Welche KI-Tools sind erlaubt? Vorlage für eine Freigabeliste

Das Problem

In Ihrem Betrieb nutzt jede Person andere KI-Werkzeuge. Die eine arbeitet mit dem Chatbot der bekannten Firma, der andere mit einer App, die er privat installiert hat, die dritte mit einem Zusatz im Browser. Niemand weiss genau, welche Dienste im Einsatz sind und welche Daten dort landen.

Das ist nicht böse Absicht, sondern Alltag: KI-Werkzeuge sind leicht zugänglich und nützlich. Doch ohne Überblick können vertrauliche Angaben, etwa von Kundschaft, in Diensten landen, die der Betrieb nie geprüft hat. Auch die Frage, wer bei Problemen zuständig ist, bleibt offen.

Eine Freigabeliste schafft Ordnung. Sie sagt: Diese Dienste sind erlaubt, dafür dürfen sie genutzt werden, und jemand ist dafür verantwortlich. Sie braucht keine IT-Abteilung, sondern ein paar Stunden Arbeit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Den Ist-Zustand erfragen. Bitten Sie Mitarbeitende freundlich, aufzuschreiben, welche KI-Dienste sie nutzen und wofür. Sagen Sie dazu, dass es nicht um Kontrolle geht, sondern um Ordnung. Eine anonyme Umfrage kann ehrlicher ausfallen, siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen.

1. Die Dienste sammeln. Tragen Sie alle genannten Werkzeuge in eine Tabelle ein: Name, Anbieter, Zweck, Nutzende. So entsteht ein erstes Inventar.

1. Pro Dienst klären, welche Daten hineindürfen. Teilen Sie in drei Stufen ein: unkritisch (öffentliche Informationen), vertraulich (interne Dokumente), besonders schützenswert (Kundendaten, Gesundheitsdaten, Personalakten). Für jede Stufe legen Sie fest, ob der Dienst erlaubt ist.

1. Einen Dienst prüfen. Stellen Sie dem Anbieter die wichtigsten Fragen: Wo werden die Daten gespeichert? Wird mit Eingaben trainiert? Gibt es einen Vertrag für Unternehmen? Vorlage und Hilfen: KI-Tool auf Datenschutz prüfen.

1. Zuständigkeit festlegen. Bestimmen Sie pro Dienst eine verantwortliche Person, die Freigaben, Konten und Änderungen verwaltet. In kleinen Betrieben ist das oft die Geschäftsleitung.

1. Die Liste mit KI entwerfen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten lassen Sie sich eine übersichtliche Tabelle erstellen. Geben Sie keine vertraulichen Informationen ein.

1. Die Liste verbindlich machen. Besprechen Sie sie im Team, legen Sie sie an einem festen Ort ab und nennen Sie einen Weg, neue Dienste vorzuschlagen. Wer etwas Neues will, meldet es, statt es heimlich zu nutzen.

1. Regelmässig überprüfen. Planen Sie eine Kontrolle pro Jahr oder bei grösseren Änderungen. Streichen Sie Dienste, die nicht mehr genutzt werden oder deren Bedingungen sich verschlechtert haben.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte für mein KMU eine Freigabeliste für KI-Werkzeuge erstellen.
Branche und Grösse: [z. B. Treuhandbüro mit 8 Mitarbeitenden].
Genutzte Dienste (nur Namen): [Dienst 1], [Dienst 2], [Dienst 3].
Typische Aufgaben: [z. B. E-Mails formulieren, Texte zusammenfassen, Übersetzungen].
Besonders schützenswerte Daten bei uns: [z. B. Kundendaten, Lohndaten].
Bitte erstelle mir:
1. eine Tabelle mit den Spalten Dienst, Zweck, erlaubte Datenstufe, Zuständigkeit, Geprüft am, Bemerkung,
2. drei Regeln für die Nutzung in einfacher Sprache,
3. einen Vorschlag, wie Mitarbeitende neue Dienste vorschlagen können.
Erfinde keine Anbieterangaben und keine Vertragsinhalte. Wo Angaben fehlen, schreibe «noch zu klären».

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben und passen Sie die Spalten an Ihren Betrieb an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bleibt Ihre Verantwortung. Wer Personendaten in KI-Dienste gibt, bleibt für den Umgang mit diesen Daten verantwortlich. Die Grundsätze des Schweizer Datenschutzgesetzes gelten auch bei KI. Fachliche Prüfung im Einzelfall ist ratsam.
• Verträge lesen. Bei Diensten für Firmen gelten andere Bedingungen als bei privaten Konten. Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden und ob sie für das Training des Modells genutzt werden.
• Keine Vertraulichkeit in der Vorlage. Verwenden Sie für die Erstellung der Liste nur Dienstnamen und allgemeine Beschreibungen.
• Liste lebt. KI-Funktionen tauchen auch in bestehender Software auf, etwa in Office-Programmen. Beachten Sie, dass die Liste nie vollständig ist, und ergänzen Sie sie laufend.
• Kein Verbot ohne Alternative. Wer nützliche Werkzeuge verbietet, ohne etwas anzubieten, fördert Schattennutzung. Siehe KI-Verbot oder sichere Alternative.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller leitet das Sekretariat eines Ingenieurbüros in Olten mit zwölf Mitarbeitenden. Eine kurze Umfrage zeigt: Fünf verschiedene KI-Dienste sind im Einsatz, zwei davon über private Konten. Niemand weiss, welche Dokumente dort landen.

Gemeinsam mit der Geschäftsleitung erstellt sie mit der Vorlage eine Liste mit zwei freigegebenen Diensten, klaren Datenstufen und einer zuständigen Person. Die privaten Konten werden durch Firmenkonten ersetzt. Neue Wünsche gehen an die Geschäftsleitung, die einmal im Quartal entscheidet.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana hilft Ihnen zu klären, wo digitale Werkzeuge und KI in Ihrem Betrieb sinnvoll sind. Dazu gehören laut Leistungsbeschreibung die Aufnahme von Prozessen, die Priorisierung von Vorhaben, Einsatzregeln für KI-Agenten und die Dokumentation der Umsetzung.

Eine Freigabeliste können Sie damit in einen grösseren Plan einbetten. Rechtliche Prüfungen, etwa zu Verträgen, bleiben bei einer Fachperson.

Häufige Fragen

Wie viele Dienste sollte die Liste enthalten?

So wenige wie nötig. Zwei bis fünf Dienste reichen für die meisten Büros. Je kürzer die Liste, desto eher wird sie genutzt. Hilfreich ist auch eine Positivliste für KI-Tools.

Müssen auch KI-Funktionen in Office-Programmen aufgeführt werden?

Ja, wenn dort Inhalte an KI-Dienste gehen. Prüfen Sie die Einstellungen, siehe KI-Funktionen in Bürosoftware erkennen.

Wer darf neue Dienste freigeben?

Die Person, die Sie als zuständig benennen. Wichtig ist, dass es eine einzelne, bekannte Stelle gibt, nicht jeder für sich.

Reicht die Liste allein aus?

Nein. Sie braucht eine kurze Nutzungsregel und Schulung. Die Liste ist das Gerüst, das Verhalten machen die Menschen.