KI-Nutzung durch externe Mitarbeitende sicher abstimmen

Das Problem

Sie beauftragen eine Grafikerin, einen Übersetzer, eine Steuerberaterin oder eine IT-Firma und geben ihnen Unterlagen: Offerten, Kundenlisten, Pläne, Verträge. Was sie damit tun, ist bis jetzt ihre Sache. Aber was, wenn sie diese Unterlagen in ein KI-Programm einfügen, um schneller zu arbeiten?

Vielleicht ist das in Ordnung. Vielleicht nicht. Entscheidend ist: Sie wissen es nicht, weil niemand gefragt hat. Und wenn etwas schiefgeht, bleibt die Frage, wer verantwortlich ist.

Bei externen Mitarbeitenden gilt dieselbe Sorgfalt wie bei internen, nur sind die Wege kürzer und die Kontrolle schwächer. Deshalb braucht es eine einfache Abmachung vor dem Start.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, welche Unterlagen herausgehen. Listen Sie auf, was die externe Person bekommt: nur das, was für die Aufgabe nötig ist. Alles andere bleibt bei Ihnen.

1. Stellen Sie die KI-Frage vor Vertragsbeginn. «Setzen Sie bei der Arbeit KI-Werkzeuge ein? Wenn ja, welche, und für welche Schritte?» Fragen Sie sachlich, nicht misstrauisch.

1. Legen Sie fest, was erlaubt ist. Zum Beispiel: «KI nur mit Ihren allgemeinen Texten, nicht mit Kundendaten», oder «nur Werkzeuge mit Firmenvertrag, die Eingaben nicht fürs Training nutzen». Je konkreter, desto besser.

1. Halten Sie es schriftlich fest. Ein Absatz im Auftrag oder eine kurze Zusatzvereinbarung genügt. Eine Vorlage zur Offenlegung finden Sie unter KI-Einsatz von Dienstleistern offenlegen.

1. Vergeben Sie nur nötige Zugriffe. Zugang zu einem Ordner statt zur ganzen Ablage; lesen statt ändern. Siehe KI-Berechtigungsmatrix.

1. Befristen Sie die Zugänge. Der Zugriff endet mit dem Projekt oder am Stichtag; siehe KI-Freigaben zeitlich begrenzen.

1. Vereinbaren Sie Rückgabe und Löschung. Am Projektende bestätigt die externe Person, dass Unterlagen gelöscht und Zugänge zurückgegeben wurden, auch in KI-Werkzeugen.

1. Prüfen Sie stichprobenartig. Fragen Sie nach, ob die Absprachen eingehalten wurden, und halten Sie Ergebnisse fest.

Klärungsfragen an Externe:

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt hilft Ihnen, eine Anfrage und einen Absatz für den Vertrag zu formulieren. Verwenden Sie keine echten Vertragsdaten.

Formuliere auf Deutsch (Schweiz) eine kurze, höfliche E-Mail an einen externen Dienstleister ([Art der Leistung, z. B. Übersetzer, IT-Betreuer, Grafikerin]), mit der ich vor Projektbeginn klären möchte, ob und wie er KI-Werkzeuge einsetzt.
Stelle fünf Fragen: eingesetzte Werkzeuge, Art der eingegebenen Unterlagen, Konto-Art (Firma/privat), Verwendung der Eingaben für Training, Löschung nach Projektende.
Schreibe zusätzlich einen Vertragsabsatz (höchstens 100 Wörter) als Entwurf, der festhält, dass KI nur mit meiner schriftlichen Zustimmung und nur für [erlaubte Zwecke] eingesetzt werden darf.
Weise darauf hin, dass der Vertragstext juristisch geprüft werden sollte.

Der Vertragsabsatz ist ein Entwurf; lassen Sie ihn bei wichtigen Aufträgen von einer Fachperson prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Rollen und Pflichten klären. Wenn ein Dienstleister Personendaten in Ihrem Auftrag bearbeitet, bleiben Sie als Verantwortliche oder Verantwortlicher für die Einhaltung des Datenschutzes zuständig; auch der Dienstleister hat eigene Pflichten. Bei anderer Zusammenarbeit sind die Rollen im Einzelfall zu prüfen. Legen Sie zulässige Bearbeitung und Schutzmassnahmen vertraglich fest, soweit nötig; Einzelheiten klärt eine Fachperson.
• Geheimhaltung. Prüfen Sie Verschwiegenheitsklauseln. Wer Unterlagen in ein KI-Werkzeug einfügt, gibt sie womöglich an einen weiteren Dritten.
• Berufsgeheimnis. Besondere Pflichten gelten zum Beispiel für Anwaltschaft und Medizin. Dort ist die Weitergabe an KI-Dienste besonders heikel.
• Unterauftragnehmer. Auch Externe können Dritte beiziehen. Fragen Sie danach.
• Vertrauen und Kontrolle. Seien Sie freundlich, aber klar. Wer offen KI einsetzt, handelt oft verantwortungsvoller als jemand, der es verschweigt.
• KI-Ergebnisse prüfen. Auch bei externen Arbeitsergebnissen: Fragen Sie, wie Ergebnisse kontrolliert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Weinhändler im Kanton Waadt lässt seinen Katalog durch eine freie Übersetzerin ins Deutsche bringen. Er fragt vorab nach KI. Die Übersetzerin erklärt: Sie nutzt ein Werkzeug mit Firmenvertrag für Rohübersetzungen, korrigiert danach von Hand.

Vorher: keine Absprache, kein Wissen. Nachher: Der Weinhändler hält fest, dass nur der Katalog (öffentliche Texte), nicht aber die Kundenliste eingegeben werden darf. Zum Projektende bestätigt die Übersetzerin die Löschung der Dateien. Beide wissen, woran sie sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, wie Ihre Betriebsabläufe mit externen Partnern und KI zusammenspielen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung werden Prozesse aufgenommen, Schnittstellen konzipiert und Systeme verbunden; bei KI-Agenten gehören Einsatzregeln dazu.

Rechtliche Verträge prüft Alpasana nicht; dafür brauchen Sie eine Fachperson. Das Angebot wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich Externen die KI-Nutzung grundsätzlich verbieten?

Sie dürfen Bedingungen stellen, sofern sie im Auftrag vereinbart sind. Ein pauschales Verbot ist oft unnötig; eine Regelung zu Daten und Werkzeugen wirkt meist besser.

Muss der Dienstleister mir offenlegen, wenn er KI nutzt?

Das hängt vom Vertrag ab. Vereinbaren Sie es ausdrücklich. Ohne Vereinbarung haben Sie keinen sicheren Anspruch.

Was, wenn ich erst später merke, dass KI genutzt wurde?

Sprechen Sie das Thema ruhig an, prüfen Sie, welche Daten betroffen waren, und lassen Sie sie löschen. Bei Personendaten klären Sie weitere Schritte mit einer Fachperson.

Gilt das auch für meinen IT-Betreuer?

Ja, besonders. IT-Betreuende haben oft weitreichenden Zugriff. Ihre Werkzeuge sollten ausdrücklich vereinbart sein.