Erlaubte KI-Tools: Vorlage für eine betriebliche Liste

Das Problem

In Ihrem Team fragt jemand: «Darf ich dafür ChatGPT nehmen?» Die Antwort lautet je nachdem: Ja für einen Textentwurf, nein für einen Kundenvertrag. Und ein anderes Werkzeug ist vielleicht für beides in Ordnung. Wer soll sich das merken?

Ohne klare Liste fragen alle immer wieder nach, oder sie entscheiden selbst. Im schlimmsten Fall landen Kundendaten in einem Dienst, der nie geprüft wurde.

Eine Positivliste dreht die Frage um. Statt aufzuzählen, was verboten ist (das sind unendlich viele Dinge), steht dort, was erlaubt ist: Werkzeug, Zweck, erlaubte Daten. Alles, was nicht darauf steht, ist vorerst nicht freigegeben und kann beantragt werden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie, was schon genutzt wird. Fragen Sie im Team, welche KI-Werkzeuge in Gebrauch sind. Wie Sie das ohne Vorwürfe tun, zeigt KI-Nutzung im Team erfragen.

1. Prüfen Sie jedes Werkzeug. Anbieter, Bedingungen, Speicherort, Verwendung der Eingaben, Löschmöglichkeit. Der Antrag aus Neues KI-Tool beantragen hilft dabei.

1. Legen Sie den Zweck fest. Schreiben Sie pro Werkzeug in einem Satz, wofür es gedacht ist: «Textentwürfe und Zusammenfassungen», «Übersetzung allgemeiner Texte», «Bildideen für Social Media».

1. Ordnen Sie Datenklassen zu. Welche Daten dürfen hinein? Einfach gehalten: öffentlich, intern, vertraulich, Personendaten. Eine Farbampel macht es merkbar, siehe KI-Daten-Ampel.

1. Vergeben Sie einen Status. «Freigegeben», «Freigegeben mit Auflagen», «In Prüfung». Vermerken Sie, wer das Werkzeug betreut und ab wann es gilt.

1. Machen Sie die Liste leicht auffindbar. Pinnen Sie sie im Teamchat oder legen Sie sie im Intranet oder in der gemeinsamen Ablage ab. Eine Liste, die niemand findet, wirkt nicht.

1. Erklären Sie die Liste kurz im Team. Zehn Minuten im Teammeeting genügen. Wichtig ist der Satz: «Wenn etwas fehlt, beantragen Sie es, wir entscheiden zügig.»

1. Pflegen Sie die Liste. Legen Sie einen Prüftermin fest, zum Beispiel jedes Quartal. Streichen Sie Werkzeuge, die niemand mehr nutzt, und ergänzen Sie neue.

Beispielaufbau der Liste:

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt die Tabelle. Tragen Sie nur Werkzeugnamen und Zwecke ein, keine vertraulichen Angaben.

Erstelle eine Tabelle für eine betriebliche Positivliste mit KI-Werkzeugen auf Deutsch (Schweiz) für [Art des Betriebs, z. B. Architekturbüro mit 12 Mitarbeitenden].
Spalten: Werkzeug, Anbieter, Zweck (ein Satz), erlaubte Datenklassen (öffentlich / intern / vertraulich / Personendaten), Auflagen, Status, zuständige Person, nächste Überprüfung.
Fülle die Zeilen für folgende Werkzeuge vor: [Liste der Werkzeuge].
Wo ich keine Angaben mache, schreibe «[bitte klären]» statt etwas zu erfinden.
Schreibe darunter drei Sätze Anleitung für Mitarbeitende: Was tun, wenn ein benötigtes Werkzeug nicht auf der Liste steht?

Passen Sie die Spalten an Ihren Betrieb an; weniger Spalten sind besser als eine unübersichtliche Tabelle.

Worauf Sie achten müssen

• Erfinden Sie keine Angaben. Die KI kann Anbieterinformationen falsch ergänzen. Prüfen Sie jede Zeile gegen die Originalbedingungen.
• Freigabe gilt für einen Zweck. Dasselbe Werkzeug kann für Textentwürfe erlaubt und für Kundendaten untersagt sein.
• Konto-Art zählt. Ein privates Gratiskonto und ein Firmenkonto mit Vertrag sind nicht dasselbe. Halten Sie fest, welche Kontoart gilt.
• Personendaten sorgfältig behandeln. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) tragen Sie die Verantwortung für die Daten Ihrer Kundschaft und Mitarbeitenden, auch wenn Sie ein externes Werkzeug verwenden. Klären Sie Fragen im Einzelfall fachlich ab.
• Liste veraltet schnell. Anbieter ändern Bedingungen und Funktionen. Ohne Prüftermin ist die Liste nach einem Jahr unzuverlässig.
• Kontrolle ist begrenzt. Eine Liste verhindert keine Regelverstösse. Sie schafft Klarheit und eine Grundlage, um darüber zu sprechen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Schreinerei im Kanton Luzern mit zehn Mitarbeitenden fragt sich, ob die Büroangestellte KI für Offerten nutzen darf. Die Chefin stellt eine kleine Liste zusammen: Werkzeug für Textentwürfe, erlaubt für allgemeine Formulierungen, nicht für Kundennamen und Preise; Übersetzungsdienst nur für öffentliche Texte.

Vorher: Jeder machte, wie er dachte. Nachher hängt die Liste im Teamchat. Als der Lehrling ein Bildprogramm testen möchte, trägt die Chefin es als «in Prüfung» ein und prüft es in der folgenden Woche. Niemand muss heimlich ausweichen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Positivliste mit einer betrieblichen Einführung verbinden möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung nimmt Alpasana Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und erstellt einen Umsetzungsplan; bei KI-Agenten gehören Einsatzregeln dazu.

Die genaue Leistung wird individuell geklärt und offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Werkzeuge sollten auf der Liste stehen?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Als unverbindlicher Startpunkt kann eine kleine Liste mit wenigen Werkzeugen dienen. Wie viele Werkzeuge sinnvoll sind, hängt von Aufgaben, Risiken und verfügbaren Zuständigkeiten ab.

Wer darf die Liste ändern?

Nur die benannte Verantwortliche oder die Geschäftsleitung. Änderungen sollten mit Datum festgehalten werden, damit sie nachvollziehbar bleiben.

Reicht eine Liste ohne Schulung?

Eher nicht. Mitarbeitende müssen verstehen, warum Datenklassen wichtig sind. Eine kurze Einführung oder ein Kurs erleichtert die Umsetzung, siehe Neue Mitarbeitende in die KI-Regeln einführen.

Muss die Liste öffentlich sein?

Nein. Sie ist ein internes Arbeitsmittel. Für Kundinnen und Kunden kann eine kurze Information zum KI-Einsatz sinnvoll sein.