Wie lange sollten Chatverläufe gespeichert werden?

Das Problem

Ein Chatbot speichert Gespräche, oft ohne dass jemand es bewusst entschieden hat. Anfangs ist das nützlich: Sie sehen, welche Fragen gestellt werden, und können Fehler finden. Nach einem Jahr liegen aber Tausende Gespräche im System, darunter Namen, Telefonnummern und Schilderungen von Problemen.

Das ist lästig und riskant. Je mehr gespeichert ist, desto grösser ist der Schaden bei einem Datenleck. Zudem verlangt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), dass Personendaten nur so lange bearbeitet werden, wie es für den Zweck nötig ist.

Eine feste, überall gültige Zahl nennt das Gesetz für Chatverläufe nicht. Sie müssen die Frist selbst begründet festlegen. Diese Checkliste hilft dabei.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck des Speicherns benennen. Wozu brauchen Sie die Verläufe? Zum Beispiel für Qualitätsverbesserung, Nachvollziehen einer Kundenauskunft oder Fehlersuche. Ohne Zweck keine Speicherung.

1. Datenarten unterscheiden. Trennen Sie Verläufe mit Personendaten von rein sachlichen Fragen. Auch Zusatzdaten wie IP-Adresse oder Zeitstempel zählen dazu.

1. Frist je Zweck festlegen. Für Fehlersuche genügen oft wenige Wochen. Für Verläufe, die als Geschäftsunterlage dienen, kann eine längere Frist nötig sein. Klären Sie das im Einzelfall.

1. Aufbewahrungspflichten prüfen. Für Geschäftsunterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel im Obligationenrecht. Ob ein Chatverlauf darunterfällt, hängt davon ab, was er enthält. Fragen Sie Ihre Treuhänderin oder eine Rechtsfachperson.

1. Löschung technisch einrichten. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob sich die Speicherdauer einstellen lässt und ob Verläufe automatisch gelöscht werden. Löschen heisst auch: aus Sicherungskopien nach deren Rhythmus.

1. Eigene Auswertungen anonymisieren. Wollen Sie aus Verläufen lernen, entfernen Sie Namen vorher. Siehe Personendaten anonymisieren.

1. Frist in der Datenschutzerklärung nennen. Besucher sollen wissen, wie lange Daten bleiben. Siehe Checkliste Datenschutzerklärung.

1. Jährlich überprüfen. Setzen Sie sich einen Termin, an dem Sie Frist, Löschung und Zweck kontrollieren.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, eine Aufbewahrungsregel für Chatverläufe unseres Website-Chatbots zu entwerfen. Du gibst keine Rechtsberatung.

Unser Betrieb: [Branche, Grösse, Kanton]
Zwecke, für die wir Verläufe brauchen: [z. B. Fehlersuche, Qualitätskontrolle, Nachvollziehbarkeit von Auskünften]
Daten in den Verläufen: [z. B. Namen, E-Mail, Fragen zu Offerten]

Erstelle:
1. Eine Tabelle mit den Spalten: Datenart, Zweck, Vorschlag Speicherdauer, Begründung, Wer löscht, Wie kontrolliert.
2. Einen kurzen Absatz für die Datenschutzerklärung (max. 80 Wörter).
3. Fünf Rückfragen, die ich meiner Rechtsfachperson stellen sollte.

Markiere jede Annahme als Annahme. Nenne keine gesetzlichen Fristen, die du nicht sicher kennst.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben. Lassen Sie die Fristen, die als Vorschlag erscheinen, von einer Fachperson bestätigen.

Worauf Sie achten müssen

• Zweckbindung: Verläufe, die für Support gespeichert wurden, dürfen nicht ohne Weiteres für andere Zwecke ausgewertet werden.
• Auskunft und Löschung: Personen können Auskunft verlangen. Sie müssen Verläufe auffinden und löschen können. Siehe Auskunft und Löschung.
• Backups: Gelöschte Daten können noch in Sicherungen liegen. Klären Sie, wie lange.
• Ausländische Anbieter: Speichert der Anbieter selbst Kopien, gilt dessen Frist. Verlangen Sie Angaben schriftlich.
• Keine Pauschalaussagen: Verlassen Sie sich nicht auf Zahlen aus dem Internet oder von einer KI. Prüfen Sie die Quellen oder fragen Sie eine Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Installationsbetrieb in Winterthur nutzt einen Chatbot für Terminanfragen. Der Anbieter speichert standardmässig alle Verläufe ohne Ende. Niemand im Betrieb hatte das je geprüft.

Nach der Checkliste legt die Büroleiterin fest: Verläufe dienen der Terminbearbeitung und der Fehlersuche. Terminangaben stehen schon im Kalender, deshalb reicht eine kurze Frist im Chat. Der Anbieter stellt die automatische Löschung ein, die Datenschutzerklärung nennt die Frist. Vorher bestand ein wachsendes Archiv ohne Zweck, nachher ein überschaubarer Bestand mit klarer Regel.

So hilft Ihnen Alpasana

Die richtige Frist hängt von Ihrem Einsatzfall ab. Die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH umfasst nach Leistungsbeschreibung die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln sowie die Dokumentation der Umsetzung. So lassen sich Regeln zur Datenhaltung von Anfang an mitdenken. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Fachperson.

Häufige Fragen

Darf ich Verläufe unbegrenzt speichern?

Bei Personendaten ist das heikel, weil Daten nur so lange bearbeitet werden sollen, wie es der Zweck verlangt. Ohne klaren Zweck sollten Sie sie löschen oder anonymisieren.

Muss ich Chatverläufe wie Geschäftsbriefe aufbewahren?

Nicht automatisch. Es kommt darauf an, ob der Inhalt eine aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlage ist. Klären Sie das mit Ihrer Treuhandstelle.

Reicht es, die Anzeige im Chatfenster zu löschen?

Nein. Prüfen Sie, ob die Daten auch auf dem Server und in Sicherungen verschwinden. Fragen Sie den Anbieter, wie das technisch geschieht.

Wer im Betrieb sollte die Frist festlegen?

Am besten eine Person der Geschäftsleitung zusammen mit der Person, die für Datenschutz oder IT zuständig ist. Die Frist ist eine Geschäftsentscheidung mit rechtlichem Hintergrund, nicht nur eine technische Einstellung. Halten Sie Beschluss und Datum schriftlich fest, damit Sie später belegen können, warum die Frist so gewählt wurde.

Was ist mit Verläufen, die ich für die Verbesserung des Chatbots brauche?

Werten Sie diese nach Möglichkeit in anonymisierter Form aus und löschen Sie die Originale nach der Frist. Für Verbesserungen genügen meist die Fragen ohne Namen und Kontaktdaten. So behalten Sie den Nutzen, ohne einen Datenberg anzuhäufen.