Welche Angaben zum Chatbot gehören in die Datenschutzerklärung?

Das Problem

Die Datenschutzerklärung Ihrer Website wurde vor Jahren geschrieben, vielleicht von einem Generator. Jetzt bauen Sie einen Chatbot ein, und plötzlich stimmt sie nicht mehr. Denn der Chatbot bearbeitet Daten, die dort nicht erwähnt sind: Chattexte, Kontaktangaben, vielleicht eine Chat-ID und technische Daten.

Besucherinnen und Besucher haben ein Recht darauf, zu erfahren, was mit ihren Angaben geschieht. Im Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt das Prinzip der Transparenz: Wer Personendaten beschafft, muss die betroffenen Personen angemessen informieren. Dazu gehören unter anderem Angaben zur verantwortlichen Stelle und zum Zweck.

Das Problem ist selten böser Wille, sondern Unwissen: Man weiss nicht, was alles hineingehört. Diese Checkliste gibt Ihnen eine verständliche Struktur. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, und die tatsächliche Datenbearbeitung bestimmt, was Sie schreiben müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenbearbeitung erfassen. Beschreiben Sie in einfachen Worten, was der Chatbot tut: Wer schreibt? Was wird gespeichert? Wer sieht die Gespräche? Eine Vorlage zur Dokumentation finden Sie unter Datenflüsse dokumentieren.
2. Anbieter und Hilfspersonen benennen. Wer liefert den Chatbot, wer das Sprachmodell, wer den Server? Notieren Sie Firmennamen und Länder.
3. Zwecke formulieren. Zum Beispiel: «Beantwortung von Anfragen», «Verbesserung des Angebots». Schreiben Sie nur, was tatsächlich stimmt.
4. Datenarten nennen. Inhalte der Chatnachrichten, freiwillig angegebene Kontaktdaten, technische Daten wie IP-Adresse oder Zeitpunkt.
5. Speicherdauer festlegen. Entscheiden Sie, wie lange Chats gespeichert werden, und schreiben Sie es hin. Siehe Speicherdauer der Chatverläufe.
6. Rechte erklären. Beschreiben Sie, wie Personen Auskunft oder Löschung verlangen können, mit einer Kontaktadresse. Siehe Auskunft und Löschung.
7. Hinweis im Chat anbringen. Ein kurzer Satz im Chatfenster mit Link zur Erklärung hilft. Siehe Kennzeichnung als KI.
8. Fachlich prüfen lassen und aktuell halten. Lassen Sie den Text von einer fachkundigen Person prüfen und passen Sie ihn an, wenn Sie den Chatbot ändern.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt einen ersten Entwurf des Chatbot-Abschnitts. Setzen Sie keine echten Personendaten ein:

Entwirf einen Abschnitt «Chatbot» für die Datenschutzerklärung einer Schweizer Website in einfacher Sprache.
Angaben:
- Verantwortlich: [Firmenname, Adresse, Kontakt-E-Mail]
- Anbieter des Chatbots: [Name, Land]
- Zweck: [z. B. Beantwortung von Fragen zu unseren Leistungen]
- Verarbeitete Daten: [Chatinhalte, freiwillig angegebene Kontaktdaten, technische Daten]
- Speicherdauer: [Angabe oder «noch offen»]
- Weitergabe/Auslandbezug: [Angabe oder «noch offen»]
Aufgabe:
1. Schreibe den Abschnitt in kurzen, verständlichen Sätzen.
2. Markiere mit «[PRÜFEN]» jede Stelle, bei der Angaben fehlen oder rechtlich zu klären sind.
3. Erfinde keine Angaben.

Der Entwurf ist nur ein Ausgangspunkt. Vergleichen Sie ihn mit der Wirklichkeit und lassen Sie ihn prüfen.

Die Angaben im Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Wahrheit vor Eleganz. Die Erklärung muss beschreiben, was wirklich geschieht. Eine schöne, aber falsche Erklärung hilft nicht und kann Probleme verschärfen.
• Anbieter wechselt, Text bleibt? Bei jedem Wechsel von Anbieter, Modell oder Standort muss die Erklärung angepasst werden.
• Tracking im Chat. Falls das Chatfenster Cookies oder Tracker einsetzt, gehört auch das in die Erklärung und gegebenenfalls in die Einwilligungslösung. Siehe Einwilligung und Cookies.
• Keine sensiblen Angaben erwünscht. Weisen Sie im Chat darauf hin, dass keine Gesundheits-, Finanz- oder Passwortdaten eingegeben werden sollen.
• EU-Besucher. Wenn Sie gezielt EU-Kunden ansprechen, kann zusätzlich die DSGVO mit eigenen Informationspflichten relevant sein. Klären Sie das mit Fachpersonen.
• Kein Ersatz für Beratung. Welche Angaben im Einzelfall genau erforderlich sind, hängt von Ihrer Situation ab.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Zürich führt auf der Website einen Chatbot für Fragen zu Pauschalreisen ein. Die Geschäftsführerin Frau Berger lässt den Chatbot von einem externen Anbieter betreiben.

Vorher: Die Datenschutzerklärung erwähnt nur Kontaktformular und Newsletter. Nachher: Frau Berger ergänzt einen Chatbot-Abschnitt mit Zweck, Anbieter, Datenarten, Speicherdauer von 90 Tagen (so hat sie es intern festgelegt) und Kontakt für Auskunftsbegehren. Im Chatfenster steht: «Sie schreiben mit einer KI. Bitte geben Sie keine Passwörter oder Zahlungsdaten ein.» Eine Beraterin prüft den Text.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Chatbot in Ihre Website einbetten und die Texte dazu abgestimmt haben möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Websites und Web-Apps mit Struktur, UX/UI, Umsetzung, Go-Live und Betreuung sowie die Integration von KI-Agenten mit Einsatzregeln. Rechtliche Texte prüft eine fachkundige Person.

Häufige Fragen

Muss ich den Chatbot in der Datenschutzerklärung überhaupt erwähnen?

Wenn der Chatbot Personendaten bearbeitet, sollten Sie die Besucher darüber angemessen informieren. Das ist ein Grundsatz des DSG. Die genaue Ausgestaltung prüfen Sie im Einzelfall.

Kann ich einen Textgenerator für die Erklärung nutzen?

Als Ausgangspunkt ja. Die Angaben müssen aber zu Ihrer Wirklichkeit passen, und jemand Fachkundiges sollte den Text prüfen.

Muss ich die Speicherdauer nennen?

Das DSG verlangt sie nicht in jedem Fall ausdrücklich. Sinnvoll ist die Angabe trotzdem, weil sie Transparenz schafft, und bei EU-Bezug kann die DSGVO sie verlangen.

Reicht ein Link im Chat?

Ein Link zur Erklärung und ein kurzer KI-Hinweis sind eine gute Praxis. Ob das im Einzelfall genügt, hängt von der Datenbearbeitung ab.