KI-Zugänge beim Austritt von Mitarbeitenden entfernen

Das Problem

Eine Kollegin verlässt den Betrieb. Ihr Arbeitsplatz wird abgegeben, das E-Mail-Konto abgeschaltet, der Schlüssel zurückgegeben. Was oft vergessen geht: Sie hatte vielleicht ein KI-Konto, war Mitglied in gemeinsamen Projekten, hatte Dateien freigegeben und Dienste mit ihrem Firmenkonto verbunden.

Bleiben diese Zugänge bestehen, kann die ehemalige Mitarbeiterin weiterhin Inhalte sehen. Oder das Konto wird von jemand anderem missbraucht, weil niemand mehr darauf achtet. Auch Wissen geht verloren, wenn wichtige Projekte nur im persönlichen Konto lagen.

Mit einer festen Checkliste vermeiden Sie beides. Sie brauchen kein spezielles Werkzeug, nur eine zuständige Person und einen Termin vor dem Austritt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beginnen Sie vor dem letzten Arbeitstag. Sobald der Austritt feststeht, legen Sie die Checkliste an. Eine Woche Vorlauf genügt meist.
2. Erfassen Sie alle KI-Zugänge der Person. Fragen Sie die Person selbst, die Vorgesetzte und die IT: Welche Dienste, welche Konten, welche Projekte, welche Verbindungen zu E-Mail oder Dateiablage? Nutzen Sie Ihr KI-Inventar, falls vorhanden.
3. Klären Sie, was erhalten bleiben muss. Welche Projekte, Anweisungen und Dateien braucht das Team weiter? Bestimmen Sie eine Nachfolgerin und übertragen Sie den Besitz, bevor das Konto gesperrt wird.
4. Beenden Sie geteilte Freigaben. Prüfen Sie Freigabelinks, Gastzugänge und Mitgliedschaften. Entfernen Sie die Person aus allen gemeinsamen Projekten. Hilfe dazu: Wer sieht Dateien und Chats in KI-Projekten?.
5. Trennen Sie verbundene Dienste. Hat die Person Konten verknüpft, etwa Kalender oder Dateiablage, entziehen Sie diese Berechtigungen. Siehe Verbundene Konten trennen.
6. Sperren Sie die Zugänge am Austrittstag. Deaktivieren Sie das Konto, sofern es ein Firmenkonto ist, und beenden Sie aktive Sitzungen. Löschen Sie Inhalte erst, wenn die Übertragung bestätigt und Aufbewahrungsfristen geklärt sind.
7. Prüfen Sie private Konten. Hat die Person private KI-Konten für Firmenarbeit genutzt, bitten Sie schriftlich um Löschung betrieblicher Inhalte und um eine Bestätigung. Klären Sie das mit einer Fachperson, falls Daten Dritter betroffen sind.
8. Dokumentieren Sie und kontrollieren Sie nach. Halten Sie Datum, Schritte und verantwortliche Person fest. Prüfen Sie nach einer Woche, ob noch Zugriffe der Person sichtbar sind.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt eine Checkliste, die Sie für jeden Austritt wiederverwenden können. Setzen Sie keine echten Namen ein.

Erstelle eine Checkliste «KI-Zugänge beim Austritt» für einen Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden.

Rahmen:
- Eingesetzte KI-Dienste: [Dienste]
- Zuständig für die Durchführung: [Rolle]
- Vorlauf vor dem Austritt: [z. B. 1 Woche]

Gliedere die Liste in: Vor dem Austritt / Am letzten Arbeitstag / Eine Woche danach.
Pro Punkt: Aufgabe, zuständige Rolle, Datum, erledigt (ja/nein).
Berücksichtige: Besitzübertragung von Projekten, geteilte Links, verbundene Dienste, aktive Sitzungen, Wiederherstellungsadressen, private Konten, Dokumentation.
Regeln: Einfache Sprache, keine Behauptungen über bestimmte Anbieter, Hinweis auf fachliche Prüfung bei Personendaten.

Passen Sie die Dienste an Ihren Betrieb an und lassen Sie die Liste einmal von der IT gegenlesen.

Was gehört auf die Liste?

Worauf Sie achten müssen

• Zuerst übertragen, dann sperren. Wird ein Konto zuerst gelöscht, können Projekte und Dateien unwiederbringlich verloren gehen. Klären Sie die Übertragung vor der Sperre.
• Aufbewahrung und Löschung beachten. Geschäftsrelevante Unterlagen können gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben. Personendaten der Person dürfen nicht unbegrenzt bleiben. Lassen Sie den Umgang im Einzelfall prüfen, siehe Zugriffe beim Austritt löschen.
• Private Konten sind schwer kontrollierbar. Sie sehen nicht, ob die Person nach dem Austritt noch Inhalte besitzt. Verbindliche Regeln und eine klare Anweisung vor dem Austritt helfen mehr als ein nachträgliches Misstrauen.
• Fair bleiben. Behandeln Sie ausscheidende Personen respektvoll. Ein klarer, sachlicher Ablauf, den alle kennen, vermeidet Streit.
• Datenschutz. Auch die Daten der ausscheidenden Person unterliegen dem Datenschutz. Hinweise bietet der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Elektroinstallationsbetrieb im Kanton Luzern verlässt eine Disponentin nach zehn Jahren die Firma. Frau Müller aus der Administration geht die Checkliste durch.

Vorher kannte niemand genau, wo die Disponentin KI nutzte. Im Gespräch zeigt sich: ein geteiltes Projekt mit Textbausteinen, zwei Freigabelinks und eine Verbindung zu ihrem Kalender. Frau Müller überträgt das Projekt an eine Kollegin, löscht die Links und trennt die Verbindung.

Am letzten Arbeitstag wird das Konto gesperrt. Eine Woche später kontrolliert Frau Müller, ob noch Aktivität sichtbar ist. Die Liste mit Daten liegt in der Personalakte der Betriebsorganisation.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Werkzeuge einführen und dabei Abläufe wie Zugänge, Verantwortlichkeiten und Einsatzregeln festlegen möchten, begleitet Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, Vorhaben priorisieren, Umsetzung dokumentieren und KI-Agenten mit Einsatzregeln integrieren.

Die Sperrung der Konten nehmen Sie in den jeweiligen Diensten vor. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich das KI-Konto der ausgetretenen Person weiter nutzen?

Nicht unter ihrem Namen oder mit ihrem Zugang. Übernehmen Sie bei einem Firmenkonto die Inhalte in ein neues Konto oder Projekt und sperren Sie das alte. So bleibt nachvollziehbar, wer was getan hat.

Was ist, wenn die Person sich nicht kooperativ zeigt?

Klären Sie die Löschung betrieblicher Inhalte schriftlich und holen Sie bei Bedarf rechtlichen Rat. Technisch zählt, was Sie selbst kontrollieren können, also Firmenkonten, Projekte und Verbindungen.

Muss ich das für Praktikantinnen und Aushilfen auch machen?

Ja, die Liste gilt für alle, die Zugänge hatten. Befristete Zugänge sollten idealerweise mit Enddatum angelegt werden, damit sie automatisch auslaufen.