KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Verständliche Vorlage

Das Problem

Im Team probiert jede Person andere KI-Dienste aus. Eine Kollegin nutzt Kundennamen, jemand lädt ganze Dateien hoch, andere verzichten aus Unsicherheit vollständig auf KI. Eine allgemeine Aufforderung wie «Bitte Datenschutz beachten» löst diese Unterschiede nicht.

Eine KI-Richtlinie ist eine verbindliche betriebliche Anleitung für den Umgang mit solchen Werkzeugen. Sie soll eine einfache Frage beantworten: Was darf ich in dieser Situation tun, und wen frage ich im Zweifel? Dafür braucht sie verständliche Beispiele und echte Zuständigkeiten.

Die folgende Vorlage ist ein Arbeitsentwurf. Ein Reglement wird erst brauchbar, wenn die genannten Angebote, Kontakte und Freigaben tatsächlich existieren. Unausgefüllte Felder sollten nicht als fertige Regel im Team verteilt werden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die bisherigen Aufgaben. Fragen Sie Mitarbeitende, wofür sie KI nutzen oder nutzen möchten. Notieren Sie typische Eingaben und Ergebnisse, ohne echte Kundendaten zu sammeln. Beginnen Sie beispielsweise mit Textentwürfen, Zusammenfassungen und allgemeinen Ideen.
2. Benennen Sie verantwortliche Personen. Legen Sie fest, wer Werkzeuge freigibt, Datenschutzfragen klärt und Vorfälle entgegennimmt. Bestimmen Sie eine Vertretung. Eine Richtlinie ohne erreichbare Ansprechperson führt in unklaren Situationen wieder zu Einzelentscheidungen.
3. Definieren Sie erlaubte Werkzeuge und Daten. Führen Sie Angebot, Kontoart und erlaubte Aufgaben gemeinsam auf. Beschreiben Sie ausdrücklich, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen. Die Seite zu sensiblen Daten in KI liefert Beispiele für diese Abgrenzung.
4. Legen Sie menschliche Kontrollen fest. Bestimmen Sie, wer Fakten, Zahlen und Empfänger prüft. Bei Veröffentlichungen und verbindlichen Aussagen braucht es eine passende Freigabe. KI-Ausgaben dürfen nicht automatisch zu Kundenversprechen oder Personalentscheiden werden.
5. Beschreiben Sie den Vorfallablauf. Schreiben Sie in einem Satz, wohin eine versehentliche Eingabe gemeldet wird. Ergänzen Sie, welche Erstinformationen nötig sind und wer weitere Massnahmen koordiniert. Formulieren Sie die Meldung als erwünschtes Verhalten, damit niemand aus Angst schweigt.
6. Testen Sie die Vorlage an Alltagssituationen. Lassen Sie eine Mitarbeiterin damit einen erfundenen Kundenbrief und eine interne Notiz einordnen. Wenn sie nicht weiss, welcher Weg gilt, präzisieren Sie die Regel. Eine KI darf beim Vereinfachen helfen, erhält dafür aber keine vertraulichen Inhalte.
7. Prüfen, genehmigen und erläutern Sie die Fassung. Lassen Sie technische und rechtliche Fragen fachlich beurteilen und die Leitung freigeben. Erklären Sie die Regeln anhand von Beispielen. Notieren Sie Stand, zuständige Person und den Anlass für die nächste Überprüfung.

Vorlage zum Kopieren

KI-Richtlinie für [Betrieb]
Gültig ab [Datum], verantwortlich [Funktion], Vertretung [Funktion].

1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Regeln gelten für [Personenkreis] bei [Arbeitsaufgaben].

2. Erlaubte Werkzeuge
Wir verwenden nur [Dienst, Angebot und Kontoart] für [Aufgaben].
Neue Werkzeuge, Erweiterungen und Verbindungen benötigen die Freigabe
von [zuständige Stelle]. Private Konten sind [klare Regel].

3. Daten
Erlaubt sind [konkret freigegebene Datenarten].
Nicht erlaubt sind [vertrauliche und personenbezogene Kategorien].
Passwörter und Bestätigungscodes gehören nicht in KI-Eingaben.
Bei Unsicherheit: Eingabe stoppen und [Kontakt] fragen.

4. Ergebnisse
[Verantwortliche Rolle] prüft Fakten, Zahlen, Quellen und Empfänger.
Vor [Veröffentlichung oder verbindlicher Verwendung] genehmigt
[Freigabestelle] das Ergebnis. Fehlende Angaben werden nicht erfunden.

5. Ablage und Zugriffe
Geprüfte Ergebnisse liegen in [Firmenablage].
Freigabelinks, Zusatzdienste und automatische Aktionen sind
[nachvollziehbare Regel].

6. Vorfälle
Versehentliche Eingaben oder verdächtige Vorgänge nach dem intern festgelegten Ablauf an
[Meldeweg und Vertretung] melden; keine weiteren Daten eingeben. Der Betrieb legt eine
erreichbare Meldestelle, den Ablauf und die passende Dringlichkeit fest.
Die zuständige Stelle koordiniert Abklärung und weitere Massnahmen.

7. Pflege
[Zuständige Person] prüft die Richtlinie bei [Änderungsanlässen].
Fragen und Verbesserungsvorschläge gehen an [Kontakt].

Füllen Sie jedes Feld konkret aus und lassen Sie den Entwurf vor der Einführung fachlich prüfen.

Woran erkennen Sie eine verständliche Regel?

Sie müssen nicht jede mögliche Situation vorwegnehmen. Wichtig ist, dass unbekannte Fälle einen klaren Entscheidungsweg haben. Mitarbeitende sollten die Regel ohne technische Vorkenntnisse anwenden können und dabei wissen, wann sie die Arbeit unterbrechen müssen.

Worauf Sie achten müssen

• Eine Vorlage erfüllt keine Pflichten automatisch. Nach dem EDÖB gilt das Datenschutzrecht auch für KI-Datenbearbeitungen. Lassen Sie Ihren konkreten Einsatz und gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben fachlich prüfen.
• Keine heimlichen Kontrollrechte einbauen. Regeln zu Arbeitgeberzugriffen und Mitarbeitendendaten brauchen eine gesonderte Prüfung. Eine KI-generierte Klausel ist dafür keine verlässliche Grundlage.
• Freigaben müssen erreichbar sein. Wenn die einzige zuständige Person abwesend ist, braucht es einen vereinbarten Ersatzweg. Sonst wird die Richtlinie im Alltag umgangen.
• KI kann falsche Rechtsbehauptungen ergänzen. Streichen Sie erfundene Fristen, Paragraphen oder pauschale Garantien. Übernehmen Sie nur fachlich bestätigte Anforderungen.
• Änderungen erklären. Informieren Sie das Team, wenn neue Werkzeuge oder Datenarten erlaubt werden. Eine still ersetzte Datei allein vermittelt die neue Regel nicht ausreichend.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein kleines Basler Unternehmen möchte KI für Kundenkorrespondenz einsetzen. Bisher gibt es nur die mündliche Aufforderung, vorsichtig zu sein. Frau Müller sammelt deshalb typische Aufgaben und merkt, dass niemand den Meldeweg bei einer falschen Eingabe kennt.

Die Leitung füllt die Vorlage aus, benennt einen erlaubten Arbeitszugang und lässt offene Fragen prüfen. In einer Teamrunde wird ein erfundener Kundenbrief gemeinsam eingeordnet. Danach wissen die Mitarbeitenden, welche Angaben sie entfernen und an wen sie sich bei Unsicherheit wenden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Mitarbeitende eine KI-Richtlinie im Alltag anwenden sollen, vermittelt die KI-Weiterbildung für Unternehmen den Umgang mit Unternehmensdaten und das Prüfen von KI-Ergebnissen. Festlegen und freigeben muss die Richtlinie Ihr Betrieb.

Häufige Fragen

Muss jede Ausnahme neu genehmigt werden?

Das sollte die Richtlinie eindeutig regeln. Wiederkehrende, geprüfte Aufgaben können eine klar begrenzte Freigabe erhalten. Neue Datenarten oder zusätzliche Zugriffe erfordern dagegen eine erneute Beurteilung durch die zuständige Stelle.

Reicht es, die Datei per E-Mail zu verschicken?

Erklären Sie zusätzlich die wichtigsten Regeln an einem einfachen Beispiel. Fragen Sie nach, welche Situationen noch unklar sind. Eine erreichbare Ablage und ein klarer Kontakt erleichtern die spätere Anwendung.

Wie gehen wir mit bisherigen privaten Konten um?

Vereinbaren Sie eine geordnete Umstellung und prüfen Sie bereits gespeicherte Geschäftsinhalte. Die Anleitung zu privaten KI-Konten zeigt die nötigen Abklärungen. Verlangen Sie nicht unbesehen die Herausgabe privater Passwörter oder Verläufe.