Wie bereite ich Firmendokumente für einen Chatbot vor?

Das Problem

Viele Betriebe möchten einen Chatbot einführen und merken dann: Die Unterlagen liegen verstreut auf dem Netzlaufwerk, in Mail-Anhängen und auf privaten Rechnern. Es gibt drei Fassungen derselben Preisliste, ein Handbuch von 2017 und Ordner mit dem Namen «Neu_final_2».

Ein Chatbot kann nicht erkennen, welche Fassung gilt. Er liest, was man ihm gibt, und antwortet daraus. Landet ein veraltetes Dokument im System, kann er Ihren Kundinnen und Mitarbeitenden falsche Auskünfte geben, und zwar in überzeugendem Ton.

Die gute Nachricht: Das Aufräumen ist keine Hexerei. Es verlangt etwas Ordnung und klare Zuständigkeiten. Dieser Aufwand lohnt sich auch ohne Chatbot, weil Ihr Team die Dokumente besser findet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel des Chatbots festlegen. Wofür soll er antworten, und für wen? Ein Chatbot für Kundenfragen braucht andere Unterlagen als einer für das interne Team.
2. Bestand aufnehmen. Listen Sie alle möglichen Dokumente in einer Tabelle: Titel, Ablageort, Format, Datum, Verantwortliche. Eine Vorlage bietet das Dokumenten-Inventar.
3. Aussortieren. Entfernen Sie Veraltetes, Entwürfe und Doppelte. Wie das geht, beschreiben Veraltete Dokumente und Doppelte Dokumente.
4. Vertrauliches trennen. Personalakten, Verträge, Lohnlisten und Kundendaten gehören nicht in einen allgemeinen Chatbot. Legen Sie fest, was ausgeschlossen bleibt.
5. Format prüfen. Texte in Word und PDF mit echtem Text funktionieren gut. Scans, Fotos und komplizierte Tabellen machen Mühe. Siehe Dateiformate-Checkliste.
6. Dateien eindeutig benennen. Verwenden Sie einen festen Aufbau, etwa «Thema_Titel_Version_Datum».
7. Freigabe einholen. Eine verantwortliche Person bestätigt pro Dokument: Inhalt stimmt, darf im Chatbot verwendet werden. Mehr dazu unter Dokumente freigeben.
8. Pflege vereinbaren. Bestimmen Sie, wer neue Fassungen einspielt und alte entfernt.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich von einem KI-Assistenten eine Prüfliste für Ihr Dokumenten-Inventar erstellen. Fügen Sie nur Dokumenttitel und Metadaten ein, keine Inhalte:

Ich bereite Dokumente für einen Chatbot in einem Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) vor.
Hier ist meine Liste mit Titel, Datum, Format und Zuständigkeit (ohne Inhalte):
[Liste einfügen]
Aufgabe:
1. Markiere Dokumente, die wahrscheinlich veraltet sind (älter als [24] Monate).
2. Erkenne mögliche Doppelungen anhand ähnlicher Titel.
3. Schlage eine einheitliche Benennung vor.
4. Nenne Dokumenttypen, bei denen ich vor der Freigabe auf Vertraulichkeit achten muss.
5. Gib mir das Ergebnis als Tabelle mit den Spalten: Titel, Problem, Empfehlung.
Triff keine Annahmen über Inhalte, die ich nicht genannt habe.

Ändern Sie das Alter, ab dem Dokumente als verdächtig gelten, und ergänzen Sie weitere Kriterien aus Ihrem Betrieb.

Wie viel Aufwand ist realistisch?

Rechnen Sie für die erste Runde nicht in Stunden, sondern in Wochen. Das Sammeln und Sortieren ist der grösste Teil der Arbeit, die technische Einrichtung oft der kleinere. Planen Sie deshalb Zeit für Rückfragen bei den Abteilungen ein, denn nur sie wissen, welche Fassung gilt.

Ein bewährter Weg ist, mit einem einzigen Thema zu beginnen, zum Beispiel «Ferien und Absenzen» oder «Produktinformationen». Wenn dort Ordnung herrscht und die Antworten stimmen, übertragen Sie das Vorgehen auf das nächste Thema. So lernt das Team, und Sie sehen früh, wo es hakt.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit. Was Mitarbeitende nicht sehen dürfen, soll auch der Chatbot nicht kennen. Besonders sensibel sind Personendaten und Verträge.
• Eine gültige Fassung. Pro Thema soll es genau ein aktuelles Dokument geben. Alte Fassungen archivieren Sie ausserhalb des Chatbots.
• Widersprüche. Wenn zwei Dokumente Unterschiedliches sagen, wird der Chatbot schwanken. Klären Sie das vorab.
• Urheberrecht. Fremde Unterlagen wie Herstellerhandbücher oder Branchennormen dürfen Sie nicht unbedingt frei verwenden.
• Datenschutz. Prüfen Sie, wo der Anbieter die Dokumente verarbeitet und speichert. Die rechtliche Beurteilung im Einzelfall überlassen Sie Fachpersonen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gartenbau-Firma in Baden will, dass Mitarbeitende Fragen zu Arbeitssicherheit, Fahrzeugen und Reinigung rasch klären können. Frau Keller, die im Büro alles zusammenhält, startet mit der Dokumentensuche.

Vorher: 212 Dateien in sieben Ordnern, davon mehrere doppelt, einige älter als zehn Jahre. Nachher: Sie wählt 38 aktuelle Dokumente aus, benennt sie einheitlich und lässt die Betriebsleitung die Inhalte freigeben. Personal- und Vertragsunterlagen bleiben draussen. Der Chatbot startet mit diesem kleinen, gepflegten Bestand. Weitere Dokumente kommen später dazu.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein sortieren möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Gemeinsam nehmen Sie Prozesse und Unterlagen auf, bewerten KI-Potenziale, priorisieren Vorhaben und erstellen einen Umsetzungsplan mit Einsatzregeln für die Pilotphase.

Häufige Fragen

Wie viele Dokumente braucht ein Chatbot zum Start?

Weniger, als viele denken. Ein Pilot mit 20 bis 50 gut gepflegten Dokumenten zu einem klaren Thema ist ein guter Anfang. Danach wächst der Bestand Schritt für Schritt.

Muss ich alle Dokumente neu schreiben?

Nein. Vorhandene Dokumente genügen, wenn sie aktuell und verständlich sind. Überarbeiten sollten Sie vor allem unklare, widersprüchliche oder überholte Stellen.

Kann KI beim Aufräumen helfen?

Ja, etwa beim Erkennen ähnlicher Titel oder beim Vorschlag einer Benennung. Die Entscheidung, was gilt und was nicht, treffen aber Menschen im Betrieb.

Wer ist für den Inhalt verantwortlich?

Der Betrieb, nicht der Anbieter. Legen Sie deshalb pro Dokument eine verantwortliche Person fest, die Inhalt und Aktualität bestätigt.