KI-Regeln für externe Mitarbeitende: Was gehört hinein?

Das Problem

Ein Freelancer erstellt Ihre Website, eine Treuhänderin bearbeitet Ihre Belege, eine Übersetzerin übernimmt Texte, ein Dienstleister betreut Ihre Mailkonten. Alle diese Personen sehen Unterlagen Ihres Betriebs. Und fast alle nutzen heute KI-Werkzeuge, um schneller zu arbeiten, oft ohne dass Sie davon wissen.

Das wirft Fragen auf: Landen Ihre Kundenlisten in einem Chatbot? Werden Entwürfe mit vertraulichen Angaben in eine Übersetzungs-KI kopiert? Ihre eigene KI-Regelung gilt für Ihr Team, aber nicht automatisch für Externe.

Die Lösung ist kein Misstrauen, sondern Klarheit. Wenn Sie vorab schriftlich festhalten, was erlaubt ist, schützen Sie Ihre Daten und geben Externen eine verlässliche Grundlage. Das funktioniert auch ohne juristische Vorkenntnisse.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Zusammenarbeiten auflisten. Notieren Sie, wer extern für Sie arbeitet und auf welche Unterlagen oder Systeme er Zugriff hat. Dazu gehören auch kleine Einsätze wie die Hilfe bei der Buchhaltung.

1. Die Daten nach Stufen einteilen. Welche Informationen sind unkritisch (öffentliche Texte), vertraulich (interne Dokumente) oder besonders schützenswert (Kunden-, Personal-, Gesundheitsdaten)? Diese Stufen übernehmen Sie aus Ihrer KI-Richtlinie, falls vorhanden.

1. Festlegen, ob und wie KI erlaubt ist. Eine einfache Regel: Für unkritische Daten sind genehmigte Dienste erlaubt, für vertrauliche Daten nur mit schriftlicher Freigabe, für besonders schützenswerte Daten keine KI ohne ausdrückliche Zustimmung. Ergänzen Sie, ob eine Liste erlaubter Dienste existiert.

1. Anforderungen an Dienste benennen. Zum Beispiel: Firmenkonto statt privates Konto, keine Nutzung der Eingaben für das Training, Speicherort bekannt. Hinweise finden Sie unter KI-Tool auf Datenschutz prüfen.

1. Prüfung der Ergebnisse regeln. Wer kontrolliert KI-erzeugte Texte, Übersetzungen oder Auswertungen? Verlangen Sie, dass Externe KI-Anteile offenlegen und selbst auf Fehler prüfen.

1. Meldepflicht bei Pannen vereinbaren. Wenn Daten versehentlich in einen falschen Dienst gelangen, muss der Betrieb schnell informiert werden. Legen Sie Ansprechperson und Frist fest, zum Beispiel «am selben Arbeitstag».

1. Mit KI die Regeln entwerfen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten erzeugen Sie einen verständlichen Entwurf. Fügen Sie keine echten Verträge oder Namen ein. Lassen Sie wichtige Verträge fachlich prüfen.

1. Unterschreiben lassen und aufbewahren. Händigen Sie die Regeln vor Beginn der Arbeit aus, lassen Sie den Empfang bestätigen und legen Sie das Blatt zum Vertrag. Prüfen Sie jährlich, ob es noch passt.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte für externe Mitarbeitende und Dienstleister KI-Regeln aufsetzen.
Art der Zusammenarbeit: [z. B. Freelancer für Website, Treuhänderin, Übersetzerin].
Daten, auf die Zugriff besteht: [allgemeine Beschreibung, z. B. Kundenlisten, Belege].
Unsere interne Regelung kennt diese Datenstufen: [z. B. unkritisch, vertraulich, besonders schützenswert].
Bitte schreibe mir:
1. eine halbe Seite mit klaren Regeln (erlaubte Dienste, verbotene Daten, Prüfung der Ergebnisse, Meldung von Pannen),
2. einen kurzen Absatz zur Bestätigung durch die externe Person,
3. fünf Fragen, die ich vor Beginn der Zusammenarbeit stellen sollte.
Verwende einfache Sprache und die Anrede «Sie». Erfinde keine Gesetzesartikel und gib keine Rechtsberatung.

Setzen Sie die Platzhalter ein und lassen Sie den fertigen Text bei wichtigen Aufträgen fachlich prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung bleibt bei Ihnen. Geben Sie Personendaten an Externe weiter, bleiben Sie für den Umgang mit diesen Daten verantwortlich. Die Grundsätze des Schweizer Datenschutzgesetzes gelten auch bei Auftragsbearbeitung. Eine fachliche Prüfung im Einzelfall ist ratsam.
• Datenweitergabe ins Ausland. KI-Dienste speichern Daten teils ausserhalb der Schweiz. Fragen Sie nach Speicherort und Unterauftragnehmern.
• Berufsgeheimnisse. Für Berufe mit besonderer Verschwiegenheit, etwa Treuhand, Anwaltschaft oder Gesundheit, gelten zusätzliche Pflichten. Klären Sie diese mit einer Fachperson.
• Vertrauen und Kontrolle. Sie können nicht jede Nutzung prüfen. Verlassen Sie sich auf klare Regeln, Stichproben und ein offenes Gesprächsklima.
• Keine Vertraulichkeit im KI-Fenster. Auch Sie selbst geben nur allgemeine Beschreibungen ein, keine Vertragsdetails.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller leitet die Administration eines Handwerksbetriebs in Zofingen. Ein externer Webdesigner soll die Website erneuern und hat Zugriff auf Kundenreferenzen. Beim Gespräch erzählt er, dass er Texte gern mit KI vorformuliert.

Frau Müller realisiert, dass dazu nichts geregelt ist. Mit der Vorlage erstellt sie eine halbe Seite: Texte mit KI sind erlaubt, Kundendaten und interne Zahlen nicht, KI-Anteile sind offenzulegen, Pannen sind am selben Tag zu melden. Der Webdesigner liest und unterschreibt. Zwei Wochen später meldet er von sich aus, dass er einen Kundenbrief fälschlich in einen Chatbot gestellt hat. Der Schaden bleibt klein, weil die Meldung rasch kam.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt Sie laut Leistungsbeschreibung dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren und Vorhaben zu priorisieren. Bei KI-Agenten gehören Einsatzregeln und Dokumentation zum Vorgehen.

So lassen sich Regeln für Externe in einen grösseren Umsetzungsplan einbetten. Verträge und Datenschutzfragen im Einzelfall prüft eine Fachperson.

Häufige Fragen

Muss ich Externen KI generell verbieten?

Nicht unbedingt. Oft ist eine klare Erlaubnis mit Grenzen sinnvoller als ein Verbot, das heimlich umgangen wird. Siehe KI-Verbot oder sichere Alternative.

Wie erfahre ich, ob Externe KI nutzen?

Fragen Sie vor Beginn offen danach und lassen Sie die Antwort festhalten. Eine Hilfe bietet KI-Nutzung durch externe Dienstleister.

Reicht eine E-Mail mit den Regeln?

Besser ist ein Blatt, das die externe Person bestätigt. Es kann Teil des Auftrags sein und macht die Absprache nachvollziehbar.

Was, wenn eine Panne passiert?

Meldeweg und Frist stehen in der Vereinbarung. Dokumentieren Sie den Vorfall und ziehen Sie bei Personendaten eine Fachperson bei. Hilfreich ist das KI-Vorfall-Meldeformular.