Welche Daten darf ich nicht in eine KI eingeben?

Das Problem

Sie möchten eine Kundenmail freundlicher formulieren und kopieren den ganzen Verlauf in einen KI-Chat. Darin stehen neben der eigentlichen Frage auch Namen, Telefonnummern und vielleicht eine vertrauliche Bemerkung. Für den gewünschten Textvorschlag braucht die KI diese Angaben häufig gar nicht.

Im Büro bedeutet «sensible Daten» mehr als die rechtliche Kategorie besonders schützenswerter Personendaten. Auch eine noch unveröffentlichte Preisliste, ein Angebot oder ein Passwort kann grossen Schaden verursachen, wenn es am falschen Ort landet. Entscheidend sind Inhalt, Zweck und das konkret freigegebene Werkzeug.

Sie müssen deshalb nicht vor jeder Formulierung ein Rechtsgutachten erstellen. Sie brauchen eine verständliche Einteilung und eine Person, die unklare Fälle entscheidet. Fehlt diese Freigabe, arbeiten Sie mit einem vollständig erfundenen Übungstext.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Benennen Sie die Aufgabe ohne Originaldaten. Schreiben Sie zuerst in einem leeren Dokument: «Ich brauche eine freundliche Antwort auf eine Lieferverzögerung.» Überlegen Sie, welche Informationen die KI tatsächlich zum Formulieren benötigt. Oft reichen Anlass, gewünschter Ton und die erlaubte Aussage.
2. Prüfen Sie das verwendete Konto. Öffnen Sie die betriebliche Werkzeugliste oder fragen Sie die verantwortliche Person. Ein privat angelegtes Konto ist nicht automatisch für Firmendaten zugelassen. Auch ein bekanntes Markenlogo oder ein bezahltes Abonnement ersetzt die Freigabe nicht.
3. Suchen Sie nach Personenbezug. Markieren Sie Namen, Adressen, Kundennummern, E-Mail-Adressen und Angaben über Mitarbeitende. Denken Sie ebenso an indirekte Hinweise: Eine seltene Funktion, ein genaues Datum und ein kleiner Ort können zusammen eine Person erkennbar machen.
4. Trennen Sie Geheimnisse und Zugangsdaten ab. Entfernen Sie Passwörter, einmalige Bestätigungscodes, interne Kalkulationen und nicht freigegebene Vertragsinhalte. Geht es genau um solche Informationen, stoppen Sie die Eingabe und lassen den zulässigen Bearbeitungsweg klären. Das gilt auch für Daten, die keine Menschen betreffen.
5. Erstellen Sie eine minimale Arbeitsfassung. Übernehmen Sie nur den benötigten Absatz in ein neues Dokument. Ersetzen Sie Einzelheiten durch «Kundschaft», «Produkt» oder passende Platzhalter. Prüfen Sie Anhänge, Signaturen und ältere Nachrichten separat; sie gehören nicht automatisch zur Aufgabe.
6. Lassen Sie Grenzfälle prüfen. Zeigen Sie die bereinigte Fassung intern einer zuständigen Person, wenn noch Rückschlüsse möglich sind. Für wiederkehrende Arbeiten vereinbaren Sie eine klare Regel. Die Anleitung zum Anonymisieren von Texten hilft bei der Vorbereitung.
7. Prüfen Sie die KI-Antwort vor der Nutzung. Setzen Sie echte Namen erst im betrieblichen Dokument wieder ein. Kontrollieren Sie Zusagen, Termine und Empfänger. Speichern Sie den fertigen Text am vorgesehenen Ort, damit keine zusätzliche Kundensammlung im Chat entsteht.

Vorlage zum Kopieren

Formuliere eine sachliche, freundliche Antwort für [Anlass].
Zielgruppe: [allgemeine Beschreibung ohne Namen].
Erlaubte Aussagen: [freigegebene Fakten].
Gewünschte Länge: [kurz oder ausführlich].
Verwende für persönliche Angaben ausschliesslich [PERSON] und [TERMIN].
Erfinde keine Zusagen, Beträge oder fehlenden Informationen.
Wenn eine Angabe fehlt, stelle eine Rückfrage.

Ersetzen Sie die Klammerfelder nur durch Informationen, die für dieses Werkzeug freigegeben sind.

Welche Angaben gehören in welche Kategorie?

Die Tabelle ist eine Arbeitshilfe für Ihre Entscheidung, keine pauschale rechtliche Erlaubnis. Auch öffentlich zugängliche Personendaten dürfen nicht beliebig für einen neuen Zweck verwendet werden. Bei einer Unsicherheit können Sie meist weiterarbeiten, indem Sie nur eine allgemeine Formulierung ohne Bezug zum echten Fall anfordern.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz gilt auch bei KI. Der EDÖB erklärt die Anwendbarkeit des Datenschutzgesetzes. Lassen Sie die konkrete Bearbeitung bei rechtlichen Fragen fachlich prüfen.
• Namen entfernen genügt nicht immer. «Die einzige Lernende unserer Filiale» kann weiterhin eindeutig sein. Betrachten Sie Kombinationen von Angaben und nicht nur einzelne Wörter.
• Training und Vertraulichkeit sind verschiedene Fragen. Auch ohne Nutzung zum Modelltraining können Daten gespeichert oder durch Dienstleister verarbeitet werden. Prüfen Sie den gesamten freigegebenen Ablauf.
• Dateien enthalten mehr als sichtbaren Text. Kommentare, ausgeblendete Tabellen und Dokumenteigenschaften können zusätzliche Angaben tragen. Im Zweifel verwenden Sie einen kontrollierten Textauszug.
• Die KI kann Angaben ergänzen. Eine überzeugend geschriebene Antwort kann erfundene Fakten enthalten. Verwenden Sie den Entwurf erst nach Ihrer Kontrolle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller arbeitet im Sekretariat eines Handwerksbetriebs im Aargau. Sie möchte auf eine Reklamation antworten und hat zunächst den vollständigen E-Mail-Verlauf bereitgelegt. Darin stehen die Privatadresse und Hinweise auf die Abwesenheit der Kundin.

Sie übernimmt stattdessen nur die allgemeine Beanstandung in eine neue Arbeitsfassung. Die KI erhält den Auftrag, um eine Terminabsprache zu bitten, ohne einen Termin zu versprechen. Frau Müller ergänzt danach im internen Mailprogramm die richtige Anrede und überprüft die sachlichen Aussagen.

Vorher war der ganze Kundenverlauf Bestandteil des Entwurfs. Nachher erhält die KI nur den für die Formulierung notwendigen Zusammenhang. Der Betrieb kann diesen Ablauf als Beispiel für ähnliche Reklamationen festhalten, ohne daraus eine generelle Freigabe für alle Kundendaten abzuleiten.

So hilft Ihnen Alpasana

In der KI-Weiterbildung für Unternehmen lernen Mitarbeitende den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und die Prüfung von KI-Ergebnissen. Das passt zu Teams, die vor dem ersten Einsatz gemeinsame Grundregeln benötigen.

Sie können daran eine interne Übung anschliessen: Welche Angaben würden wir aus einer erfundenen Kundenmail entfernen? Die betrieblichen Freigaben und die rechtliche Prüfung konkreter Datenbearbeitungen bleiben Aufgaben der zuständigen Verantwortlichen.

Häufige Fragen

Darf ich eine Kundennummer stehen lassen?

Eine Kundennummer kann über andere Unterlagen einer Person zugeordnet werden. Sie ist deshalb nicht automatisch anonym. Lassen Sie sie weg, wenn sie für die Formulierung nicht erforderlich ist.

Kann ich die KI selbst fragen, ob der Text vertraulich ist?

Dafür müssten Sie den Text bereits übermitteln. Prüfen Sie ihn vorher intern oder verwenden Sie eine rein erfundene Beschreibung. Eine KI-Antwort ersetzt zudem keine betriebliche Freigabe.

Was mache ich nach einer versehentlichen Eingabe?

Melden Sie den Vorgang zeitnah intern und geben Sie keine weiteren Daten ein. Die Anleitung Kundendaten versehentlich eingegeben zeigt die nächsten Schritte. Verschweigen oder vorschnelles Löschen erschwert die Abklärung.