Dokumenten-Inventar für den Chatbot: Vorlage zum Ausfüllen

Das Problem

Der Wissens-Chatbot soll starten. Aber welche Dokumente gehören hinein? Frau Müller schaut in das Netzlaufwerk: 8000 Dateien, dazu SharePoint, ein altes Intranet und ein paar PDF-Ordner auf einzelnen Computern. Niemand weiss genau, was davon aktuell, freigegeben oder vertraulich ist.

Wer ohne Überblick Dokumente einliest, bekommt einen Chatbot, der alte Preislisten, doppelte Fassungen und Interna mischt. Das macht die Antworten unzuverlässig und kann zu Datenschutzproblemen führen.

Ein Dokumenten-Inventar ist der erste, unspektakuläre Schritt. Es ist eine Liste: Was haben wir, wo liegt es, wer ist zuständig, was darf in den Chatbot? Sie brauchen dafür kein Spezialwerkzeug, Excel genügt. Diese Seite enthält die Vorlage.

Einfach erklärt

Ein Inventar ist wie eine Inventur im Lager: Bevor Sie verkaufen, zählen Sie, was da ist. Beim Chatbot heisst das: Bevor die KI antwortet, wissen Sie, aus welchen Dokumenten sie antworten darf.

Pro Dokument oder pro Dokumentgruppe (zum Beispiel «Alle Vorlagen Buchhaltung») schreiben Sie eine Zeile. Die Spalten zeigen Herkunft, Verantwortung und Status. So erkennen Sie rasch, was fehlt oder heikel ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenquellen auflisten. Notieren Sie alle Orte, an denen Dokumente liegen: Netzlaufwerk, SharePoint, Intranet, E-Mail-Ordner, Cloud-Speicher, Papierarchiv.

1. Grob nach Gruppen ordnen. Fassen Sie Dokumente zu Gruppen zusammen: Handbücher, Vorlagen, Preislisten, Verträge, Protokolle, Kundenunterlagen.

1. Pro Gruppe die Vorlage ausfüllen. Siehe unten. Zuerst genügen Gruppen, Einzeldateien kommen später.

1. Verantwortliche eintragen. Jede Gruppe braucht eine Funktion, die für Inhalt und Aktualität zuständig ist.

1. Vertraulichkeit einstufen. Markieren Sie Personendaten, Geschäftsgeheimnisse und Vertragsunterlagen. Siehe Vertrauliche Daten: Checkliste.

1. Freigabestatus klären. Eine Verantwortliche entscheidet: freigegeben, nach Bereinigung, zurückgestellt oder ausgeschlossen. Mehr unter Dokumente vor der Nutzung freigeben.

1. Doppelte und Veraltetes markieren. Vermerken Sie, wo es mehrere Fassungen gibt. Siehe Doppelte Dokumente bereinigen.

1. Auswertung machen. Zählen Sie: Wie viele Gruppen sind freigegeben, wie viele zurückgestellt? Starten Sie den Chatbot nur mit freigegebenen.

Vorlage zum Kopieren

Kopieren Sie die Spalten in Excel oder Word und füllen Sie eine Zeile pro Dokumentgruppe aus.

Wenn Sie KI zur Unterstützung nutzen möchten, geben Sie ihr nur die Dateiliste ohne Inhalte:

Hier ist eine Liste von Dateinamen und Ordnern aus unserer Dokumentenablage:
[Liste einfügen]
Ordne sie in sinnvolle Dokumentgruppen und schlage pro Gruppe einen Namen vor.
Markiere mit [PRÜFEN] Dateien, die Duplikate, alte Fassungen oder vertraulich aussehen könnten.
Ändere nichts und entscheide nichts, sondern schlage nur vor.

Passen Sie die Spalten an Ihren Betrieb an. Weniger Spalten sind besser als eine Tabelle, die niemand pflegt.

Ein Praxistipp: Planen Sie für das erste Inventar bewusst nur zwei bis drei Stunden ein und lassen Sie es «unvollkommen». Wichtiger als jede Zeile ist, dass die Geschäftsleitung die Ausschlüsse sieht und mitträgt. Erfahrungsgemäss entstehen die besten Entscheidungen, wenn man gemeinsam vor einer einfachen Liste sitzt und fragt: «Gehört das wirklich in den Chatbot?» Danach lässt sich das Inventar in kleinen Schritten verbessern.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Dateiinhalte in die KI kopieren: Für das Inventar genügen Namen und Ordner. Inhalte enthalten möglicherweise Vertrauliches.
• Gruppen statt Einzeldateien: Bei tausenden Dateien beginnen Sie mit Gruppen. Das macht das Vorhaben überschaubar.
• Verantwortliche sind Pflicht: Dokumente ohne Zuständige werden nicht gepflegt und gehören vorerst nicht in den Chatbot.
• Personendaten sichtbar machen: Das Inventar hilft auch beim Datenschutz. Sie sehen, wo Personendaten liegen und ob sie überhaupt in den Chatbot sollen.
• Regelmässig aktualisieren: Ein Inventar ist ein lebendes Dokument. Planen Sie halbjährliche Überprüfungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau mit zehn Mitarbeitenden trägt ein: «Mandatsvorlagen, SharePoint, Word, ca. 40, Verantwortliche: Büroleitung, freigegeben», «Kundenakten, Netzlaufwerk, PDF, ca. 3000, ausgeschlossen (Personendaten)», «Merkblätter Steuern, SharePoint, PDF, ca. 25, nach Bereinigung (Stand unklar)».

Vorher: Frau Müller hatte keinen Überblick und wollte «einfach alles» einlesen. Nachher: Nach zwei Nachmittagen ist klar, dass nur zwei von neun Gruppen sofort freigegeben werden. Der Chatbot startet mit diesen beiden und wächst, wenn die anderen bereinigt sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Ein Inventar ist der Anfang jedes KI-Vorhabens im Betrieb. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt beim Aufnehmen von Prozessen, bei der Analyse und Priorisierung von KI-Potenzialen und beim Erstellen eines Umsetzungsplans.

So starten Sie mit einer klaren Grundlage, statt mit der Hoffnung, dass die Technik die Ordnung schafft. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich jede einzelne Datei erfassen?

Nein. Beginnen Sie mit Gruppen. Einzeldateien erfassen Sie erst, wenn eine Gruppe in den Chatbot kommt und Sie Details wie Version und Stand brauchen.

Wer sollte das Inventar ausfüllen?

Am besten mehrere Personen: Die Ablage kennen die Sekretariate, den Inhalt die Fachabteilungen, die Vertraulichkeit die Geschäftsleitung oder Datenschutzverantwortliche.

Kann ich das Inventar auch mit Excel-Formeln auswerten?

Ja. Zählen Sie nach Freigabestatus und Vertraulichkeit, so sehen Sie auf einen Blick den Stand. Einfache Filter in Excel genügen.

Was passiert mit Dokumenten, die ich ausschliesse?

Sie bleiben, wo sie sind, und gehören nicht in den Chatbot. Dokumentieren Sie den Ausschluss mit Grund. Das hilft, wenn später jemand fragt, warum etwas fehlt.