Muss ein Dienstleister seinen KI-Einsatz offenlegen?

Das Problem

Sie beauftragen eine Übersetzerin, eine Werbeagentur oder einen Treuhänder und geben vertrauliche Unterlagen weiter: Verträge, Preislisten, Kundenlisten. Plötzlich kommt die Frage auf: Wird meine Arbeit eigentlich von einem Menschen gemacht oder von einer KI? Und wenn mit KI: Wohin gehen meine Dokumente?

Die Sorge ist verständlich. Viele Dienstleister setzen KI-Werkzeuge ein, um schneller und günstiger zu arbeiten. Das ist nicht per se schlecht, kann aber heikel sein, wenn Ihre Unterlagen dafür in fremde Systeme hochgeladen werden, ohne dass Sie davon wissen.

Ob der Dienstleister das sagen muss, hängt vom Vertrag, von der Art der Daten und von dem ab, was vereinbart wurde. Diese Seite erklärt die Grundsätze und zeigt, wie Sie als Auftraggeberin Klarheit schaffen. Umgekehrt hilft sie Ihnen, wenn Sie selbst Dienstleisterin sind.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vertrauliches kennzeichnen: Entscheiden Sie, welche Unterlagen vertraulich sind und welche nicht. Für öffentliche Texte ist die Frage unkritisch, für Verträge, Kundendaten und Personalunterlagen hingegen sehr.
2. Bestehende Verträge prüfen: Gibt es bereits eine Geheimhaltungsvereinbarung oder Bedingungen, die den Einsatz von Hilfsmitteln regeln? Lesen Sie, was dort zu Unterauftragnehmern und Werkzeugen steht.
3. Direkt fragen: Stellen Sie vor Auftragserteilung die Frage: «Setzen Sie KI-Werkzeuge ein? Wenn ja, welche, für welche Schritte und wo werden Daten verarbeitet?» Eine Vorlage finden Sie unten.
4. Antwort bewerten: Genügt Ihnen die Antwort? Wird zugesichert, dass Daten nicht zum Training verwendet werden und dass Dritte nur nach Absprache Zugriff erhalten? Siehe Training im Vertrag ausschliessen.
5. Regeln schriftlich festhalten: Vereinbaren Sie, ob KI eingesetzt werden darf, für welche Unterlagen und mit welcher Kontrolle. Halten Sie fest, dass ein Mensch das Ergebnis prüft und verantwortet.
6. Zustimmung nur gezielt erteilen: Wollen Sie KI zulassen, dann für bestimmte Aufgaben und Werkzeuge, nicht pauschal.
7. Haftung und Qualität klären: Wer trägt die Verantwortung für Fehler? Der Dienstleister bleibt in der Regel für sein Ergebnis verantwortlich.
8. Stichproben und Nachfrage: Prüfen Sie Ergebnisse und fragen Sie nach, wenn sie auffallend maschinell oder fehlerhaft wirken.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Entwurf fragen Sie bei einem Dienstleister nach. Prüfen Sie ihn, bevor Sie ihn senden:

Betreff: Fragen zum Einsatz von KI-Werkzeugen bei unserem Auftrag

Guten Tag [Name]
Für den Auftrag [Kurzbeschreibung, z. B. Übersetzung des Jahresberichts] übergeben wir Ihnen [Art der Unterlagen, z. B. vertrauliche Geschäftsunterlagen / Dokumente mit Personendaten].
Bitte beantworten Sie uns schriftlich:
1. Setzen Sie bei diesem Auftrag KI-Werkzeuge ein, auch zur Übersetzung, Zusammenfassung oder Texterstellung? Wenn ja, welche?
2. Werden unsere Unterlagen an Dritte oder Anbieter im Ausland übermittelt? Wo werden sie verarbeitet?
3. Ist sichergestellt, dass unsere Daten nicht für das Training von KI-Modellen genutzt werden?
4. Wer prüft die Ergebnisse, und wer ist für den Inhalt verantwortlich?
5. Welche Vertraulichkeitszusagen gelten für Sie und für allfällige Unterauftragnehmer?
Ohne Ihre ausdrückliche schriftliche Zustimmung zum KI-Einsatz bitten wir darum, die Unterlagen ausschliesslich ohne KI-Werkzeuge zu bearbeiten.
Freundliche Grüsse
[Name, Funktion, Betrieb]

Passen Sie Auftrag und Datenart an. Streichen Sie den letzten Satz, wenn Sie KI grundsätzlich zulassen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine allgemeine KI-Kennzeichnungspflicht für Dienstleister: Das Schweizer Recht kennt (Stand Oktober 2026) keine allgemeine Pflicht, Dienstleistungen als KI-gestützt zu kennzeichnen. In der EU gelten für bestimmte KI-Inhalte Transparenzpflichten, siehe Artikel 50 des AI Act.
• Vertrag geht vor: Zusagen wie «Ihre Unterlagen werden ausschliesslich von unseren Mitarbeitenden bearbeitet» sind massgeblich. Weicht der Dienstleister davon ab, verletzt er den Vertrag.
• Treu und Glauben: Der Dienstleister darf Vertrauliches nicht ohne Weiteres an Dritte weitergeben. Der Einsatz eines externen KI-Dienstes kann eine solche Weitergabe sein.
• Datenschutz: Werden Personendaten durch einen KI-Anbieter bearbeitet, braucht es eine Auftragsbearbeitung und je nach Fall Information der Betroffenen. Siehe Auftragsverarbeitung erkennen.
• Branchenregeln: Für Anwälte, Ärzte oder Treuhänder gelten Berufsgeheimnisse mit eigenen Vorgaben.
• Keine Pauschalverdächtigung: Viele Dienstleister nutzen KI verantwortungsvoll. Ein offenes Gespräch schafft Vertrauen.
• Rechtsprüfung: Bei sensiblen Unterlagen oder Streit holen Sie Fachrat ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Familienunternehmen im Emmental lässt seinen Geschäftsbericht von einer Übersetzerin ins Englische übertragen.

Vorher: Der Bericht enthält noch nicht veröffentlichte Zahlen. Die Übersetzerin liefert erstaunlich schnell und der Inhaber fragt sich, ob sie den Text in ein Online-Programm kopiert hat. Eine Vereinbarung dazu gibt es nicht.

Nachher: Beim nächsten Auftrag fragt er vorher mit der Vorlage nach. Die Übersetzerin erklärt, dass sie ein lokal installiertes Werkzeug zur Terminologie nutzt und alle Texte selbst durchsieht. Sie vereinbaren schriftlich, dass keine Online-KI für vertrauliche Berichte eingesetzt wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie bei der Einführung von KI im Betrieb klare Regeln, auch für den Umgang mit externen Dienstleistern, festlegen möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung umfasst das Prozessaufnahme, Einsatzregeln für KI und die Dokumentation der Umsetzung. Rechtliche Vertragsgestaltung ist darin nicht enthalten.

Häufige Fragen

Darf mein Dienstleister meine Unterlagen in ein KI-Tool hochladen?

Das hängt vom Vertrag, von der Art der Unterlagen und vom Werkzeug ab. Bei vertraulichen Unterlagen ist ohne Absprache Zurückhaltung angezeigt. Vereinbaren Sie eine klare Regel.

Muss der Dienstleister mir sagen, wenn eine KI mein Dokument geschrieben hat?

Eine allgemeine Pflicht fehlt in der Schweiz. Sie können aber Transparenz vertraglich verlangen. Bei Auftragsarbeiten mit Qualitätsanspruch ist ein offenes Wort ohnehin sinnvoll.

Darf ich als Dienstleister KI einsetzen, ohne es zu sagen?

Das ist riskant, wenn Vertraulichkeit vereinbart ist oder Ihr Kunde Wert darauf legt. Klären Sie den Einsatz vorab, siehe KI-Klauseln im Kundenauftrag.

Was, wenn ich Ungereimtheiten bemerke?

Sprechen Sie das Thema an, bitten Sie um schriftliche Auskunft und prüfen Sie den Vertrag. Bei Verdacht auf Verletzung der Geheimhaltung holen Sie rechtlichen Rat.