Versteckte KI-Funktionen in Bürosoftware erkennen

Das Problem

Sie nutzen seit Jahren dasselbe Textprogramm, dasselbe Mailprogramm, dieselbe Tabellenkalkulation. Nach einem Update erscheint ein neues Symbol: «Mit KI umschreiben», «Zusammenfassen», «Assistent fragen». Vielleicht hat jemand im Team es angeklickt, vielleicht ist es sogar automatisch aktiv.

Genau das ist das Problem: Sie haben nie «ein KI-Tool eingeführt», und trotzdem arbeitet eines mit. Texte, Mails oder Tabellen werden unter Umständen an einen Dienst gesendet, um die Antwort zu berechnen. Wohin, unter welchen Bedingungen und mit welchen Löschfristen, ist nicht immer offensichtlich.

Das ist keine Panikgeschichte, sondern eine Hausaufgabe: Einmal nachsehen, was in der vorhandenen Software eingeschaltet ist, und bewusst entscheiden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Listen Sie Ihre Programme auf. Schreiben Sie auf, was täglich genutzt wird: Text, Mail, Tabelle, Präsentation, Videokonferenz, Browser, PDF-Programm, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Cloud-Ablage.

1. Suchen Sie nach Neuem. Achten Sie auf Schaltflächen oder Symbole mit Begriffen wie «Assistent», «Copilot», «KI», «Zusammenfassen», «Umschreiben», «Intelligent», oft mit Stern- oder Funkensymbol. Die Namen sind je Anbieter verschieden.

1. Prüfen Sie die Einstellungen. Öffnen Sie in jedem Programm Einstellungen, Optionen oder Datenschutz. Suchen Sie dort nach Abschnitten zu KI, Assistenten oder «vernetzten Diensten». Notieren Sie, ob eine Funktion an oder aus ist.

1. Lesen Sie die Hinweise zu den Daten. Seriöse Anbieter erklären, ob Inhalte an eine Cloud gesendet werden und ob sie fürs Training verwendet werden. Suchen Sie die Aussage auf der Anbieter-Seite; speichern Sie den Link.

1. Fragen Sie die Administration. Wenn Ihre Software zentral verwaltet wird (zum Beispiel durch den IT-Dienstleister), gibt es oft einen Verwaltungsbereich, in dem KI-Funktionen für alle ein- oder ausgeschaltet werden. Fragen Sie nach.

1. Entscheiden Sie pro Funktion. Nützlich und unbedenklich, nützlich mit Auflagen oder abschalten. Nutzen Sie dafür das Verfahren aus Neues KI-Tool beantragen.

1. Informieren Sie das Team. Sagen Sie, was an und was aus ist und für welche Daten die Funktionen verwendet werden dürfen.

1. Prüfen Sie nach Updates erneut. Anbieter fügen Funktionen hinzu oder ändern Standardeinstellungen. Planen Sie dafür feste Kontrolltermine, zum Beispiel alle drei Monate.

Wo Sie suchen:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Prüfliste vor. Geben Sie nur Programmnamen ein, keine Kundendaten.

Ich möchte in meinem Büro prüfen, welche KI-Funktionen in unseren Programmen eingebaut sein könnten.
Unsere Programme: [Liste, z. B. Textverarbeitung, Mailprogramm, Videokonferenz, Buchhaltungssoftware, Cloud-Ablage].
Erstelle eine Prüftabelle auf Deutsch (Schweiz) mit den Spalten: Programm, mögliche KI-Funktion (nur wenn du sicher bist, sonst «unklar»), wo ich in den Einstellungen nachsehen sollte, wohin Daten gehen könnten (prüfen!), Entscheid (an / aus / mit Auflagen), geprüft am.
Erfinde keine Menüpfade; wenn du sie nicht sicher kennst, schreibe «in der Hilfe des Anbieters nachsehen».
Füge fünf Fragen hinzu, die ich meinem IT-Dienstleister stellen kann.

Prüfen Sie die Angaben der KI immer in der Hilfe des Anbieters; Menüs ändern sich oft.

Worauf Sie achten müssen

• Menüs und Funktionen ändern sich. Genaue Pfade veralten rasch. Verlassen Sie sich auf die Hilfe Ihres Anbieters statt auf Schritt-Listen aus dem Internet.
• «Läuft in der Cloud» ist nicht dasselbe wie «bleibt in der Firma». Fragen Sie nach dem Ort der Verarbeitung. Zum Thema Serverstandort siehe KI-Serverstandort und Datenschutz.
• Standardeinstellungen sind nicht neutral. Manche Funktionen sind ab Werk eingeschaltet. Prüfen Sie bewusst, statt darauf zu vertrauen.
• Personendaten. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) sollen Personendaten nur zu einem erkennbaren Zweck bearbeitet werden. Wenn eine KI-Funktion Kundendaten verarbeitet, müssen Sie wissen, wie. Klären Sie Zweifel mit einer Fachperson.
• Aufzeichnungsfunktionen in Videokonferenzen. Zusammenfassungen und Transkripte betreffen auch Gesprächspartner. Informieren Sie diese vorher.
• Dokumentieren Sie Ihre Prüfung. So können Sie später zeigen, dass Sie hingeschaut haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Zahnarztpraxis-Team in Thun nutzt ein Terminprogramm und eine Textverarbeitung. Bei der Prüfung stellt die Praxismanagerin fest, dass im Textprogramm ein Assistent eingeschaltet ist, der Texte zur Bearbeitung an einen Cloud-Dienst sendet.

Vorher: Die Funktion lief unbemerkt, und Mitarbeitende fügten Patientenangaben in Briefe ein, die vom Assistenten verbessert wurden. Nachher: Die Praxismanagerin schaltet den Assistenten für Dokumente mit Patientendaten über den Verwaltungsbereich ab, erlaubt ihn nur für allgemeine Texte und hält das schriftlich fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI-Funktionen in Programmen wie Copilot oder Google Workspace bewusst einzusetzen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace dazu, ebenso Einsatzregeln. Mehr unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben.

Die Kurse laufen online; sie ersetzen keine technische Prüfung Ihrer Einstellungen.

Häufige Fragen

Woran sehe ich, ob eine Funktion Daten in die Cloud sendet?

Oft steht es in den Datenschutzhinweisen des Anbieters oder in der Funktionsbeschreibung. Im Zweifel fragen Sie den Anbieter oder Ihren IT-Dienstleister direkt.

Darf ich eine KI-Funktion einfach abschalten?

In Ihrer eigenen Software meist ja. In einer zentral verwalteten Umgebung gehört die Entscheidung der IT oder der Geschäftsleitung. Fragen Sie vor dem Eingriff.

Gibt es eine Liste aller Programme mit KI?

Keine, die verlässlich wäre. Funktionen ändern sich laufend. Machen Sie lieber eine eigene Prüfung für die Programme, die Sie wirklich nutzen.

Was bringt ein KI-Inventar?

Es zeigt alle KI-Werkzeuge und -Funktionen auf einen Blick. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Inventar-Vorlage.