Wie anonymisiere ich Texte vor der KI-Nutzung?

Das Problem

Sie möchten einen Brief verständlicher machen, aber darin stehen Namen, Fallnummern und eine persönliche Geschichte. Die Namen zu ersetzen fühlt sich zunächst ausreichend an. Im Text bleibt jedoch vielleicht die einzige Mitarbeiterin einer kleinen Filiale mit ihrem genauen Eintrittsdatum beschrieben.

Anonymisieren bedeutet, den Personenbezug so zu beseitigen, dass die betroffene Person nicht mehr bestimmbar ist. Pseudonymisieren bedeutet dagegen, Namen durch Kennzeichen zu ersetzen, während eine Zuordnung weiterhin möglich bleibt. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Sie einen Text für einen externen KI-Dienst vorbereiten.

Nicht jeder echte Fall lässt sich sinnvoll anonymisieren. Wenn gerade die besondere Lebensgeschichte den Inhalt ausmacht, ist ein frei erfundenes Beispiel oder ein freigegebenes internes Verfahren oft der bessere Weg.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Arbeiten Sie zuerst ohne externen KI-Upload. Öffnen Sie den Text in einem betrieblich freigegebenen Textprogramm und erstellen Sie eine Arbeitskopie. Bewahren Sie das Original am vorgesehenen Ort auf. Die Bereinigung findet vor der Übermittlung statt, sonst wurden die Daten bereits weitergegeben.
2. Klären Sie das Schreibziel. Soll die KI den Ton verbessern, eine Struktur vorschlagen oder Fachsprache erklären? Für eine freundliche Absage braucht sie meist weder Wohnort noch Geburtsdatum. Streichen Sie Informationen, die für diese Aufgabe keine Rolle spielen.
3. Entfernen Sie direkte Kennzeichen. Suchen Sie nach Namen, Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen, Kontonummern und Kennungen. Kontrollieren Sie Anrede, Betreff und Signatur einzeln. Ein automatisches Suchen-und-Ersetzen unterstützt Sie, übersieht aber andere Schreibweisen oder Abkürzungen.
4. Verallgemeinern Sie indirekte Hinweise. Ersetzen Sie genaue Daten durch einen passenden Zeitraum und seltene Funktionen durch allgemeine Rollen. Prüfen Sie Orte, Altersangaben, besondere Ereignisse und ungewöhnliche Kombinationen. Streichen Sie eine Information lieber, wenn sie keinen erkennbaren Nutzen für den Entwurf hat.
5. Kontrollieren Sie den ganzen Übertragungsumfang. Bei Dokumenten gehören Kommentare, Änderungsverlauf und Eigenschaften dazu. Tabellen können ausgeblendete Zeilen oder weitere Blätter enthalten. Ein neuer, manuell kontrollierter Textauszug lässt sich häufig besser prüfen als eine vollständige Datei.
6. Führen Sie eine Gegenprobe durch. Lesen Sie die bereinigte Fassung wie eine Person, die Ihren Betrieb oder den Ort kennt. Könnte sie erraten, um wen es geht? Bitten Sie bei heiklen Fällen die zuständige Person um eine Prüfung und verwenden Sie bei Unsicherheit keinen externen Dienst.
7. Übermitteln Sie nur die Arbeitsfassung. Nutzen Sie das freigegebene Konto und halten Sie die Zuordnung zu echten Personen getrennt. Geben Sie diese Zuordnung nicht im selben Chat nachträglich dazu. Hinweise zur Auswahl der Daten finden Sie unter Welche Daten gehören nicht in KI?.
8. Prüfen Sie das Ergebnis und ergänzen Sie intern. Setzen Sie echte Angaben erst im betrieblichen Originaldokument wieder ein. Kontrollieren Sie, ob die Verallgemeinerung den Sinn verändert hat. Löschen Sie nicht mehr benötigte Arbeitskopien gemäss Ihren internen Regeln.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie diesen Auftrag erst, nachdem Sie den Text selbst bereinigt haben.

Überarbeite den folgenden bereits bereinigten Übungstext.
Ziel: [verständlichere Sprache / freundlicher Ton / klare Struktur].
Text: [kontrollierte Fassung ohne identifizierbare Angaben].
Behalte Platzhalter wie [PERSON A] und [ORGANISATION] unverändert.
Ergänze keine Namen, Orte, Diagnosen oder biografischen Einzelheiten.
Markiere Stellen, an denen für die Formulierung Kontext fehlt.
Gib keine rechtliche Bewertung des Falls ab.

Passen Sie das Schreibziel an und übernehmen Sie keine unbereinigten Anhänge in denselben Chat.

Wie sieht eine brauchbare Bereinigung aus?

Diese Ersetzungen sind keine automatische Bestätigung vollständiger Anonymität. Der übrige Text kann die Person weiterhin verraten. Prüfen Sie deshalb am Ende die gesamte Geschichte und nicht nur die erfolgreich ersetzten Felder.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bleibt bei Personenbezug relevant. Das DSG schützt Angaben über bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen. Lassen Sie Zweifelsfälle zur Anonymität und zur geplanten Bearbeitung fachlich prüfen.
• Schwarze Balken können täuschen. Eine über Text gelegte Form entfernt den darunterliegenden Inhalt nicht zwingend. Bei PDF-Dateien brauchen Sie eine geeignete Schwärzungsfunktion und eine Kontrolle der exportierten Fassung.
• Kennzeichen sind keine Anonymitätsgarantie. «Kundin 17» kann über eine getrennte Liste zugeordnet werden. Auch ohne Liste können seltene Ereignisse eine Wiedererkennung erlauben.
• Externe Bereinigungsdienste erhalten ebenfalls Daten. Laden Sie einen Originaltext nicht in ein beliebiges Werkzeug, nur weil es «Anonymisierung» verspricht. Prüfen Sie dessen Zulässigkeit genauso wie beim eigentlichen KI-Dienst.
• KI kann Details erfinden. Wenn sie aus «einer Abwesenheit» eine Krankheit macht, entsteht eine unbelegte Aussage. Kontrollieren Sie gerade solche Ergänzungen sorgfältig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Treuhand im Kanton Bern möchte einen schwierigen Brief sprachlich vereinfachen. Frau Müller ersetzt zunächst den Namen, bemerkt aber danach eine genaue Berufsbezeichnung, den Wohnort und einen öffentlich bekannten Firmenverkauf. Zusammen würden diese Angaben den Kunden weiterhin erkennen lassen.

Sie erstellt deshalb einen allgemeinen Musterbrief mit erfundenem Hintergrund. Die KI schlägt eine verständliche Gliederung vor; konkrete Beträge und Personendaten ergänzt Frau Müller ausschliesslich im internen Dokument. Vorher stand die vollständige Fallgeschichte im Zentrum, nachher nur die benötigte Schreibaufgabe.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Praxiskurse von absofort verbinden konkrete Arbeitsaufgaben mit Qualitätsprüfung und Einsatzregeln. Sie können damit üben, Texte vorzubereiten und KI-Ergebnisse kritisch zu kontrollieren.

Für eine Übung bringen Sie einen erfundenen Musterfall mit, keine echten vertraulichen Unterlagen. Ob eine konkrete Bearbeitung rechtlich zulässig und eine Bereinigung ausreichend ist, muss bei Bedarf eine geeignete Fachperson beurteilen.

Häufige Fragen

Darf ich Fantasienamen statt Platzhaltern verwenden?

Das ist möglich, kann aber Verwechslungen fördern. Eindeutige Platzhalter zeigen besser, welche Stellen später intern ergänzt werden. Auch mit Fantasienamen müssen Sie indirekte Hinweise prüfen.

Kann ich eine ganze Tabelle anonymisieren?

Grundsätzlich müssen Sie jede relevante Spalte und deren Kombinationen betrachten. Kleine Gruppen, genaue Termine oder seltene Eigenschaften können Personen erkennbar machen. Beschränken Sie die Tabelle möglichst auf die für die Aufgabe benötigten Informationen.

Was tun, wenn die KI ohne Details keine gute Antwort liefert?

Fragen Sie nach einer allgemeinen Struktur oder arbeiten Sie mit einem erfundenen Fall. Fügen Sie echte Angaben nicht schrittweise wieder hinzu, bis der Personenbezug zurückkehrt. Prüfen Sie ausserdem den Speicherort des Dienstes, bevor Sie ein anderes Verfahren erwägen.