Wo fliessen unsere Chatbot-Daten hin? Eine Prüfvorlage

Das Problem

Der Chatbot ist eingeführt, und plötzlich fragt jemand: «Wo landen eigentlich die Eingaben?» Frau Müller weiss, dass der Chatbot auf der Website läuft. Aber wohin gehen die Texte danach? Zum Anbieter, zu einem Sprachmodell in einer Cloud, in eine Protokolldatei oder zu einem Analysewerkzeug?

Ohne Überblick lassen sich Fragen von Kunden, Datenschutzstellen oder der Geschäftsleitung nicht sauber beantworten. Auch Verträge und Datenschutzerklärung beruhen auf diesem Überblick.

Ein Datenflussplan macht die Wege sichtbar. Er muss nicht kompliziert sein: eine Tabelle und eine einfache Skizze reichen für den Anfang. Wichtig ist, dass jemand sie wirklich ausfüllt und aktuell hält.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie den Umfang. Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was der Chatbot tut und wer ihn nutzt (Kundschaft, Mitarbeitende, beide).
2. Verfolgen Sie eine Frage von Anfang bis Ende. Stellen Sie sich vor, ein Besucher tippt einen Satz. Notieren Sie jede Station: Browser, Chat-Dienst, Sprachmodell, Dokumentenspeicher, Protokoll, Benachrichtigungs-E-Mail.
3. Notieren Sie pro Station die Datenart. Welche Daten gelangen dorthin? Nur Fragetext, oder auch Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, hochgeladene Dateien?
4. Notieren Sie Standort und Betreiber. Wer betreibt die Station, und in welchem Land stehen die Server? Wenn Sie es nicht wissen, schreiben Sie «unklar» und fragen beim Anbieter nach.
5. Erfassen Sie Speicherdauer und Zugriff. Wie lange bleiben die Daten dort, und wer kann sie einsehen? Siehe Speicherdauer von Chatverläufen.
6. Markieren Sie Weitergaben. Wo verlassen Daten Ihr Unternehmen, und wohin? Prüfen Sie dort die Verträge, siehe Unterauftragnehmer prüfen und Daten im Ausland.
7. Bewerten Sie die Risiken. Markieren Sie Stationen mit unklarem Standort, langer Speicherung oder sensiblen Daten.
8. Legen Sie Verantwortliche und Termine fest. Jemand im Betrieb pflegt den Plan und prüft ihn bei Änderungen, mindestens einmal pro Jahr.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Tabelle vor. Setzen Sie dazu Ihre Angaben und die Antworten des Anbieters ein.

Du hilfst mir, einen Datenflussplan für unseren Chatbot zu erstellen.

Beschreibung des Chatbots: [Zweck, Nutzergruppe, Website oder intern]
Bekannte Stationen: [z. B. Website, Chat-Dienst von Anbieter X, Sprachmodell, Dokumentenspeicher, Protokoll]
Angaben des Anbieters: [Text aus Vertrag oder Datenschutzerklärung]

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten:
Station | Zweck | Welche Daten | Betreiber | Standort (Land) | Speicherdauer | Wer hat Zugriff | Offene Frage

Regeln:
- Verwende nur Angaben aus meinen Texten.
- Wo etwas fehlt, schreibe «unklar» und formuliere eine konkrete Frage an den Anbieter.
- Erfinde keine Dienstleister und keine Standorte.
- Hebe am Ende die Stationen hervor, bei denen Personendaten das Unternehmen verlassen.

Das Ergebnis ist ein Entwurf. Die Fragen an den Anbieter schicken Sie schriftlich und legen die Antworten ab.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutzrecht: Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten nachvollziehbar und verhältnismässig bearbeitet werden, und kennt Pflichten wie die Information der Betroffenen. Ein Datenflussplan hilft, diese zu erfüllen. Für den Einzelfall, besonders bei EU-Bezug oder sensiblen Daten, lassen Sie sich fachlich beraten.
• Fehlende Angaben: Viele Anbieter nennen Standorte und Dienstleister nur auf Nachfrage. Fragen Sie schriftlich nach und halten Sie das Datum fest.
• Vergessene Nebenwege: Backups, Fehlerberichte und Analysewerkzeuge sind häufige blinde Flecken.
• Änderungen: Neue Funktionen oder ein Modellwechsel verändern den Datenfluss. Aktualisieren Sie den Plan dann sofort, siehe Datenhoheit erklärt.
• Keine Wundertabelle: Die KI kann nur ordnen, was Sie ihr liefern. Rechtliche Bewertungen gehören in die Hand von Fachpersonen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Winterthur setzt einen Website-Chatbot für Mieteranfragen ein. Bei der Erstellung des Plans zeigt sich, dass Chatverläufe zusätzlich per E-Mail an eine Sammeladresse gehen und dass der Anbieter ein Analysewerkzeug nutzt.

Vorher war beides in der Datenschutzerklärung nicht erwähnt. Nachher fragt die Verwaltung beim Anbieter nach Standort und Speicherdauer, schränkt die Mails auf das Nötige ein, ergänzt die Datenschutzerklärung und legt einen Prüftermin im Kalender fest. Auskünfte zum Chatbot kann sie jetzt in wenigen Minuten geben.

So hilft Ihnen Alpasana

Ein Datenflussplan entsteht am besten gemeinsam mit denen, die die Systeme kennen. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana hilft, Prozesse aufzunehmen, Schnittstellen zu konzipieren, Systeme zu verbinden und die Umsetzung zu dokumentieren.

Sie erhalten eine nachvollziehbare Darstellung, wie der Chatbot in Ihre Systeme eingebunden ist. Rechtliche Beurteilungen bleiben bei Ihrer Datenschutzstelle oder Ihrem Rechtsdienst. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich einen Datenflussplan haben?

Eine ausdrückliche Form schreibt das Gesetz für kleine Betriebe nicht in jedem Fall vor. Sie benötigen aber den Überblick, um Pflichten wie Information und Auskunft erfüllen zu können. Klären Sie den Einzelfall bei Bedarf fachlich.

Reicht die Datenschutzerklärung des Anbieters?

Sie ist ein Ausgangspunkt, beantwortet aber meist nicht alle Ihre Fragen. Fragen Sie gezielt nach Standort, Unterauftragnehmern und Speicherdauer.

Wie detailliert muss die Skizze sein?

Eine Seite genügt: Kästchen für die Stationen, Pfeile für die Datenwege, daneben die Tabelle. Wichtig ist, dass sie stimmt, nicht dass sie schön ist.

Wer ist zuständig?

Verantwortlich ist Ihr Unternehmen. In der Praxis arbeiten IT, Datenschutzverantwortliche und die Fachabteilung zusammen, und eine Person führt den Plan.