Wie finden wir unbemerkte KI-Nutzung im Betrieb?

Das Problem

Sie vermuten, dass in Ihrem Betrieb mehr KI genutzt wird, als Sie wissen. Mitarbeitende liefern bemerkenswert glatte Texte, im Sekretariat laufen Übersetzungen schneller, und im Gespräch fällt ab und zu der Satz «das hat mir die KI vorgeschlagen». Offiziell gibt es dazu keine Regeln und keine freigegebenen Werkzeuge.

Ohne Überblick lässt sich nichts steuern. Sie wissen nicht, welche Daten wohin gehen, welche Dienste genutzt werden und wo Schulung oder sichere Alternativen am nötigsten sind. Gleichzeitig wollen Sie kein Klima des Misstrauens schaffen, in dem sich alle überwacht fühlen.

Der beste Weg verbindet drei Dinge: ehrliche Fragen, einen Blick auf technische Spuren und klare Zusagen, dass es um Orientierung geht. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie das Ziel fest und kommunizieren Sie es. Sagen Sie klar: Wir wollen wissen, was genutzt wird, um Regeln und sichere Angebote zu schaffen. Wer ehrlich antwortet, hat nichts zu befürchten. Diese Zusage sollte die Geschäftsleitung mittragen.

1. Starten Sie mit einer kurzen, anonymen Umfrage. Fragen Sie: Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie? Wofür? Mit welchen Arten von Daten? Wie oft? Was würde Ihnen helfen? Anonymität erhöht die Ehrlichkeit. Siehe Schattennutzung anonym befragen.

1. Führen Sie kurze Gespräche in den Teams. In einer Viertelstunde pro Team lassen sich Beispiele sammeln. Fragen Sie nach Nutzen, nicht nach Verstössen.

1. Prüfen Sie Abos und Rechnungen. Schauen Sie in Spesenabrechnungen, Firmenkreditkarten und Software-Abos nach KI-Diensten. Auch kostenlose Testversionen tauchen manchmal in Mails an Firmenadressen auf.

1. Sehen Sie sich installierte Programme und Browser-Erweiterungen an. Die IT kann Listen der installierten Software und Erweiterungen erstellen. Achten Sie auf KI-Assistenten, Schreibhilfen, Übersetzer, Notizprogramme mit KI. Siehe Browser-Plugins zentral verwalten.

1. Prüfen Sie eingebaute KI-Funktionen. Viele Bürosoftware-Programme haben KI-Zusatzfunktionen, teils automatisch aktiviert. Siehe KI-Funktionen in Bürosoftware erkennen.

1. Beachten Sie die Netzwerkdaten, soweit zulässig. Die IT kann sehen, welche Dienste im Betriebsnetz aufgerufen werden. Informieren Sie die Mitarbeitenden vorher über solche Auswertungen, und beachten Sie die Regeln zur Mitarbeiterüberwachung.

1. Fassen Sie die Ergebnisse in einem Inventar zusammen. Erfassen Sie Werkzeug, Zweck, Datenart, Nutzende, Status. Siehe KI-Tools im Betrieb erfassen.

1. Handeln Sie danach sichtbar. Stellen Sie Regeln auf, geben Sie sichere Dienste frei, und teilen Sie den Mitarbeitenden die Ergebnisse mit. So sehen alle, dass die Umfrage etwas bewirkt hat.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen kurzen, anonymen Fragebogen (maximal 10 Fragen) zur
KI-Nutzung in unserem Betrieb.
Betrieb: [Branche, Grösse, Ort].
Ziel: Überblick gewinnen, keine Schuldzuweisung.
Fragen zu: genutzten Werkzeugen, privat oder geschäftlich,
Aufgaben, Art der Daten (ohne Details), Häufigkeit, Nutzen,
Unsicherheiten, Wünschen an den Betrieb.
Formuliere in einfacher Sprache und mit Antwortmöglichkeiten zum
Ankreuzen, wo möglich, sowie einem freien Feld am Schluss.
Schreibe einen Einleitungstext (max. 80 Wörter), der erklärt,
dass die Umfrage anonym ist und keine Folgen für ehrliche
Antworten hat.

Passen Sie Betrieb und Fragen an. Die Geschäftsleitung sollte den Einleitungstext freigeben.

Welche Quellen geben Hinweise?

Worauf Sie achten müssen

• Verhältnismässigkeit: Eine Überwachung von Mitarbeitenden ist nur eingeschränkt zulässig. Informieren Sie vorab über technische Auswertungen und beschränken Sie sie auf das Nötige. Siehe Mitarbeiterüberwachung und KI.
• Keine Privatsphäre verletzen: Prüfen Sie Firmengeräte und Firmenkonten, nicht private Geräte oder Kontoinhalte der Mitarbeitenden.
• Vertrauen nicht verspielen: Wer nach der Umfrage doch sanktioniert wird, wird künftig nicht mehr ehrlich antworten. Halten Sie Ihre Zusage ein.
• Lücken bleiben: Kein Verfahren findet alles, etwa Nutzung auf privaten Handys. Deshalb sind klare Regeln und Schulung wichtiger als Kontrolle.
• Datenschutz: Auswertungen enthalten selbst Personendaten. Beschränken Sie Zugriff und Aufbewahrung. Hinweise gibt der EDÖB.
• Keine Rechtsberatung: Bei arbeitsrechtlichen Fragen zur Kontrolle holen Sie fachlichen Rat ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Der Geschäftsführer einer Treuhandfirma in Luzern vermutet, dass seine zwölf Mitarbeitenden KI nutzen, ohne es zu sagen. Sein erster Impuls: die IT soll nachschauen und Verstösse melden.

Die Büroleiterin rät zu einem anderen Weg. Mit der Vorlage entsteht eine anonyme Umfrage mit einer Zusage ohne Sanktionen. Das Ergebnis: Neun von zwölf nutzen KI, fünf davon über private Konten, drei mit Kundenangaben. In der IT zeigt sich zusätzlich eine KI-Browsererweiterung auf zwei Geräten.

Nachher gibt es ein Inventar, eine kurze Regel, einen freigegebenen Firmendienst und eine halbtägige Schulung. Wer neue Werkzeuge ausprobieren möchte, fragt nach. Der Geschäftsführer hat den Überblick und das Team sein Vertrauen behalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI im Betrieb ordnen möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und Einsatzregeln für KI-Pilotprojekte und KI-Agenten festlegen. Weiterbildung kann einbezogen werden, Projekte werden individuell offeriert.

Eine technische Überwachung Ihres Netzwerks gehört nicht zum Angebot. Weiterführend: Was ist Schatten-KI im Unternehmen? und Anonym befragen.

Häufige Fragen

Darf ich die Browserverläufe meiner Mitarbeitenden prüfen?

Nur eingeschränkt. Bei Firmengeräten sind Auswertungen unter Umständen zulässig, wenn sie verhältnismässig sind und vorher angekündigt wurden. Eine heimliche Kontrolle ist problematisch. Klären Sie das mit einer Fachperson.

Was, wenn niemand ehrlich antwortet?

Das ist ein Zeichen für fehlendes Vertrauen. Wiederholen Sie die Zusage, erklären Sie den Nutzen und zeigen Sie ein erstes Ergebnis. Oft hilft ein persönliches Gespräch mehr als ein Formular.

Wie oft sollten wir die Bestandsaufnahme wiederholen?

Mindestens einmal jährlich, und bei grösseren Veränderungen, etwa wenn neue KI-Funktionen in Ihrer Software auftauchen. Ein einfaches Inventar erleichtert das.