Gilt der EU AI Act auch für Schweizer Unternehmen?

Das Problem

Ihr Unternehmen sitzt in der Schweiz, arbeitet aber mit Partnern in Deutschland und Österreich zusammen. Ein Kunde fragt nach Ihrer Vorbereitung auf den EU AI Act. Frau Müller möchte wissen, ob sie «gilt bei uns nicht» antworten kann oder sämtliche europäischen Anforderungen übernehmen muss.

Beides wäre ohne Sachverhaltsprüfung vorschnell. Die Verordnung hat einen Geltungsbereich, der bestimmte Unternehmen und Anwendungen ausserhalb der EU erfassen kann. Daneben können Kunden vertragliche Anforderungen stellen, die von der unmittelbaren gesetzlichen Betroffenheit zu unterscheiden sind.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erstellen Sie einen Steckbrief des Einsatzes. Schreiben Sie auf, welches KI-System wofür verwendet wird. Trennen Sie interne Hilfsaufgaben von Lösungen, die Sie anderen bereitstellen. Halten Sie fest, ob Ihr Betrieb nur ein Werkzeug nutzt oder auch ein eigenes Angebot unter seinem Namen vermarktet.

1. Erfassen Sie die beteiligten Unternehmen. Notieren Sie Niederlassungen, Vertragsparteien und deren Standorte. Eine Schweizer Muttergesellschaft und eine EU-Niederlassung können unterschiedliche Anknüpfungspunkte schaffen. Verwenden Sie tatsächliche Firmenangaben statt einer pauschalen Aussage über den Konzern.

1. Verfolgen Sie die Verwendung der Ergebnisse. Fragen Sie, wer eine KI-Ausgabe erhält und wofür sie eingesetzt wird. Eine Auswertung kann in der Schweiz entstehen und dennoch eine Entscheidung innerhalb der EU unterstützen. Schreiben Sie den Weg nachvollziehbar auf, ohne reale Personendaten einzufügen.

1. Vergleichen Sie mit dem gesetzlichen Geltungsbereich. Artikel 2 des AI Act erfasst unter anderem Anbieter mit EU-Marktzugang und bestimmte Anbieter oder Betreiber ausserhalb der EU, deren Ausgaben dort verwendet werden. Lassen Sie beurteilen, ob Ihr konkreter Ablauf darunter fällt.

1. Trennen Sie Gesetz und Kundenvertrag. Markieren Sie in einem Fragebogen, welche Nachweise der Kunde verlangt und worauf er sich stützt. Fragen Sie nach, wenn eine allgemeine Konformitätsbestätigung für einen unklaren Umfang gefordert wird. Versprechen Sie keine vollständige Pflichterfüllung ohne bestätigte Grundlage.

1. Bereiten Sie eine fachliche Rückfrage vor. Lassen Sie KI die bereinigten Angaben in eine übersichtliche Fragenliste bringen. Bitten Sie die Fachperson um eine Einordnung pro Anwendung und Rolle. Prüfen Sie bei bestätigter Betroffenheit anschliessend die Risikozuordnung und die passenden Aufgaben.

1. Dokumentieren Sie Antwort und Auslöser für eine neue Prüfung. Halten Sie fest, auf welchen Tatsachen die Beurteilung beruht. Neue Absatzmärkte, eine EU-Niederlassung oder andere Verwendungen der Ergebnisse können eine erneute Abklärung nötig machen. Legen Sie dafür eine zuständige Person fest.

Vorlage zum Kopieren

Strukturiere unseren Sachverhalt für eine Prüfung des EU-AI-Act-Bezugs.
Betrieb und Niederlassungen: [Angaben]
KI-Anwendung: [Beschreibung]
Unsere Rolle: [bekannt oder offen]
Bereitstellung und Nutzung der Ausgaben: [Länder und Zwecke]
Anforderungen eines Kunden: [allgemein beschriebene Anforderungen]
Trenne mögliche gesetzliche Anknüpfungspunkte von Vertragswünschen.
Formuliere offene Fragen. Behaupte nicht allein wegen des Firmensitzes,
dass die Verordnung gilt oder nicht gilt.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Welche Unterlagen helfen beim Gespräch?

Bringen Sie eine Skizze des Ablaufs, die Produktbeschreibung und den betreffenden Kundenfragebogen mit. Markieren Sie, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und welche nur geplant sind. Verwechseln Sie eine geplante Erweiterung nicht mit dem heutigen Betrieb.

Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung dessen, was bei einer falschen Ausgabe geschehen würde. Das erleichtert die anschliessende Risikoprüfung, ohne schon eine rechtliche Einstufung vorwegzunehmen. Die einfache Einführung in den AI Act hilft, die Begriffe im Team gemeinsam zu verstehen.

Worauf Sie achten müssen

• Die Staatsangehörigkeit einzelner Kunden ist kein verlässlicher Kurztest. Entscheidend ist die konkrete gesetzliche Anknüpfung und nicht, welcher Pass eine Person besitzt.
• Anwendbarkeit und Pflichteninhalt sind zwei verschiedene Schritte. Selbst wenn ein EU-Bezug feststeht, müssen Rolle, Anwendung und einschlägige Bestimmungen einzeln bestimmt werden.
• Bei Zeitplänen sind die aktuellen Anwendungstermine zu beachten. Eine spätere Hochrisikofrist bedeutet nicht, dass bis dahin sämtliche anderen Regeln unbeachtlich wären.
• Datenschutz ist getrennt zu beurteilen. Die Gegenüberstellung DSG und DSGVO zeigt, weshalb sich deren Geltungsbereich nicht einfach mit dem AI Act gleichsetzen lässt.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Beratungsbüro in Zürich erstellt mit KI eine Auswertung, die ein Geschäftspartner in München für einen betrieblichen Entscheid verwenden möchte. Frau Müller hatte zunächst nur den schweizerischen Erstellungsort notiert. Auf Rückfrage beschreibt sie auch Empfänger und Verwendung in Deutschland.

Mit diesen Angaben lässt der Betrieb den konkreten EU-Bezug fachlich prüfen. Eine Kundenbestätigung wird anschliessend auf den tatsächlich geprüften Ablauf begrenzt. Das Büro behauptet weder pauschale Nichtbetroffenheit noch uneingeschränkte Konformität sämtlicher KI-Anwendungen. Änderungen am Verwendungszweck werden künftig vorab gemeldet.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Online-Weiterbildung von absofort behandelt den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und den Einsatz von KI in Verwaltung, Kommunikation und Analyse. Schweizer Praxisbezug und Datenschutz gehören zu den Lerninhalten; bei EU-Bezug wird auch der EU AI Act behandelt. Mitarbeitende lernen im eigenen Tempo und können ihre Abschlüsse verifizieren lassen. Das Angebot finden Sie unter KI-Weiterbildung für Unternehmen.

Die Firmenweiterbildung behandelt Schweizer Praxis und bei EU-Bezug auch den AI Act. Damit können Mitarbeitende die bestätigten Einsatzregeln besser nachvollziehen und anwenden. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Gilt der AI Act automatisch für alle Schweizer KMU?

Nein, eine solche allgemeine Aussage lässt sich daraus nicht ableiten. Prüfen Sie den vorgesehenen Einsatz anhand des Geltungsbereichs und dokumentieren Sie die relevanten Tatsachen.

Reicht der Einkauf einer europäischen Software für die Betroffenheit?

Der Sitz des Softwareanbieters allein beantwortet Ihre eigene Rolle und den konkreten Geltungsbereich nicht. Beschreiben Sie zusätzlich, wo und wofür Sie die Software beruflich einsetzen.

Was antworten wir einem Kunden, solange die Prüfung läuft?

Benennen Sie wahrheitsgemäss den geprüften Stand und die offenen Punkte. Eine begrenzte Sachauskunft über vorhandene Regeln und Schulungen ist hilfreicher als eine ungeprüfte umfassende Bestätigung.