Gastzugänge zu KI-Arbeitsbereichen sicher begrenzen

Das Problem

Frau Müller arbeitet in einer Eventagentur in Zürich. Für ein Kundenprojekt hilft eine freiberufliche Texterin mit. Sie soll im gemeinsamen KI-Arbeitsbereich Entwürfe ansehen und bearbeiten. Der schnellste Weg wäre, ihr das Passwort einer Kollegin zu geben. Frau Müller weiss, dass das keine gute Idee ist, aber die Frist drängt.

Genau solche Abkürzungen führen später zu Problemen. Die Zugänge bleiben bestehen, obwohl das Projekt längst beendet ist. Die Freiberuflerin sieht Inhalte, die sie nichts angehen. Und wenn etwas passiert, lässt sich nicht nachvollziehen, wer was getan hat.

Ein sauberer Gastzugang (ein eigener, begrenzter Zugang für eine externe Person) löst das. Er kostet fünf Minuten Einrichtung und erspart viel Ärger.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie, ob der Zugang nötig ist. Kann die Person ihre Aufgabe auch mit einem Export, einem Entwurf in einem Dokument oder einer einzelnen Freigabe erledigen? Dann braucht sie keinen Zugang zum Arbeitsbereich.

1. Legen Sie den Umfang fest. Zu welchem Projekt, welchen Ordnern und welchen Funktionen soll die Person Zugang haben? Alles andere bleibt gesperrt.

1. Richten Sie einen eigenen Gastzugang ein. Laden Sie die Person mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse ein. Geben Sie nie Zugangsdaten von Mitarbeitenden weiter.

1. Wählen Sie die geringsten Rechte. Lesen, kommentieren oder bearbeiten, je nach Aufgabe. Verwalten und Einstellungen sind für Gäste tabu. Siehe auch Minimale Rechte für KI.

1. Setzen Sie ein Ablaufdatum. Der Zugang endet automatisch zum Projektende, wenn die Software das erlaubt. Sonst tragen Sie einen Termin im Kalender ein. Mehr dazu unter Freigaben zeitlich begrenzen.

1. Vereinbaren Sie Spielregeln. Welche Daten dürfen in die KI eingegeben werden? Was darf nicht weitergegeben werden? Eine kurze schriftliche Vereinbarung oder Vertraulichkeitszusage genügt oft als Anfang. Siehe KI-Nutzung durch externe Dienstleister.

1. Prüfen Sie während des Projekts. Wer hat Zugang, was wurde geöffnet, gibt es Auffälligkeiten? Ein kurzer Blick ins Protokoll reicht.

1. Entfernen Sie den Zugang nach dem Projekt. Kontrollieren Sie, dass er wirklich gelöscht ist, und halten Sie das Datum fest.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine kurze Regelung für Gäste vor. Verwenden Sie keine echten Personendaten.

Erstelle für einen Schweizer Betrieb ([Branche]) ein einseitiges Merkblatt «Gastzugang zu unserem KI-Arbeitsbereich».
Inhalt:
1. Wann ein Gastzugang erlaubt ist und wer ihn genehmigt
2. Welche Informationen wir vorab festhalten (Projekt, Zweck, Ablaufdatum [Datum], Rechte)
3. Regeln für die Nutzung der KI (erlaubte Daten, verbotene Daten, kein Weitergeben von Inhalten)
4. Was wir während des Projekts kontrollieren
5. Checkliste für das Entfernen des Zugangs
6. Ein Feld für Unterschrift der externen Person
Regeln: Einfache, freundliche Sprache, Deutsch (Schweiz), keine rechtliche Beratung, am Schluss Hinweis auf Prüfung durch unsere Rechtsstelle.

Passen Sie das Merkblatt an Ihren Betrieb an und lassen Sie es bei Bedarf von Ihrer Rechtsstelle prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Weitergabe von Konten. Das verstösst meist gegen die Nutzungsbedingungen und macht Handlungen nicht nachvollziehbar.
• Gäste sehen oft mehr als gedacht. Prüfen Sie, ob Freigaben von Projekten auch Verlauf, Dateien und frühere Chats umfassen.
• Vertrauliche Daten gehören nicht in Gastbereiche. Trennen Sie Projekte, die vertrauliche Kundendaten enthalten.
• Externe nutzen die KI selbst. Klären Sie, ob sie mit Betriebsdaten eigene KI-Dienste verwenden dürfen. Das gehört in die Vereinbarung.
• Ende vergessen: Das häufigste Problem sind Zugänge, die nie abgeschaltet werden. Setzen Sie wenn möglich automatische Fristen.
• Datenschutz: Gelangen Personendaten zu einer externen Person, braucht es eine geeignete Grundlage. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzstelle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Winterthur arbeitet mit einer externen Visualisiererin zusammen. Sie soll mit dem KI-Werkzeug des Büros Bildvarianten für ein Projekt erstellen.

Vorher: Die Büroleiterin überlegt, das gemeinsame Konto weiterzugeben. Die Freelancerin hätte Zugriff auf alle Projekte. Nachher: Das Büro legt einen Projektbereich «Quartier-Ost» an, lädt die Visualisiererin als Gast mit Rechten zum Bearbeiten nur in diesem Bereich ein und setzt das Ablaufdatum auf das Projektende. Eine kurze Vereinbarung regelt, dass keine Kundenpläne in fremde KI-Dienste geladen werden. Am letzten Projekttag entfernt die Büroleiterin den Zugang und notiert das Datum.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Arbeitsbereiche mit Rollen, Gästen und Freigaben einrichten wollen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Dazu gehören Einsatzregeln, Anwendungsfall, Pilot und Skalierung bei der Integration von KI-Agenten sowie die Dokumentation der Umsetzung.

Regeln für externe Personen gehören zu solchen Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich einer Freelancerin nicht einfach mein Konto geben?

Besser nicht. Sie wären verantwortlich für alles, was damit geschieht, und niemand kann es unterscheiden. Ein eigener Gastzugang ist sicherer und fast ebenso einfach.

Was, wenn die Software keine Gastzugänge kennt?

Dann prüfen Sie, ob ein getrennter Bereich mit einem eigenen Konto möglich ist, oder liefern Sie die Inhalte auf anderem Weg, etwa als Datei. Verzichten Sie im Zweifel auf KI-Zugriff für Externe.

Wie lange soll ein Gastzugang dauern?

So kurz wie das Projekt. Für längere Zusammenarbeit prüfen Sie den Zugang regelmässig, siehe Berechtigungen regelmässig prüfen.

Brauche ich eine schriftliche Vereinbarung?

Empfohlen. Sie hält fest, was erlaubt ist, und schafft Klarheit. Für Personendaten oder Berufsgeheimnisse sollten Fachpersonen den Text prüfen.