Neues KI-Tool beantragen: Vorlage für die interne Freigabe

Das Problem

Ein Kollege hat in einer Zeitschrift von einem KI-Programm gelesen, das Protokolle automatisch schreibt. Er probiert es aus, es gefällt ihm, drei weitere nutzen es bald auch. Niemand hat gefragt, wo die Daten landen, wer den Anbieter kennt und was es kostet.

Ohne einfachen Weg, ein neues Werkzeug zu beantragen, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder wird alles verboten und trotzdem heimlich genutzt, oder alles wird einfach genutzt. Beides ist unglücklich.

Ein kurzer Freigabeantrag löst das. Er kostet fünf Minuten pro Antrag und gibt der verantwortlichen Person genau die Informationen, die sie für eine Entscheidung braucht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie, wer entscheidet. In einem kleinen Betrieb ist das die Geschäftsleitung oder eine benannte Person. Legen Sie fest, wer Anträge entgegennimmt und wer entscheidet. Ohne klare Zuständigkeit bleibt jeder Antrag liegen.

1. Legen Sie das Formular fest. Verwenden Sie die Vorlage unten. Eine Seite genügt. Halten Sie es in Word oder als Online-Formular bereit.

1. Beantworten Sie die Kernfragen. Wofür soll das Tool gebraucht werden? Wer nutzt es? Welche Daten gehen hinein (öffentlich, intern, vertraulich, Personendaten)? Wer ist der Anbieter, wo werden Daten gespeichert?

1. Prüfen Sie Anbieter und Bedingungen. Lesen Sie Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen. Fragen Sie, ob Eingaben zum Training der KI verwendet werden und wie man sie löscht. Hilfe: Fragen an KI-Anbieter zur Sicherheit.

1. Testen Sie mit Testdaten. Bevor das Tool echte Daten bekommt, probieren Sie es mit erfundenen Beispielen aus. So sehen Sie, ob es taugt, ohne Risiko.

1. Entscheiden Sie in drei Stufen. «Freigegeben» (für bestimmte Zwecke und Daten), «Freigegeben mit Auflagen» (zum Beispiel nur ohne Personendaten) oder «Nicht freigegeben» mit Begründung. Eine Begründung hilft den Mitarbeitenden, den Entscheid zu verstehen.

1. Tragen Sie das Ergebnis ein. Nehmen Sie freigegebene Werkzeuge in die Positivliste auf und halten Sie das Datum fest.

1. Prüfen Sie regelmässig neu. Anbieter ändern ihre Bedingungen. Legen Sie fest, dass die Freigabe jährlich überprüft wird.

Entscheidstufen im Überblick:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie das Antragsformular, angepasst auf Ihren Betrieb. Geben Sie keine echten Daten an.

Erstelle ein einseitiges Formular auf Deutsch (Schweiz), mit dem Mitarbeitende in unserem Betrieb ein neues KI-Werkzeug zur Freigabe beantragen.
Unser Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende, z. B. Treuhandbüro mit 6 Personen].
Das Formular soll enthalten: Name des Werkzeugs und Anbieter; Antragstellerin; Einsatzzweck in zwei Sätzen; Art der Daten (öffentlich, intern, vertraulich, Personendaten); Anzahl Nutzende; Kosten; Ort der Datenspeicherung (falls bekannt); Alternative ohne KI; Entscheid mit Datum, Auflagen und Begründung.
Formuliere kurze Fragen in einfacher Sprache und gib zu jeder Frage ein Beispiel in Klammern.
Am Ende: eine Zeile, in der steht, wer entscheidet ([Name oder Funktion]).

Fügen Sie Ihre Branche und die Entscheidungsperson ein; kürzen Sie, was Sie im Betrieb nicht brauchen.

Worauf Sie achten müssen

• Der Antrag ersetzt keine Prüfung. Er sammelt Informationen; die Entscheidung muss jemand mit Verstand und Verantwortung treffen.
• Aussagen der Anbieter prüfen. Marketingtexte versprechen vieles. Verlassen Sie sich auf Vertragsbedingungen und Datenschutzerklärung.
• Personendaten brauchen besondere Sorgfalt. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) müssen Sie wissen, wohin Personendaten gehen. Bei Bearbeitung durch Dritte brauchen Sie in der Regel eine vertragliche Regelung. Im Einzelfall fragen Sie eine Fachperson.
• Kostenfallen beachten. Gratis-Tools finanzieren sich oft über Daten; siehe Kostenlose KI-Tools und Sicherheit.
• Geschwindigkeit zählt. Wenn Entscheide Wochen dauern, wird heimlich genutzt. Ein Richtwert von wenigen Arbeitstagen hilft.
• Neue Funktionen in bekannter Software brauchen ebenfalls einen Blick; siehe Versteckte KI-Funktionen in Bürosoftware erkennen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gemeindeverwaltung im Kanton Bern möchte die Bauverwaltung ein KI-Programm, das Sitzungen aufzeichnet und zusammenfasst. Die Mitarbeiterin füllt das Formular aus: Zweck Protokolle, Daten teilweise personenbezogen, Anbieter mit Servern ausserhalb Europas.

Vorher hätte sie es einfach installiert. Nachher entscheidet die Gemeindeschreiberin: «Nicht freigegeben für nicht öffentliche Sitzungen, Prüfung einer Lösung mit Schweizer Hosting». Die Mitarbeiterin versteht den Grund und die Alternative. Das Formular liegt mit Datum in der Ablage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein entscheiden möchten, welche Werkzeuge in Ihren Betrieb passen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung werden KI-Potenziale analysiert, Vorhaben priorisiert und ein Umsetzungsplan erstellt; bei KI-Agenten gehören Pilot und Einsatzregeln dazu.

Das Angebot ist individuell; sprechen Sie Ihr Anliegen im Erstgespräch an.

Häufige Fragen

Wer sollte den Antrag unterschreiben?

Mindestens die Antragstellerin und die entscheidende Person. In kleinen Firmen reicht ein kurzer Vermerk per E-Mail, solange Datum und Entscheid festgehalten sind.

Brauchen wir das Formular auch für Gratis-Tools?

Ja, gerade für diese. Auch kostenlose Dienste verarbeiten Eingaben; der Antrag zeigt, ob und wie.

Wie lange darf die Prüfung dauern?

Legen Sie intern eine Frist fest, zum Beispiel fünf Arbeitstage für einfache Fälle. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden wissen, wann sie Antwort bekommen.

Was machen wir mit bereits genutzten Tools?

Gehen Sie sie nachträglich durch dasselbe Verfahren. Eine ehrliche Bestandsaufnahme hilft; siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen.