Wie entfernt man Personendaten vor der Chatbot-Nutzung?

Das Problem

Sie haben ein Protokoll, eine Kundenkorrespondenz oder einen Fallbericht, und die KI soll helfen, es zusammenzufassen oder daraus Antworten zu lernen. Doch im Text stehen Namen, Adressen, Geburtsdaten, vielleicht Gesundheitsangaben.

Geben Sie solche Unterlagen unüberlegt an eine KI weiter, fliessen Personendaten an einen Dienstleister, oft ohne dass es nötig wäre. Für die Aufgabe selbst braucht die KI die Namen meist gar nicht.

Die Lösung: Entfernen Sie die Angaben vorher. Das ist mit etwas Sorgfalt auch ohne IT-Kenntnisse machbar.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel klären. Was soll die KI mit dem Text tun? Zusammenfassen, Fragen beantworten, Stil lernen? Je klarer das Ziel, desto weniger Angaben braucht sie.

1. Datenarten markieren. Suchen Sie im Dokument: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern, Kontonummern, Geburtsdaten, Kundennummern, Gesundheitsangaben. Diese heissen direkte Identifikationsmerkmale.

1. Indirekte Hinweise beachten. Auch «die einzige Zahnärztin im Dorf» oder «der Geschäftsführer der Müller AG» führt zu einer Person. Solche Angaben verallgemeinern Sie.

1. Platzhalter einsetzen. Ersetzen Sie Namen durch [Kunde A], [Person B], [Ort]. Verwenden Sie für dieselbe Person immer denselben Platzhalter, damit der Text verständlich bleibt. Das ist eine Pseudonymisierung.

1. Zuordnungsliste getrennt aufbewahren. Wollen Sie später wissen, wer [Kunde A] war, führen Sie eine Liste an einem anderen, geschützten Ort. Sie geben sie nie an die KI.

1. Bei PDF-Dokumenten richtig schwärzen. Ein schwarzes Rechteck über dem Text genügt oft nicht, der Text darunter bleibt lesbar. Verwenden Sie die Schwärzungsfunktion Ihres PDF-Programms und prüfen Sie, dass sich der Text nicht mehr markieren lässt.

1. Von Hand kontrollieren. Lesen Sie das bereinigte Dokument in Ruhe durch. Eine zweite Person schaut ebenfalls drüber.

1. Erst dann hochladen. Verwenden Sie nur ein geprüftes Produkt mit klaren Datenschutzbedingungen. Siehe vertrauliche Daten.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage verwenden Sie nur mit einem bereits freigegebenen Werkzeug oder mit einem Beispieltext ohne echte Daten, um die Methode zu üben.

Ich übe das Entfernen von Personendaten an einem erfundenen Beispieltext. Du hilfst mir, Platzhalter vorzuschlagen.

Text:
[Beispieltext mit erfundenen Namen]

Aufgaben:
1. Liste alle Stellen auf, die eine Person erkennbar machen (direkt und indirekt).
2. Schlage für jede Stelle einen Platzhalter vor, z. B. [Kunde A].
3. Gib den bereinigten Text aus und halte die Platzhalter einheitlich.
4. Nenne Stellen, bei denen du unsicher bist.

Regeln: Verändere sonst keine Inhalte. Erfinde nichts dazu.

Üben Sie zuerst mit erfundenen Texten, bevor Sie echte Unterlagen bearbeiten. Eine KI darf Vorschläge machen, die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei Ihnen.

Worauf Sie achten müssen

• Automaten sind nicht perfekt: Programme und KI übersehen Namen in Tabellen, Fussnoten, Kopfzeilen oder Bildern.
• Metadaten: Dateien tragen verborgene Angaben wie Autor oder Bearbeiter. Entfernen Sie diese in den Dokumenteigenschaften.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheits-, Religions- oder Strafdaten verlangen besondere Sorgfalt. Hier ist Verzicht oft besser als Bereinigung.
• Rechtliche Wirkung: Ob Daten für das Datenschutzgesetz als anonym gelten, hängt vom Einzelfall ab. Ziehen Sie bei Zweifeln eine Fachperson bei.
• Nutzen prüfen: Wird der Text durch die Bereinigung unbrauchbar, ist eine andere Lösung nötig, zum Beispiel ein Anbieter mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung.
• Nicht zusammenführen: Mehrere harmlose Angaben können zusammen eine Person erkennbar machen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin bei einer Gemeindeverwaltung im Aargau möchte ein anonymisiertes Muster aus einer Einsprache als Vorlage für künftige Antworten verwenden. Im Original stehen Name, Adresse, Parzellennummer und der Name des Nachbarn.

Vorher: Das Dokument hätte unverändert alle Angaben an die KI übergeben. Nachher: Sie ersetzt Namen durch [Einsprecher] und [Nachbar], die Parzelle durch [Parzelle X] und die Adresse durch [Ortsteil]. Eine Kollegin liest gegen. Erst dann nutzt sie das Muster als Grundlage für eine Antwortvorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernt, welche Daten in welche Werkzeuge gehören, macht seltener Fehler. Die Online-Weiterbildung KI für Unternehmen von absofort behandelt nach Angebotsbeschreibung Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten, im eigenen Tempo und mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Teams gibt es eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen.

Häufige Fragen

Kann die KI die Namen selbst entfernen?

Sie kann Vorschläge machen, aber nicht garantieren, dass nichts übersehen wird. Und um sie das tun zu lassen, müssten Sie ihr die echten Daten geben. Besser bereinigen Sie zuerst selbst oder nutzen ein geprüftes lokales Werkzeug.

Reicht es, nur den Namen zu entfernen?

Oft nicht. Auch Adresse, Beruf, seltene Ereignisse oder Kombinationen können eine Person erkennbar machen. Prüfen Sie den ganzen Text.

Wann ist ein Text wirklich anonym?

Wenn niemand die Person mit vernünftigem Aufwand wieder erkennen kann. Das ist schwer sicherzustellen. Gehen Sie im Zweifel davon aus, dass noch Personendaten vorliegen.

Was ist, wenn ich keine Zeit zum Bereinigen habe?

Dann gilt: Lieber ein Dokument weniger in die KI geben, als ungeprüft Personendaten weiterzugeben. Beginnen Sie mit den Unterlagen, bei denen Namen leicht zu ersetzen sind, etwa Musterbriefen. Mit der Zeit entsteht ein Bestand bereinigter Vorlagen, den Sie immer wieder nutzen können. Das spart langfristig mehr Zeit, als es kostet.

Kann ich Platzhalter automatisch ersetzen lassen?

Mit der Suchen-und-Ersetzen-Funktion in Word können Sie bekannte Namen in einem Durchgang ersetzen. Das ist zuverlässig für Namen, die Sie kennen, übersieht aber Schreibvarianten wie «Hr. Meier» oder Tippfehler. Kontrollieren Sie das Ergebnis deshalb immer von Hand, am besten mit einer zweiten Person.