Wo fliessen unsere KI-Daten hin? Vorlage für die Übersicht

Das Problem

In Ihrem Betrieb sind inzwischen mehrere KI-Werkzeuge im Einsatz: ein Chat-Assistent im Büro, eine Übersetzungshilfe, ein Mailzusatz, vielleicht ein Chatbot auf der Website. Jedes davon nimmt Daten an, verarbeitet sie und gibt sie womöglich an Dritte weiter. Wenn jemand Sie fragt: «Wohin gehen diese Daten eigentlich?», fehlt oft eine klare Antwort.

Das ist nicht nur peinlich, sondern kann ernst werden: bei einer Kundenanfrage zum Datenschutz, bei einem Sicherheitsvorfall, beim Wechsel eines Anbieters. Wer seine Datenwege nicht kennt, kann sie auch nicht schützen.

Die Lösung ist eine einfache Übersicht: eine Tabelle, die Sie pro Anwendung ausfüllen. Sie brauchen keine Zeichenprogramme und kein Fachwissen. Wichtig ist, dass jemand die Verantwortung übernimmt und die Übersicht aktuell hält.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Listen Sie alle KI-Anwendungen auf. Auch kostenlose, private oder in andere Programme eingebaute (Mail, Office, Browser, Handy). Fragen Sie das Team, siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen.

1. Legen Sie pro Anwendung eine Zeile an. Nutzen Sie die Tabelle unten. Beginnen Sie mit den Anwendungen, die die sensibelsten Daten berühren.

1. Notieren Sie, welche Daten hineingehen. Texte, Dokumente, Bilder, Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Zahlen? Sagen Sie konkret, was typischerweise eingegeben wird.

1. Notieren Sie, wer die Daten erhält. Der Anbieter, seine Dienstleister, Rechenzentren, Zusatzdienste. Details prüfen Sie in den Datenschutzhinweisen. Siehe Unterauftragnehmer und Datenwege.

1. Notieren Sie den Speicherort und die Dauer. Schweiz, EU, USA oder unbekannt? Werden Eingaben gespeichert, wie lange, und für Training genutzt?

1. Markieren Sie Lücken. Unbekannte Felder färben Sie gelb. Klären Sie sie mit dem Anbieter oder verzichten Sie auf die Anwendung.

1. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und einen Prüftermin. Wer pflegt die Übersicht? Wann wird sie überprüft, zum Beispiel jährlich und bei jeder neuen Anwendung?

1. Nutzen Sie die Übersicht im Alltag. Bei Anfragen von Kundschaft, bei Anbieterwechsel oder bei Vorfällen sehen Sie sofort, wer betroffen ist. Ein Vorbild liefert Datenflüsse des Chatbots dokumentieren.

Vorlage der Übersicht (eine Zeile pro Anwendung):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erhalten Sie die leere Übersicht und Fragen an den Anbieter. Geben Sie keine echten Kundendaten ein:

Ich möchte für unseren Betrieb eine Datenfluss-Übersicht für KI-Anwendungen erstellen. Betriebsgrösse: [Anzahl Mitarbeitende], Branche: [Branche].
Unsere Anwendungen: [Liste der Namen].
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten Anwendung, Zweck, Datenarten, Empfänger, Speicherort und Dauer, Nutzung für Training, Verantwortliche Person, Letzte Prüfung. Fülle nur aus, was ich dir genannt habe, und schreibe sonst «offen».
Ergänze pro Anwendung drei Fragen, die ich dem Anbieter zu Datenwegen stellen sollte, in einfacher Sprache.

Ersetzen Sie Betriebsgrösse, Branche und Anwendungen. Alles mit «offen» klären Sie danach selbst beim Anbieter.

Worauf Sie achten müssen

• Nur dokumentierte Angaben eintragen: Verlassen Sie sich nicht darauf, was die KI «vermutet». Quellen sind Datenschutzhinweise und Verträge der Anbieter.
• Aktualität: Anbieter ändern Bedingungen. Setzen Sie einen Prüftermin.
• Rechtliche Folgen: Das Datenschutzgesetz verlangt je nach Betrieb ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten und Transparenz bei Datenbearbeitung. Ob und wie Ihr Betrieb betroffen ist, klären Sie mit einer Fachperson.
• Auslandsbezug: Bei Datenübermittlung ins Ausland sind zusätzliche Anforderungen zu prüfen. Fragen Sie im Einzelfall nach.
• Keine Zahlen erfinden: Ist die Speicherdauer unklar, schreiben Sie «unklar», nie eine Schätzung.

Ein praktischer Tipp für den Anfang: Starten Sie nicht mit allen Anwendungen gleichzeitig. Wählen Sie zuerst die zwei Werkzeuge, in die am häufigsten Kundendaten gelangen, und füllen Sie nur dafür die Tabelle aus. Nach einer Woche haben Sie ein Gefühl für den Aufwand, und die weiteren Zeilen gehen schneller. Besprechen Sie das Ergebnis kurz im Team, damit alle sehen, warum die Übersicht nützlich ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Baden mit 12 Mitarbeitenden stellt fest, dass vier KI-Anwendungen im Einsatz sind: eine Übersetzungsfunktion, ein Chat-Assistent, ein Transkriptionswerkzeug und ein Mailzusatz. Bei der Übersicht fällt auf: Beim Transkriptionswerkzeug ist unklar, wo die Aufnahmen gespeichert werden.

Vorher kannte niemand die Antwort. Nachher fragt die Verwaltung den Anbieter schriftlich, beschränkt das Werkzeug bis zur Klärung auf nicht vertrauliche Gespräche und trägt den Prüftermin in den Kalender ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, welche KI-Anwendungen in Ihrem Betrieb sinnvoll sind und wie sie sich mit Ihren Systemen verbinden, unterstützt die KI-Beratung von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Schnittstellen konzipieren und Systeme verbinden sowie die Umsetzung dokumentieren.

Eine rechtliche Bewertung Ihrer Datenflüsse ist nicht Teil der Beratung.

Häufige Fragen

Muss ich ein Diagramm zeichnen?

Nein. Eine Tabelle genügt. Ein Pfeildiagramm kann zusätzlich helfen, ist aber nicht nötig.

Reicht die Übersicht für Kundenanfragen zum Datenschutz?

Sie ist eine gute Grundlage, um Auskunft zu geben, welche Dienste Daten erhalten. Für verbindliche Antworten gegenüber Betroffenen oder Behörden ziehen Sie Ihre Datenschutzberatung bei.

Wer soll die Übersicht führen?

Eine benannte Person, meist in der IT, im Datenschutz oder in der Betriebsleitung. Wichtig ist, dass sie Zugriff auf Verträge und Hinweise der Anbieter hat.

Was mache ich, wenn der Anbieter keine Auskunft gibt?

Dokumentieren Sie die Anfrage und das Fehlen der Antwort. Für sensible Daten sollten Sie auf Alternativen mit klaren Angaben wechseln.