Was ist der EU AI Act einfach erklärt?

Das Problem

In einem Newsletter ist von KI-Verordnung, Risikoklassen und Schulung die Rede. Frau Müller fragt sich, ob ihr Betrieb nun jede Textvorlage anmelden oder sofort sämtliche KI-Werkzeuge abschalten muss. Viele Erklärungen beginnen mit juristischen Abkürzungen und lassen die eigentliche Arbeitsaufgabe offen.

Der EU AI Act ist die europäische Verordnung über künstliche Intelligenz. Er ordnet Anforderungen nach Anwendung und Beteiligten. Für den Einstieg ist es hilfreicher, den eigenen Ablauf zu beschreiben, als eine lange Liste von Pflichten ohne Bezug zum Betrieb auswendig zu lernen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie auf, wo KI eingesetzt wird. Öffnen Sie eine einfache Tabelle und fragen Sie nach konkreten Anwendungen: Texte entwerfen, Bewerbungen beurteilen, Gespräche beantworten oder Produkte steuern. Halten Sie jede Aufgabe getrennt fest. Ein Produktname kann mehrere sehr unterschiedliche Verwendungen verdecken.

1. Klären Sie den EU-Bezug. Notieren Sie, wo Ihr Betrieb tätig ist, wo er KI bereitstellt und wo Ergebnisse verwendet werden. Der Schweizer Sitz beantwortet die Frage nicht allein. Nutzen Sie dafür die Orientierung EU AI Act für Schweizer Unternehmen.

1. Ordnen Sie Ihre Rolle vorläufig ein. Anbieter stellen ein System unter eigener Verantwortung bereit; Betreiber setzen es beruflich ein. Wer ein fertiges Werkzeug im Büro benutzt, hat deshalb andere Fragen als jemand, der eine eigene KI-Lösung verkauft. Lassen Sie Änderungen und Mischformen fachlich einordnen.

1. Beschreiben Sie die Wirkung auf Menschen. Kann ein Fehler nur einen unpassenden Satz verursachen oder beeinflusst die Ausgabe eine Bewerbung, einen Kredit oder die Sicherheit eines Produkts? Fragen Sie auch, wer die Antwort prüft. Die Einordnung von Risikoklassen setzt bei dieser tatsächlichen Verwendung an.

1. Sammeln Sie Unterlagen statt Werbeversprechen. Fordern Sie eine verständliche Beschreibung des vorgesehenen Einsatzes und der Grenzen beim Anbieter an. Notieren Sie, welche Funktionen Ihr Betrieb aktiviert hat. Eine Aussage wie «AI-Act-konform» sollte nicht ohne Angaben zu Rolle und Anwendungsfall übernommen werden.

1. Lassen Sie offene Fragen mit KI strukturieren. Verwenden Sie nur eine bereinigte Beschreibung mit den Feldern aus dem Abschnitt «Einfach erklärt». Verlangen Sie eine Trennung zwischen Tatsachen und Annahmen. Die endgültige Zuordnung zu gesetzlichen Anforderungen und Ausnahmen sollte eine fachkundige Person anhand aktueller Quellen vornehmen.

1. Planen Sie die bestätigten Aufgaben. Halten Sie Zuständigkeit, benötigte Nachweise und nächste Schritte fest. Beachten Sie die Anwendungstermine, statt einen einzigen Termin für alles anzunehmen. Üben Sie zugleich Datenregeln, Ergebniskontrolle und den Umgang mit Fehlern im Team.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich zwei Aufgaben im selben Betrieb vor. Bei der ersten schlägt eine KI eine Überschrift vor. Bei der zweiten erstellt sie eine Rangliste von Bewerbenden, die für Einladungen verwendet werden soll. Der Name des Werkzeugs kann gleich sein, die Wirkung auf Menschen unterscheidet sich deutlich.

Darum fragen Sie zuerst nach Aufgabe, Rolle und Folgen. Erst anschliessend werden passende Anforderungen und Grenzen zugeordnet. Eine leicht verständliche Risikotabelle hilft beim Gespräch, ersetzt aber nicht die Prüfung der konkreten Bestimmungen.

Als Arbeitsblatt genügen zunächst diese Felder: Aufgabe, betroffene Gruppen, EU-Bezug, eigene Rolle, menschliche Kontrolle und offene Fragen. Lassen Sie fehlende Angaben sichtbar offen, statt sie mit Vermutungen der KI zu füllen.

Wie unterscheiden sich typische Aufgaben?

Worauf Sie achten müssen

• Die verbreitete Darstellung mit wenigen Risikostufen ist eine Orientierung. Die konkreten gesetzlichen Anforderungen ergeben sich aus den einschlägigen Bestimmungen, nicht allein aus einer farbigen Übersicht.
• Der EU AI Act ersetzt Datenschutz, Arbeitsrecht oder vertragliche Pflichten nicht. Ein vermeintlich wenig riskanter Textassistent kann trotzdem vertrauliche Daten verarbeiten.
• Stand Oktober 2026 berücksichtigt die EU-Kommission Änderungen durch den AI Omnibus. Verwenden Sie für konkrete Termine und Pflichten aktuelle Texte statt älterer Präsentationen.
• Ein Kursabschluss macht ein eingesetztes System nicht automatisch rechtskonform. Schulung, technische Einrichtung und fachliche Freigabe erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Handelsunternehmen in Schaffhausen nutzt KI für Produkttexte und erwägt zusätzlich ein Werkzeug zur Bewerberbewertung. Frau Müller hatte beides unter «Textsoftware» aufgelistet. Bei der Beschreibung der Folgen wird der Unterschied deutlich.

Produktentwürfe werden vor Veröffentlichung anhand der bestätigten Eigenschaften geprüft. Das geplante Bewertungssystem könnte dagegen den Zugang zu einer Stelle beeinflussen und wird vor einem Einsatz gesondert abgeklärt. Der Betrieb erhält so zwei verständliche Arbeitsaufträge statt einer einzigen pauschalen Entscheidung für «die KI».

So hilft Ihnen Alpasana

Linup vermittelt Grundregeln zum Umgang mit Daten, zur Prüfung von KI-Ergebnissen und zum Erkennen von Betrugsversuchen. Der Online-Kurs richtet sich auch an Menschen ohne Technikkenntnisse. Für Teams stehen Einladungen, Fortschrittsübersicht und eine Nachweismappe mit Kursinhalt und Abschlussangaben zur Verfügung. Das Angebot finden Sie unter Linup: KI sicher am Arbeitsplatz.

Linup unterstützt gemeinsame Grundkenntnisse und die Dokumentation absolvierter Schulung. Nutzen Sie das als Teil Ihrer betrieblichen Vorbereitung, nicht als Ersatz für die Systemprüfung. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Ist jedes Computerprogramm vom AI Act erfasst?

Die rechtliche Einordnung als KI-System folgt einer eigenen Definition und lässt sich nicht allein aus einem Werbeetikett ableiten. Beschreiben Sie Funktion und Arbeitsweise und lassen Sie Grenzfälle anhand der aktuellen Vorgaben prüfen.

Muss Frau Müller dafür programmieren lernen?

Für viele Büroaufgaben sind klare Datenregeln, gute Arbeitsaufträge und sorgfältige Ergebniskontrolle wichtiger. Die Seite zu KI-Kompetenz nach Artikel 4 erklärt, wie sich Lernbedarf auf die tatsächliche Rolle beziehen lässt.

Sollten wir vorsichtshalber jede KI verbieten?

Eine pauschale Sperre ist keine notwendige Schlussfolgerung aus dieser Übersicht. Beginnen Sie mit klar begrenzten, geprüften Anwendungen und entscheiden Sie gesondert über Aufgaben mit erheblichen Auswirkungen auf Menschen.