie auf konkrete Datenschutz- oder Sicherheitsvorfälle reagieren.

1. Sorgen Sie für echte Anonymität. Verwenden Sie ein Online-Formular ohne Namensfeld und ohne Anmeldung. In kleinen Teams (unter fünf Personen) lässt sich Anonymität kaum sichern; dann ist ein offenes Teamgespräch ehrlicher.

1. Stellen Sie wenige, einfache Fragen. Acht bis zehn genügen. Nutzen Sie Auswahlfelder und ein Freitextfeld. Beispiele finden Sie in der Vorlage unten.

1. Fragen Sie nach Aufgaben, nicht nur nach Tools. «Wofür nutzen Sie KI?» bringt mehr als «Welche Programme?». Dahinter stehen echte Arbeitsprobleme.

1. Fragen Sie nach Datenarten. Nur grob: «Haben Sie schon Texte mit Kundennamen eingegeben?» Das zeigt Risiken, ohne konkrete Fälle zu verlangen.

1. Werten Sie gemeinsam aus. Fassen Sie zusammen: Wie viele nutzen KI, wofür, was fehlt? Teilen Sie die Ergebnisse im Team und nennen Sie die nächsten Schritte.

1. Handeln Sie sichtbar. Eine Umfrage ohne Folgen wirkt unaufrichtig. Wählen Sie ein oder zwei Verbesserungen, etwa ein geprüftes Werkzeug oder eine Positivliste, und setzen Sie sie zeitnah um.

Mögliche Fragen auf einen Blick:

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt Fragebogen und Anschreiben. Geben Sie keine Mitarbeiterdaten ein.

Erstelle eine anonyme Umfrage auf Deutsch (Schweiz) für das Team von [Betriebsart, ca. Anzahl Personen] zur Nutzung von KI-Werkzeugen bei der Arbeit.
Ziel: ehrlich erfahren, wofür KI genutzt wird und was fehlt. Es geht ausdrücklich nicht um Schuldzuweisung.
Liefere: 1. ein Anschreiben (höchstens 120 Wörter) mit der Zusage einer fairen, vertraulichen Auswertung und einer Erklärung, wie Anonymität gesichert wird,
2. zehn Fragen mit Antwortformaten (Auswahl und ein Freitextfeld), darunter Fragen zu Aufgaben, Werkzeugen, Gerät, Datenarten, Unsicherheiten und Wünschen,
3. einen kurzen Hinweis für mich, wie ich die Ergebnisse auswerte und im Team vorstelle.
Stelle keine Fragen, die einzelne Personen identifizieren könnten.

Passen Sie die Fragen an Ihre Branche an und nehmen Sie keine Fragen auf, die in einem kleinen Team Rückschlüsse auf Einzelne erlauben.

Worauf Sie achten müssen

• Anonymität ist nicht selbstverständlich. Prüfen Sie, ob das Formular IP-Adressen, E-Mail-Adressen oder Namen erfasst. Kleine Teams sind leicht identifizierbar.
• Datenschutz der Umfrage. Auch Umfragen verarbeiten Daten. Wählen Sie ein Werkzeug, dem Sie vertrauen, und fragen Sie nur, was Sie brauchen. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) gelten Grundsätze wie Zweckbindung und Verhältnismässigkeit; im Zweifel holen Sie Rat ein.
• Kein Ersatz für Regeln. Die Umfrage deckt auf, sie löst nichts allein. Folgen Sie mit Regeln und Angeboten; siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen.
• Keine Auswertung mit Echt-Antworten in der KI. Freitexte können sensible Hinweise enthalten. Verwenden Sie für die Auswertung besser die Zusammenfassung von Hand oder anonymisierte Auszüge.
• Reaktion auf schwere Fälle. Wenn jemand eingesteht, sensible Daten eingegeben zu haben, gehen Sie sachlich vor und prüfen den Fall, ohne Schuld zu suchen.
• Mehr als einmal fragen. Ein einmaliger Stand veraltet. Wiederholen Sie die Umfrage nach einem Jahr.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Olten mit zwölf Angestellten schickt eine Umfrage. Die Chefin schreibt: «Es geht nicht um Schuld, sondern um gute Lösungen.» Acht Personen antworten; sechs nutzen KI, vor allem für Briefentwürfe und Übersetzungen.

Vorher: Vermutungen und Misstrauen. Nachher: Ein klares Bild. Das Büro gibt ein geprüftes Werkzeug frei, legt fest, dass keine Kundennamen eingegeben werden, und bietet eine einstündige Einführung an. Die Chefin stellt die Ergebnisse im Team vor, und die Fragen gehen offen weiter.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie aus den Ergebnissen einen klaren Fahrplan machen wollen, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung werden Prozesse aufgenommen, KI-Potenziale analysiert, Vorhaben priorisiert und ein Umsetzungsplan erstellt.

So wird aus der Umfrage ein Vorhaben, das zu Ihrem Betrieb passt. Das Angebot wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Soll ich die Umfrage selbst auswerten oder jemanden beauftragen?

In kleinen Betrieben können Sie die Auswertung selbst machen. Ist Vertrauen schwierig, kann eine externe Person die Antworten bündeln und nur das Gesamtbild weitergeben.

Was tue ich, wenn niemand antwortet?

Das kann auf Angst oder fehlendes Interesse hinweisen. Sprechen Sie das Thema im Team an, erklären Sie den fairen Umgang mit Antworten und den Nutzen für alle.

Darf ich die Umfrage verpflichtend machen?

Möglich, aber nicht ratsam. Freiwillige Antworten sind ehrlicher. Informieren Sie das Team offen über Zweck und Verwendung der Daten.

Was mache ich mit den Ergebnissen?

Leiten Sie daraus Regeln und Angebote ab: Neues KI-Tool beantragen und die Positivliste sind gute Anschlussschritte.