KI und NDA: Darf ich vertrauliche Dokumente hochladen?

Das Problem

Ein Lieferant hat Frau Müller technische Zeichnungen und Preislisten geschickt, damit ihr Betrieb eine Offerte erstellen kann. Zuvor haben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet, kurz NDA (vom englischen «Non-Disclosure Agreement»). Nun sollen die Unterlagen für die Offerte ausgewertet werden, und ein Kollege schlägt vor: «Das lassen wir die KI zusammenfassen.»

Aber darf man das? Viele Geheimhaltungsvereinbarungen sagen, dass vertrauliche Informationen nur für den vereinbarten Zweck verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Ob ein externer KI-Dienst darunterfällt, hängt vom Vertragswortlaut und seinen konkreten Zugriffsmöglichkeiten ab. Bei einem Verstoss kommen je nach Vertrag und Rechtsgrundlage Schadenersatz oder eine vereinbarte Konventionalstrafe in Betracht; die Folgen sind im Einzelfall zu prüfen.

Die gute Nachricht: Sie können es klären, bevor etwas passiert. Meist braucht es nur eine genaue Lektüre und gegebenenfalls eine kurze Rückfrage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Holen Sie die Vereinbarung hervor. Finden Sie die unterzeichnete Fassung samt Anhängen. Prüfen Sie, welche Informationen sie als vertraulich definiert und für welchen Zweck sie verwendet werden dürfen.

1. Suchen Sie die Schlüsselklauseln. Achten Sie auf Begriffe wie «Dritte», «Hilfspersonen», «Dienstleister», «Verarbeitung», «Speicherung», «Cloud», «Rückgabe oder Vernichtung». Sie dürfen den Vertragstext selbst in die KI geben, wenn er keine Geheimnisse enthält, und die relevanten Klauseln erklären lassen.

1. Klären Sie die Reichweite. Manche Vereinbarungen erlauben die Weitergabe an Mitarbeitende und Berater, die ihrerseits zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Ob ein KI-Dienst darunterfällt, steht meist nicht ausdrücklich da.

1. Prüfen Sie den Anbieter. Wie bearbeitet er die Eingaben? Gibt es Zugriff durch Mitarbeitende, Speicherung, Training? Was sagt der Vertrag mit dem Anbieter? Siehe Training ausschliessen im Anbietervertrag.

1. Fragen Sie die andere Seite. Wenn die Lage unklar ist, bitten Sie schriftlich um Zustimmung. Beschreiben Sie, welches Werkzeug, welche Daten und welchen Zweck Sie meinen.

1. Arbeiten Sie bis zur Antwort ohne die Unterlagen. Für Offerten oder Analysen können Sie die Struktur mit erfundenen Beispieldaten vorbereiten und die vertraulichen Zahlen von Hand einsetzen.

1. Halten Sie das Ergebnis fest. Legen Sie die Antwort der Gegenseite beim Vertrag ab. Bei künftigen Vereinbarungen verhandeln Sie eine klare KI-Klausel mit.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erzeugt eine freundliche Anfrage an die andere Vertragspartei, ohne dass vertrauliche Inhalte in die KI gelangen.

Schreibe eine kurze, höfliche E-Mail auf Deutsch (Schweiz) an [Name/Funktion der Gegenseite] der Firma [Firma].
Wir haben am [Datum] eine Geheimhaltungsvereinbarung für das Projekt [Projektbezeichnung] unterzeichnet. Wir möchten die erhaltenen Unterlagen gerne mit Hilfe eines KI-Werkzeugs auswerten, um [Zweck, z. B. «die Offerte schneller zu erstellen»].
Die Mail soll:
- erklären, welches Werkzeug oder welche Art von Werkzeug wir einsetzen möchten: [Werkzeug/Art]
- nennen, welche Unterlagen betroffen wären: [Art der Unterlagen]
- klarstellen, dass wir die Inhalte nicht für andere Zwecke verwenden
- um eine schriftliche Zustimmung oder Ablehnung bitten
- einen Termin für die Antwort vorschlagen: [Datum]
Regeln: Sachlich, kurz, ohne rechtliche Behauptungen über den Vertrag. Keine vertraulichen Inhalte nennen.

Passen Sie Werkzeug und Zweck an; senden Sie die Mail erst nach Durchsicht durch eine verantwortliche Person.

Worauf Sie achten müssen

• Wortlaut zählt: Entscheidend ist der konkrete Text. Die Frage, ob KI-Dienste Dritte im Sinne der Vereinbarung sind, lässt sich nur dort beantworten oder durch Rückfrage klären.
• Schadenersatz und Konventionalstrafe: Ob solche Ansprüche bestehen, hängt von Vertrag, Rechtsgrundlage und Umständen des Einzelfalls ab.
• Strafrechtliche Aspekte: Das Strafgesetzbuch schützt Fabrikations- und Geschäftsgeheimnisse; die Verletzung kann unter bestimmten Voraussetzungen strafbar sein. Lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
• Personendaten: Enthalten die Unterlagen Angaben zu Personen, kommt das Datenschutzgesetz hinzu.
• Mehrere Parteien: Bei Projekten mit mehreren Beteiligten kann jede Seite eigene Geheimhaltungsinteressen haben.
• Auch nach Vertragsende: Viele Vereinbarungen gelten über das Projektende hinaus.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer in Frauenfeld erhält von einem Kunden Konstruktionsdaten für eine Offerte und möchte sie mit KI vorauswerten.

Vorher: Die Mitarbeiter wollten die PDF-Dateien direkt in einen Chatdienst laden. Nachher: Die Projektleiterin liest die Klausel zu «Dritten», findet keine Erwähnung von Cloud- oder KI-Diensten und fragt schriftlich nach. Die Kundin lehnt ab. Das Team erstellt die Offerte ohne KI und nutzt sie nur für den Mailtext und eine Checkliste mit Platzhaltern. Im nächsten NDA vereinbaren beide Seiten eine ausdrückliche KI-Regel.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Mitarbeitende solche Situationen selbst erkennen, vermittelt die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Datenschutz und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten als Lerninhalte. Der Kurs läuft online im eigenen Tempo, reicht von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang und endet mit verifizierbaren Abschlüssen.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Die Auslegung Ihrer Geheimhaltungsvereinbarung ist nicht Teil des Angebots; dafür ziehen Sie eine Fachperson bei.

Häufige Fragen

Darf ich die NDA selbst in die KI geben?

Wenn der Vertragstext selbst nichts Vertrauliches enthält, kann das zur Erklärung der Klauseln nützlich sein. Prüfen Sie vorher, ob auch der Vertrag als vertraulich gilt, was in manchen Vereinbarungen der Fall ist.

Zählt eine lokal betriebene KI auch als Dritter?

Bei einer Lösung, die auf Ihren eigenen Geräten läuft und keine Daten weitergibt, ist die Lage meist günstiger. Ob sie für Ihre Vereinbarung genügt, prüfen Sie im Wortlaut; siehe Lokale KI oder Cloud.

Was, wenn ich schon hochgeladen habe?

Klären Sie rasch, was geschehen ist, und halten Sie die Fakten fest. Je nach Vertrag ist eine Information der Gegenseite angezeigt. Holen Sie Rat, bevor Sie handeln.

Sollte ich künftige NDAs anpassen?

Ja. Eine klare Klausel zu KI-Werkzeugen, Speicherung und Training schafft Sicherheit für beide Seiten.