Wer kann Dateien und Chats in KI-Projekten sehen?

Das Problem

Viele KI-Dienste bieten «Projekte» oder «Arbeitsbereiche» an: Sie laden Unterlagen hoch, formulieren Anweisungen und arbeiten mit Kolleginnen am selben Thema. Das spart Zeit, weil niemand dieselben Dateien mehrfach hochladen muss.

Die Kehrseite: Was in einem geteilten Projekt liegt, ist für alle Mitglieder sichtbar, und je nach Dienst auch die Chats der anderen. Wer eine Lohnliste oder einen Kundenvertrag hochlädt, ohne den Kreis zu kennen, gibt Inhalte möglicherweise an Personen weiter, die sie nie sehen sollten.

Dazu kommt, dass Mitgliederlisten wachsen. Wer einmal eingeladen wurde, hat oft auf Monate Zugang, auch wenn das Projekt längst eine andere Richtung genommen hat. Ein kurzer Blick vor dem Hochladen schafft Klarheit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen. Suchen Sie nach «Mitglieder», «Freigabe», «Teilen» oder «Sichtbarkeit». Die Bezeichnung hängt vom Dienst ab, und Stand Oktober 2026 ändern sich Menüs häufig.
2. Lesen Sie die Mitgliederliste. Stehen dort nur Personen, die den Inhalt kennen dürfen? Achten Sie auf Gäste, externe Adressen und ehemalige Mitarbeitende. Siehe auch Gastzugänge begrenzen.
3. Klären Sie die Rollen. Oft gibt es Besitzerinnen, die alles verwalten, Mitglieder mit Schreibrechten und Mitglieder, die nur ansehen. Weisen Sie jeder Person die kleinste passende Rolle zu.
4. Finden Sie heraus, was sichtbar wird. Prüfen Sie in der Hilfe des Dienstes: Sehen Mitglieder nur Dateien und Anweisungen oder auch die Chats der anderen? Fragen Sie bei Unklarheit den Anbieter oder Ihre IT.
5. Testen Sie mit einem erfundenen Dokument. Laden Sie eine Testdatei hoch, etwa «Testnotiz ohne Bedeutung», und schauen Sie mit dem Konto einer zweiten Person nach, was sie sieht.
6. Laden Sie erst danach echte Unterlagen hoch. Beachten Sie Ihre Regeln zu vertraulichen Daten. Die Seite Welche Daten gehören nicht in KI? hilft bei der Einordnung.
7. Trennen Sie sensible Themen in eigene Projekte. Ein Projekt für alle Abteilungen ist bequem, aber riskant. Ein eigenes Projekt mit kleinem Kreis schützt besser.
8. Prüfen Sie den Kreis regelmässig. Entfernen Sie Personen, die das Projekt nicht mehr brauchen, und bei Austritten sofort. Siehe KI-Zugänge beim Austritt entfernen.

Vorlage zum Kopieren

Diese Prüfliste können Sie ausfüllen, bevor Sie ein Projekt für ein Team öffnen. Eine KI kann Ihnen helfen, sie an Ihren Betrieb anzupassen, aber ausgefüllt wird sie anhand der echten Einstellungen.

Erstelle eine einseitige Prüfliste «Vor dem Teilen eines KI-Projekts» für einen Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden.

Projekt: [Name]
Zweck: [z. B. Offerten vorbereiten]
Geplanter Teilnehmerkreis: [Rollen]
Geplante Unterlagen: [Art der Dateien, ohne Details]

Die Liste soll folgende Fragen enthalten (mit Platz für Ja/Nein und Datum):
- Wer ist Mitglied, wer hat welche Rolle?
- Sehen Mitglieder Dateien, Anweisungen, Chats anderer?
- Gibt es Gäste oder externe Adressen?
- Sind vertrauliche Daten ausgeschlossen?
- Wer prüft den Kreis wann wieder?

Regeln: Einfache Sprache, Anrede «Sie», keine Behauptungen über Funktionen bestimmter Anbieter.

Ergänzen Sie die Angaben zu Ihrem Projekt und lassen Sie die Liste von der Projektverantwortlichen abzeichnen.

Wer darf was in einem geteilten Projekt?

Worauf Sie achten müssen

• Die Sichtbarkeit unterscheidet sich je nach Dienst. Was bei einem Anbieter gilt, stimmt beim nächsten nicht. Lesen Sie die aktuelle Hilfe, statt von anderen Programmen zu schliessen.
• Hochgeladene Dateien bleiben im Projekt. Wer das Projekt später verlässt, hat sie möglicherweise schon gesehen. Das Entfernen einer Person macht Gesehenes nicht ungeschehen.
• Datenschutz im Team. Als allgemeine Orientierung sollten Zugriffe auf Personendaten auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Mass beschränkt werden. Welche Massnahmen rechtlich und organisatorisch nötig sind, ist im Einzelfall zu prüfen. Informationen bietet der EDÖB.
• Links können Projekte öffnen. Manche Dienste erlauben Freigabelinks. Wer den Link hat, sieht möglicherweise mit. Siehe Chat-Links sicher teilen.
• KI-Anweisungen sind auch Inhalt. Projektanweisungen enthalten manchmal interne Regeln oder Namen von Kundschaft. Auch sie sind für Mitglieder sichtbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Architekturfirma in St. Gallen richtet Frau Müller ein gemeinsames KI-Projekt für Bauabrechnungen ein. Sie möchte Offerten und Kundenschreiben hineinladen.

Vorher sind sechs Personen eingeladen, darunter ein externer Praktikant mit Gastzugang. Sie liest in der Hilfe nach, dass alle Mitglieder die Dateien sehen, und entfernt den Gast. Mit einer erfundenen Testdatei prüft sie die Sicht einer Kollegin.

Nachher arbeiten vier Personen im Projekt, die Lohnthemen bleiben in einem getrennten Projekt mit zwei Mitgliedern. Die Mitgliederliste prüft sie jeden Quartalsbeginn.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben behandeln unter anderem den Umgang mit Claude mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln sowie betriebliche KI-Richtlinien. So lernen Sie, gemeinsame Projekte geordnet aufzubauen und Regeln für Ihr Team festzulegen.

Welche Rechte Ihr Dienst konkret bietet, entnehmen Sie dessen aktueller Hilfe. Ein Kurs ersetzt die Prüfung der Einstellungen nicht.

Häufige Fragen

Sehen andere Mitglieder meine privaten Chats?

Das hängt vom Dienst ab. Manche trennen persönliche Chats von Projektinhalten, andere machen Chats im Projekt für Mitglieder sichtbar. Lesen Sie die Beschreibung des Anbieters und testen Sie mit einer erfundenen Unterhaltung.

Darf ich externe Partner einladen?

Nur, wenn Ihre Regeln das erlauben und die Inhalte für sie bestimmt sind. Beschränken Sie Gäste auf das Nötigste und befristen Sie den Zugang. Klären Sie vertragliche Fragen mit einer Fachperson.

Wie oft sollte ich die Mitglieder prüfen?

Mindestens vierteljährlich und bei jedem Austritt oder Rollenwechsel. Ein fester Termin im Kalender verhindert, dass es vergessen geht.