Neue Mitarbeitende in die sicheren KI-Regeln einführen

Das Problem

Am Montag startet eine neue Mitarbeiterin. Sie bekommt Schlüssel, Laptop und ein Passwort fürs Mailprogramm. Wie das Büro mit KI umgeht, erfährt sie nicht. In ihrem alten Betrieb war KI-Nutzung kein Thema, oder alle durften alles. Also macht sie es so, wie sie es kennt.

So entstehen Regelverstösse ohne böse Absicht. Die Regeln waren nicht bekannt. Es ist auch ungerecht, jemandem etwas vorzuwerfen, das ihr nie erklärt wurde.

Ein fester Einführungsablauf löst das. Er braucht nicht viel: eine halbe Stunde, eine Checkliste und eine Person, die man fragen kann. Dann ist von Anfang an klar, was erlaubt ist und was nicht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fassen Sie die Regeln auf einer Seite zusammen. Wenige Punkte: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, wen man fragt, was bei Fehlern zu tun ist. Eine Grundlage bietet die KI-Richtlinie für KMU.

1. Legen Sie eine verantwortliche Person fest. Sie führt in die Regeln ein und ist Ansprechperson. In kleinen Betrieben ist das meist die Vorgesetzte.

1. Planen Sie die Einführung in die ersten Tage. Nicht am ersten Tag unter Informationsflut, sondern in der ersten Woche mit Beispielen. Dreissig Minuten genügen.

1. Zeigen Sie die Datenampel. Erklären Sie an echten Beispielen aus Ihrem Betrieb, welche Daten in welche Werkzeuge dürfen; siehe KI-Daten-Ampel.

1. Richten Sie die Zugänge ein. Nur freigegebene Werkzeuge, mit persönlichem Firmenkonto und Zwei-Faktor-Anmeldung. Keine geteilten Passwörter. Notieren Sie, wer welchen Zugang hat.

1. Lassen Sie die Person üben. Eine kleine Aufgabe mit Testdaten: «Fassen Sie diesen erfundenen Text zusammen und prüfen Sie das Ergebnis.» So erleben sie Nutzen und Grenzen.

1. Unterschreiben lassen. Eine einfache Bestätigung: «Ich habe die KI-Regeln gelesen und verstanden.» Legen Sie sie in die Personalakte.

1. Fragen Sie nach vier Wochen nach. Kurzes Gespräch: Was war unklar? Was nutzen Sie? Was fehlt? Passen Sie Regeln und Einführung an.

1. Denken Sie an den Austritt. Beim Weggang werden Zugänge entzogen; siehe KI-Zugang beim Austritt.

Checkliste für die Einführung:

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt Einführungsunterlagen. Verwenden Sie nur allgemeine Angaben zu Ihrem Betrieb.

Erstelle für neue Mitarbeitende in [Betriebsart, z. B. Gemeindeverwaltung mit 20 Personen] eine Einführung in unsere KI-Regeln. Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».
Unsere Regeln in Kurzform: erlaubte Werkzeuge [Liste]; nicht erlaubte Daten [Liste]; Ansprechperson [Name/Funktion]; Meldung bei Fehlern an [Stelle].
Liefere: 1. ein Merkblatt mit höchstens acht Punkten (je ein Satz und ein Beispiel),
2. eine Übung mit erfundenen Daten (Aufgabe, Erwartung, Kontrollfragen),
3. eine Bestätigungsformel für die Unterschrift,
4. fünf Fragen für das Nachgespräch nach vier Wochen.
Schreibe knapp und freundlich, ohne Fachbegriffe ohne Erklärung.

Setzen Sie Ihre echten Regeln ein; das Merkblatt sollte auf eine Seite passen.

Worauf Sie achten müssen

• Einmalig reicht nicht. Regeln vergisst man. Erinnern Sie im Teammeeting und bei Änderungen.
• Unterschrift ist kein Schutz. Sie zeigt, dass die Regeln bekannt sind, ersetzt aber das Verständnis nicht. Erklären Sie den Grund.
• Nicht überfordern. Neue Mitarbeitende haben viel zu lernen. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste.
• Rechtlicher Rahmen. Das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt eine zweckmässige und sichere Bearbeitung von Personendaten. Eine Einführung in die betrieblichen Regeln kann dazu beitragen; welche Massnahmen nötig sind, prüfen Sie für Ihre Tätigkeit im Einzelfall. Für den EU AI Act, wenn Sie EU-Bezug haben, siehe KI-Kompetenz nachweisen.
• Vorbild zählt. Wenn Vorgesetzte selbst die Regeln missachten, hilft keine Schulung.
• Auch Praktikanten und Temporäre. Sie brauchen dieselbe Einführung, oft sogar mehr, weil sie nur kurz da sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Autogarage im Kanton Solothurn fängt eine neue Büroangestellte an. Die Inhaberin hat ein Merkblatt mit sechs Punkten vorbereitet. Am zweiten Tag erklärt sie in 25 Minuten: Das freigegebene Werkzeug darf für Textentwürfe genutzt werden, Kundennamen und Fahrzeugdaten bleiben draussen.

Vorher: keine Regeln, die Mitarbeiterin hätte private Konten genutzt. Nachher: Sie bekommt ein Firmenkonto, übt mit erfundenen Daten und unterschreibt die Bestätigung. Nach vier Wochen schlägt sie vor, auch Übersetzungen für englischsprachige Kunden zu erlauben; die Inhaberin prüft das.

So hilft Ihnen Alpasana

Für einen geordneten Schulungsnachweis pro Person gibt es den Kurs Linup: KI sicher am Arbeitsplatz. Laut Angebotsseite besteht er aus acht Modulen mit Quiz, behandelt den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen und stellt ein privates Zertifikat mit öffentlicher Verifikation aus.

Für Firmen sind laut Beschreibung Teameinladungen, Erinnerungen und ein Fortschrittsdashboard vorgesehen. Der Kurs ergänzt Ihre eigene Einführung, er ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Wie lang sollte die Einführung dauern?

Eine halbe Stunde plus Übung reicht für die Grundregeln. Wichtiger als Länge ist die Wiederholung bei Gelegenheit.

Muss ich neue Mitarbeitende einzeln schulen?

Nicht unbedingt. Gruppenstarts oder ein Online-Kurs sind möglich. Das persönliche Gespräch mit einer Ansprechperson bleibt trotzdem wertvoll.

Was gehört in die Bestätigung?

Dass die Person die Regeln erhalten, gelesen und verstanden hat und weiss, wen sie fragen kann. Mehr braucht es nicht.

Gilt die Einführung auch für Lernende?

Ja. Gerade junge Menschen nutzen KI oft privat intensiv und kennen die betrieblichen Grenzen nicht. Eine altersgerechte Erklärung hilft.